Softver za arhiviranje datoteka
Neka završeni poslovi ostanu lako dostupni. Folderitov softver za arhiviranje datoteka objedinjuje dokumente, postavke čuvanja i kontrole pristupa u jednoj pretraživoj arhivi.
Čuvajte datoteke završenih projekata, potpisane ugovore, finansijske dokumente i starije poslovne zapise s kontekstom koji će vam trebati kasnije. Organizujte ih prema odjelu, klijentu ili projektu, a zatim omogućite ovlaštenim osobama da pronađu pravu datoteku bez pretraživanja starih diskova i nizova emailova.
Dajte završenim datotekama jasno mjesto
Arhiva najbolje funkcioniše kada ljudi znaju šta u nju pripada i kako to pronaći. Počnite sa strukturom koja odgovara vašem radu, a zatim dodajte datume i oznake koji svaku datoteku čine prepoznatljivom.
- Unesite datoteke i foldere.Otpremite pojedinačne datoteke ili postojeće strukture foldera. Folderit prihvata datoteke veličine do 50 GB. Podrška za pohranu šira je od podrške za pregled i OCR, pa specijalizovani formati možda zahtijevaju izvornu aplikaciju za otvaranje.
- Dodajte korisne metapodatke arhive.Koristite polja kao što su broj projekta, odjel, ugovorna strana i datum završetka. Podesite predloške metapodataka foldera i prikažite ključna polja kao kolone, smanjujući potrebu da sve unosite u naziv datoteke.
- Odredite kada je posao spreman za arhiviranje.Premjestite dovršene datoteke u arhivu ili podesite tok rada da premjesti stavku nakon uspješnog odobravanja. Ako arhiviranje zavisi od proteklog vremena, koristite pravilo čuvanja s arhivskim folderom kao odredištem.
Primjer: zatvaranje projekta. Čuvajte potpisanu primopredaju, konačne nacrte i izvještaj o završetku pod oznakom projekta. Neka odgovorne osobe odobre relevantne dokumente, a zatim koristite podešeni odredišni folder za dovršene stavke. Provjerite pristup kako bi tim mogao koristiti arhivu, dok je ažuriraju samo određene osobe.
Pronađite stari dokument bez poznavanja naziva datoteke
Pretražujte prema kontekstu ili sadržaju
Pretražujte nazive datoteka i metapodatke ili koristite Dubinsku pretragu za pregled sadržaja podržanih dokumenata i skenova. Kombinujte ime klijenta, oznaku projekta ili odjel s filterom foldera ili datuma da suzite rezultate.
OCR i pretraga sadržaja podržavaju formate uključujući PDF, DOCX, PNG i JPG. Kvalitet skena i odabrani jezik utiču na tačnost OCR-a; sadržaj XLSX datoteka nije uključen u OCR pretragu sadržaja.
Zadržite prateće informacije povezanim
Koristite Povezane stavke da povežete ugovor s pratećim dokumentima ili projektni folder s relevantnim zapisima. Ljudi mogu pratiti vezu iz detalja stavke umjesto održavanja duplih kopija.
Rezultati pretrage poštuju dozvole pristupa. Rezultate s metapodacima možete izvesti u Excel ili CSV pri pripremi spiska datoteka za pregled.
Omogućite korištenje arhive bez mijenjanja sadržaja
Odvojite čitanje od uređivanja
Dodijelite čitaocima pristup Pregledavalac za pregled i preuzimanje datoteka bez mijenjanja ili brisanja pohranjenog sadržaja. Koristite pristup Samo pregled kada neko treba pregledati podržane datoteke u Folderitu bez preuzimanja ili štampanja.
U planu Tailor prilagođene dozvole omogućavaju podešavanje pojedinačnih radnji, poput ažuriranja verzija datoteka, dijeljenja ili brisanja. Postavite istek pristupa za osobu ili grupu kada njihov pristup treba završiti određenog datuma.
Pogledajte verzije i aktivnosti
Kada ovlaštena osoba treba zamijeniti datoteku, historija verzija čuva ranije verzije zajedno s trenutnom i zajedničkim metapodacima. Dostupne kontrole omogućavaju preuzimanje ili vraćanje ranijih verzija.
Administratori mogu filtrirati dnevnik revizije prema korisniku, datumu, obuhvatu ili radnji te ga izvezite kao XLSX, ODS ili CSV. To pomaže odgovoriti na pitanja ko je preuzeo dokument ili kada je datoteka obrisana.
Postavite sigurnosna pravila za svoj tim. Folderitove postavke sigurnosne politike uključuju obaveznu dvofaktorsku autentifikaciju i IP ograničenja. Dinamički vodeni žig je dodatak koji se kupuje zasebno. Pregledajte detalje sigurnosti i privatnosti u odnosu na zahtjeve vaše organizacije.
Upravljajte čuvanjem i zadržite mogućnost izvoza
Odaberite koliko dugo datoteke ostaju
Datoteke se podrazumijevano čuvaju neograničeno. Uz automatizaciju čuvanja u planovima Medium i Tailor birate period, polje početnog datuma i završnu radnju.
Završna radnja može premjestiti datoteke u arhivski folder, poslati ih u korpu ili ih trajno obrisati. Arhiviranje može sačuvati hijerarhiju foldera. Pravila se mogu proširiti na podfoldere, uz izuzetke za pojedine datoteke ili foldere.
Prikažite Kraj čuvanja u listi foldera i pregledajte datume koji se približavaju na Kontrolnoj ploči i izvještajima. Birajte periode i radnje uklanjanja prema pravilima svoje organizacije.
Preuzmite datoteke kada vam trebaju
Preuzmite odabrane datoteke ili foldere za ovlaštenog primaoca, primopredaju ili lokalnu kopiju. Pojedinačne datoteke preuzimaju se u izvornom obliku; preuzimanja foldera pakuju se u ZIP datoteke.
Možete i preuzeti datoteke i foldere računa. Za velike arhive koristite manje odjeljke ili foldere umjesto jednog prevelikog preuzimanja. Dnevnici revizije i metapodaci rezultata pretrage imaju vlastite mogućnosti izvoza.
Ako sistem trebate hostovati na vlastitoj infrastrukturi, istražite Folderit na vlastitoj infrastrukturi.
Pitanja koja treba razjasniti prije premještanja arhive
Po čemu se arhiva datoteka razlikuje od sigurnosne kopije?
Arhiva održava sačuvane datoteke organizovanim i dostupnim za kasniju upotrebu. Sigurnosna kopija je kopija za oporavak koja se koristi pri gubitku ili oštećenju podataka. Struktura arhive, dozvole i pravila čuvanja imaju drugačiju svrhu od dogovora o oporavku; planirajte oboje. Folderit pruža preuzimanje datoteka i foldera za lokalne kopije, uz zaštite hostovane usluge opisane na stranici o sigurnosti.
Čini li smještanje datoteke u arhivu tu datoteku dostupnom samo za čitanje?
Folder nazvan „Arhiva“ sam po sebi ne sprečava izmjene. Podesite pristup za osobe i grupe koje ga koriste. Dozvole Pregledavalac i Samo pregled sprečavaju te primaoce da mijenjaju pohranjeni sadržaj; ovlašteni urednici i dalje imaju radnje koje njihove dozvole dopuštaju. Provjerite pristup odredišnom folderu kao dio podešavanja arhive.
Mogu li zadržati postojeću strukturu foldera?
Da. Folderit podržava otpremanje foldera, a mogućnost čuvanja „Arhiviraj u folder“ može sačuvati postojeću hijerarhiju. Za ZIP uvoze slijedite smjernice vodiča za otpremanje o grupnim unosima. Prvo testirajte reprezentativan folder, provjeravajući datoteke, metapodatke i pristup prije premještanja velike arhive.
Šta ako mi trebaju i obrasci i aktivni zapisi?
Ista platforma podržava upravljanje digitalnim zapisima pomoću e-obrazaca, pretražive vrijednosti polja i tokove rada. Možete upravljati tekućim zapisima i završenim datotekama u jednom sistemu, s različitim strukturama foldera i postavkama pristupa za svaku grupu.
Olakšajte korištenje svoje arhive
Isprobajte Folderit s uzorkom svojih datoteka ili donesite strukturu arhive i zahtjeve čuvanja na demonstraciju.
Pogledajte planove i uključene funkcije.