Fillagring online för företag
Ge teamet en gemensam plats för att hitta, dela och arbeta med företagets filer, med tydliga behörigheter, versionshistorik och sökbart dokumentinnehåll.
Folderit kombinerar fillagring online för företag med dokumenthanteringsverktyg. Håll ordning på klientfiler, projektdokument och intern information, oavsett om människor arbetar på kontoret eller distans.
Knyt det dagliga arbetet till rätt filer
Hitta en fil med hjälp av det du minns
Sök i namn och metadata eller använd Deep Search för att hitta text i dokument och skanningar som stöds. Begränsa resultaten efter mapp, datum, skapare eller fältvärden istället för att öppna en mapp efter den andra.
Innehållssökningen stödjer bland annat PDF, DOCX, PNG och JPG. OCR-resultatet beror på skanningens kvalitet och språk. XLSX-innehåll ingår inte i OCR-baserad innehållssökning. Användarna ser bara resultat som de har behörighet att öppna. Innehållssökningen avser den aktiva dokumentversionen.
Gör det tydligt vilken version som gäller
Ladda upp en ändring som en ny version av samma fil. Versionslistan håller tidigare filer tillsammans med den nuvarande och delad metadata, med alternativ för att ladda ner eller återställa tidigare versioner.
För redigering på datorn kan du checka ut en delad fil för att undvika att flera användare laddar upp konkurrerande versioner. Andra användare kan fortfarande se och ladda ned filen medan låset är aktivt.
Redigera Office-dokument direkt
Skapa och redigera Word-, Excel- och PowerPoint-filer som stöds med Folderits integration med Microsoft 365. Flera användare kan samarbeta så länge filen inte är utcheckad. Sparade ändringar registreras i versionshistoriken.
Med Outlook-tillägget kan du även spara utvalda e-postmeddelanden och bilagor i en Folderit-mapp så att korrespondensen följer det arbete den hör till.
Lägg till sammanhang och nästa steg
Använd anpassade metadata i abonnemangen Medium och Tailor för uppgifter som kund, avdelning eller projektreferens. Visa relevanta fält som kolumner i mapplistan.
När någon behöver fatta ett beslut om en fil använder du de arbetsflödesfunktioner som ingår i ditt abonnemang. Färdigbehandlade filer kan sedan flyttas till ett ordnat arkiv med kopplingen till dokumenthanteringssystemet intakt.
Dela filen och välj vad mottagaren kan göra
Dela en enskild fil, mapp eller sektion med en användare eller grupp. Ge varje mottagare den åtkomst som uppgiften kräver och ange ett slutdatum om åtkomsten ska vara tillfällig.
| Uppgiften | Behörighet att överväga |
|---|---|
| Granska ett dokument utan att ladda ner det | Förhandsvisare (Previewer): förhandsgranska filer som stöds utan att ladda ner, skriva ut eller ändra dem. |
| Läs och ladda ner en färdig fil | Läsare (Viewer): förhandsgranska, ladda ner och skriv ut, utan att ändra eller ta bort den lagrade resursen. |
| Arbeta med ett delat dokument | Redigerare (Editor): uppdatera metadata och filversioner, med redigerings- och raderingsrättigheter för den delade resursen. |
| Samla bidrag i en mapp | Endast uppladdning: skicka filer utan att bläddra i innehåll som lagts till av andra användare. |
Se vår behörighetsguide för detaljer om olika resurser. Tailor erbjuder även anpassade behörigheter för enskilda åtgärder. Redigeringsbehörighet för hela kontot ger administrativa rättigheter. Använd delning av filer och mappar för vanligt samarbete.
Hantera åtkomst efter team
Skapa grupper som ekonomi, projektteam eller ledning och dela sedan relevanta mappar med grupperna. Gruppens åtkomst gäller för dess medlemmar, vilket minskar behovet av separata delningar för varje person.
Använd offentliga länkar medvetet
En offentlig länk ger alla som har webbadressen åtkomst till det delade innehållet utan inloggning eller lösenord. Ange ett slutdatum eller inaktivera länken när den inte längre behövs. Använd namngivna användare när åtkomsten behöver vara knuten till en identitet. Publika länkar är inte tillgängliga under provperioden.
Exempel: ett kundprojekt. Ge det interna teamet redigeringsbehörighet till arbetsmappen. Dela utvalda leveranser med kunden med läsbehörighet (Viewer) och använd en separat uppladdningsmapp för inkommande filer. Då får varje grupp en tydlig arbetsyta utan att alla får samma åtkomst till allt.
Skydda åtkomst och se hur filer används
Ange säkerhetsregler för hela organisationen
Folderit tillhandahåller 256-bitars krypterad lagring och krypterade anslutningar. Administratörer kan kräva tvåfaktorsautentisering och konfigurera lösenordsregler och IP-begränsningar genom Säkerhetspolicy.
Granska säkerhets- och integritetsinformation och vårt Trust Center när du bedömer tjänsten mot organisationens krav. Behörighetsinställningar och interna rutiner är fortfarande delar av er egen konfiguration.
Granska aktiviteten med ett granskningsspår
Använd den globala granskningsloggen för att filtrera händelser efter användare, datum, resursomfång eller åtgärd. Exportera resultaten som XLSX, ODS eller CSV när du behöver granska nedladdningar, raderingar eller annan aktivitet.
Aktivitet från namngivna användare kan kopplas till ett konto. Besökare via publika länkar är anonyma. Deras loggposter innehåller därför tekniska uppgifter, exempelvis IP-adress, i stället för en inloggad användares identitet.
Flytta ditt team med en tydlig plan
Börja med ett representativt projekt eller avdelning. Kom överens om dess mappstruktur, fält och åtkomst, testa sedan att ladda upp, hitta, redigera och dela några riktiga filer innan du flyttar allt.
Kan vi behålla våra mappar och befintlig metadata?
Du kan ladda upp befintliga mappstrukturer. Vid större överföringar omfattar migreringsalternativ Folderit Sync, ZIP-filer i omgångar och överföring via SFTP enligt överenskommelse.
Metadata från ett annat system behöver mappas separat. Om uppgifterna finns i Excel eller CSV kontaktar du Folderit för att bekräfta fältformatet och hur rader ska kopplas till filer. Den kopplingen skapas inte automatiskt genom att ladda upp en mapp.
Hur mycket lagringsutrymme och hur många användare ingår?
Abonnemanget Mini kostar från €45 per månad plus moms och omfattar 5 användare och 150 GB lagring. Varje abonnemang har angivna användar- och lagringsgränser. Ett abonnemangspris innebär inte ett obegränsat antal användare. Se nuvarande prissättning för faktureringsalternativ och vilka funktioner som ingår i respektive abonnemang.
Medium omfattar även bland annat anpassade metadata och automatiserad bevarandehantering. Tailor erbjuder dessutom detaljerade behörigheter, avancerade arbetsflöden, eForms, SSO och API-åtkomst.
Kan vi ladda ner våra filer igen?
Ja. Ladda ned enskilda filer, mappar eller kontots filer och mappar med Folderits exportalternativ. Mappar laddas ned som ZIP-filer. Dela upp stora samlingar i mindre sektioner eller mappar. Granskningsloggar och metadatarapporter exporteras separat.
Finns det möjlighet till lokal installation?
Ja. Folderit för lokal installation finns för organisationer som behöver drifta systemet i sin egen infrastruktur. Diskutera driftsättning, kapacitet och driftkrav med Folderit innan ni väljer det alternativet.
Prova med filerna som ditt team använder
Skapa en fungerande mapp, bjud in en kollega och se hur sökning, versionshantering och behörigheter passar ditt dagliga arbete.