Ettevõtte sisereeglist ajutise kõrvalekaldumise piirid peavad olema selged: millist nõuet erand puudutab, kes pakutud korralduse heaks kiidab, millal erand lõpeb ja milliste tõendite alusel saab selle lõpetatuks lugeda. E-kiri „praegu sobib” vastab harva kõigile neljale küsimusele.
Sisereegli erandi taotlusvorm hoiab need andmed koos. Folderitis saab taotluse koguda eFormsi vormile, küsida väljade täitmise ülesandega reegli eest vastutaja hinnangut, jäädvustada otsuse kinnitamise töövoos ning tuua kehtiva erandi kuupäevapõhise meeldetuletusega uuesti ülevaatamisele. Erandi lubatavuse otsustab ja kokkulepitud riskimaandusmeetmed rakendab endiselt organisatsioon ise.
Allolev seadistus on Folderiti ajakohasel dokumentatsioonil põhinev hüpoteetiline töönäide, mitte päriskontol tervikuna katsetatud töövoog. Tailori pakett sisaldab eFormsi ja Workflow Designerit. Enne seadistamist kontrollige oma kontol olevaid võimalusi.
Määrake üks erand ja selle lõpp
Kasutage üht kirjet ühe sisereegli nõude, piiritletud ulatuse ja kavandatud ajavahemiku jaoks. Märkige reegli või korra pealkiri, versioon või jõustumiskuupäev ning asjakohane punkt. „Lubada Põhja kontori saatelehtede teistsugust vastuvõtukorda kuni 30. novembrini” ütleb rohkem kui „ajutine erand töökorralduses”.
Aluseks olev dokument jääb tavapärasesse hallatud dokumendikogusse. Selgitage erandikirjes piiratud kõrvalekallet ja lisage vajaduse korral seos vastava dokumendiga. Kirje ei muuda reeglit kõigi teiste jaoks. Folderiti sisereeglite halduse ülevaade (inglise keeles) käsitleb reegli enda koostamist, kinnitamist ja jagamist eraldi protsessina.
Enne töövoo koostamist leppige kokku, kellel on õigus seda liiki erandit lubada. Sisemine heakskiit ei vabasta seaduse, lepingu ega sellise nõude täitmisest, mille üle otsustajal puudub pädevus. Need küsimused tuleb enne otsuse küsimist suunata vastava valdkonna spetsialistile.
Koostage taotluse ja hilisema hinnangu väljad
Looge jaotises Admin tools → Form templates mall Sisereegli erandi taotlus. eFormsi juhend (inglise keeles) selgitab toetatud väljatüüpe ja kirjete loomist. Alustage järgmistest väljadest:
| Väli ja tüüp | Mida sisestada |
|---|---|
| Tunnus — Text | Kokkulepitud tunnus, näiteks EX-026. Sisestage see käsitsi, kui nummerdust ei ole eraldi seadistatud. |
| Viide sisereeglile — Text | Pealkiri, versioon või jõustumiskuupäev ning punkt, mille suhtes erandit vajatakse. |
| Taotletav kõrvalekalle ja ulatus — Textarea | Mis muutuks, milliseid inimesi või asukohti see hõlmaks ja mis jääb selgelt välja. |
| Põhjus ja alternatiivid — Textarea | Tööalane vajadus ning põhjendus, miks nõuetele vastav alternatiiv ei ole praegu otstarbekas. |
| Taotletav algus ja lõpp — kaks Date-välja | Kavandatud ajavahemik. Läbivaataja kontrollib kuupäevade järjekorda ja vajaduse korral täpset lõppkellaaega. |
| Kirje eest vastutaja — User | Organisatsiooni töötaja, kes vastutab järeltegevuste eest, mitte automaatselt valitav kinnitaja. |
| Riskid ja maandamismeetmed — Textarea | Mis võib valesti minna ning kavandatud kontroll, vastutaja, sagedus ja tõend. |
| Lisamaterjal — File, valikuline | Asjakohane tõendusmaterjal, mida läbivaatajad selle taotluse hindamiseks vajavad. |
Muutke hindamiseks vajalikud taotluse andmed kohustuslikuks. Lisage hiljem täidetavad valikulised väljad Lubatud ulatus ja tingimused (Textarea), Kokkulepitud algus, Kokkulepitud lõpp ja Ülevaatamise kuupäev (Date) ning Lõpetamise tõendid (Textarea). Kirje loomisel peavad need jääma valikuliseks: taotleja ei saa ette anda tulevast otsust ega juba tehtud lõpetamistoimingute tõendeid.
Lisage käsitsi hallatav Select-väli Kirje olek, näiteks väärtustega Ootab hinnangut, Ootab otsust, Kehtiv, Tagasi lükatud ja Lõpetatud. See aitab koordinaatoril järeltegevusi korraldada. Heakskiiduotsus jääb töövoo kirjesse; oleku Kehtiv valib inimene eraldi pärast otsuse ja kõigi eeltingimuste kontrollimist.
Koguge hinnang enne heakskiitu
Paluge sisereegli eest vastutajal hinnata ulatust, alternatiive ja pakutud maandamismeetmeid. Infoturbe näitena eristab Yale’i avaldatud erandite menetlus (ingliskeelne allikas) turvameeskonna riskihinnangut juhtkonna otsusest võtta allesjäänud risk enda kanda. See on ühe organisatsiooni lähenemine, mitte universaalne kinnitamisreegel. Määrake vastutused oma sisereegli järgi.
Väljade täitmise ülesanne (ingliskeelne juhend) võimaldab reegli eest vastutajal lisada hinnangu olemasolevale vormikirjele. Määrake saajale nähtavaks nii algse taotluse kui ka hinnangu väljad. Valige Editable fields alla ainult hinnangu väljad ning veenduge, et ka need on nähtavad. Ülesande väljade seadistused ei asenda kirje aluseks olevaid jagamisõigusi.
Seejärel saatke täiendatud kirje otsustusõigusega inimesele. Järjestikuses kohandatud töövoos saab väljade täitmise paigutada enne kinnitamist. Määrake saajad ja heakskiidu reeglid dokumenteeritud kinnitamise seadistuste järgi (ingliskeelne juhend). Tegelikud saajad tuleb valida seadistamise käigus. User-väljal Kirje eest vastutaja olev nimi ei suuna heakskiidutaotlust automaatselt sellele inimesele.
Sõnastage otsus täpselt: „Kiita heaks selles taotluses kirja pandud lubatud ulatus, tingimused ja kokkulepitud kuupäevad.” Kui andmeid on puudu, küsige enne lõplikku otsust selgitusi. Seadistage ja katsetage ka ebaõnnestuvaid harusid, et keeldumist või puudulikku hinnangut ei saaks käsitada tegutsemisloana. Kui ulatus või kuupäevad hiljem muutuvad, tuleb varasemale heakskiidule toetumise asemel saada uus otsus.
Tehke meetmete täitmine kontrollitavaks
Hüpoteetiline näide: kontori skanner ei tööta. Sisemine kord nõuab, et saatelehed jõuaksid kesksesse vastuvõtujärjekorda samal tööpäeval. Töökorralduse eest vastutav üksus taotleb luba pidada asendusseadme saabumiseni viie tööpäeva jooksul kontrollitud paberkandjal registrit.
Taotlus puudutab üht kontorit ja üht dokumendiliiki. Arved ja välise tähtajaga dokumendid jäävad välja. Kavandatud maandamismeetme järgi nummerdab kontori koordinaator iga kande, hoiab originaale turvaliselt ning võrdleb paberregistrit igal pärastlõunal vastuvõtujärjekorraga. Sisereegli eest vastutaja hindab korralduse sobivust ja paneb enne heakskiitu kirja võimalikud rangemad tingimused.
Hea lõpetamiskanne määrab registri viimase kande, võrdlemise kuupäeva, võimalikud puuduvad dokumendid ja tulemuse kontrollija. „Skanner parandatud” ei tõenda veel, et viibinud dokumendid jõudsid järjekorda. Puuduva dokumendi korral jätke järeltegevus avatuks ja määrake selle leidmise eest vastutaja.
Seadistage meeldetuletused ja määrake lõppemise tähendus
Looge vormimalli valiku Manage reminders kaudu reegel välja Ülevaatamise kuupäev alusel, näiteks seitse päeva enne seda. Lisage tingimus Kirje olek võrdub Kehtiv. Määrake vastutav kasutaja või rühm või kasutage sobivat saajavälja, kui mall seda võimaldab. Vormikirjete meeldetuletuste juhend (inglise keeles) selgitab ajalisi nihkeid, tingimusi ja saajate valikuid.
Tingimusi kontrollitakse meeldetuletuse käivitumisel ja uuesti selle tähtajal. Lisage sõnumisse taotluse tunnus, kokkulepitud lõppkuupäev ja oodatav tegevus, kasutades täpselt neid kohatäitjaid, mida redaktor pakub. Vastutuse muutumisel kontrollige saaja seadistust.
Meeldetuletus on e-kirjaga saadetav märguanne. See ei lõpeta erandit, muuda kirje olekut, peata välist protsessi ega tõenda meetmete täitmist. Vastutaja peab kontrollima kokkulepitud lõppkuupäeva ning kas dokumenteerima lõpetamise või taotlema uut, pädevalt heaks kiidetud pikendust. Katsetage oma kontol muudetud kuupäevi ja olemasolevaid kirjeid; ärge eeldage, et juba möödunud meeldetuletuse tähtaja eest saadetakse tagantjärele sõnum.
Kontrollige erandite registrit enne kasutuselevõttu
Hoidke registrit kaustas, mis on jagatud inimestega, kes seda vajavad. Andke muutmisõigus sobivatele vastutajatele ja koordinaatoritele. Kui vormiväljad on seotud metaandmetega, kuvage kausta veergudena kasulikud andmed, nagu viide sisereeglile, vastutaja, kirje olek ja kokkulepitud lõpp. Väljade nimed ja olekuväärtused aitavad tööd korraldada; juurdepääs ja töövoo toimingud tuleb seadistada eraldi.
- Täielik taotlus: sisereegli eest vastutaja näeb taotlust ja saab muuta ainult talle määratud hinnanguvälju.
- Tagasi lükatud taotlus: koordinaator märgib olekuks Tagasi lükatud ning töökorralduses erandit ei rakendata.
- Tingimustega heakskiit: vastutaja kinnitab nõutud meetmete olemasolu enne oleku Kehtiv määramist.
- Muudetud ulatus või lõppkuupäev: uutele tingimustele tehakse uus otsus ja meeldetuletuste seadistus kontrollitakse üle.
- Lõpetamine või pikendamine: lõpetamise tõendid näitavad tehtud tööd; pikendus säilitab viite varasemale taotlusele ja saab oma otsuse.
Katsetage neid juhtumeid väikese rühmaga, enne kui teete malli laiemalt kättesaadavaks. Kasulik tulemus on kirje, mille alusel teine kolleeg saab tegutseda: täpne erand, jäädvustatud otsus, veel täitmata meetmed ja lõpetamise eest vastutav inimene.
