Dokumentų saugojimo politika apibrėžia, kokius įrašus jūsų organizacija saugo, kodėl ji saugo, kiek laiko jie yra būtini ir kas suteikia teisę juos pašalinti. Politika nustato taisykles; saugojimo grafikas taiko juos atskiroms įrašų kategorijoms.
Šabloną pritaikykite kartu su dokumentų valdymo, teisės, duomenų apsaugos ir verslo procesų atsakingais asmenimis. Jame nenustatomas vienas visiems tinkamas terminas. Patvirtinę politiką, žr. saugojimo įgyvendinimo dokumentų valdymo sistemoje vadovą.
Dokumentų saugojimo politikos šablonas
Tikslas ir apimtis
Apibrėžkite verslo subjektus, vietas, įrašų kategorijas ir sistemas. Įtraukite popierinius įrašus, el. paštą, bendrinamus diskus, debesies programas, eksportuotus failus ir atitinkamas kopijas įrenginiuose. Nurodykite patikimą kopiją, kai įrašai yra keliose vietose.
Atsakomybės
Paskirkite už politiką atsakingą asmenį, jos tvirtintoją ir kiekvienos dokumentų kategorijos atsakingus asmenis. Nurodykite, kas prižiūri saugojimo terminų sąrašą, taiko techninius nustatymus, nagrinėja išimtis ir leidžia naikinti dokumentus. Pateikite kontaktą klausimams ir galimoms klaidoms pranešti.
Saugojimo terminų sąrašas
Kiekvienai kategorijai užpildykite atskirą eilutę. Pavyzdžiai parodo spręstinus klausimus, o ne teisės aktuose nustatytus terminus.
Slinkite lentelę į šoną, kad palygintumėte visus keturis stulpelius.
| Įrašo kategorija | Nustatytinas termino pradžios įvykis | Tikrintinas pagrindas | Atsakingas asmuo ir galutinis veiksmas |
|---|---|---|---|
| Finansiniai ir mokesčių įrašai | Atitinkamas deklaracijos pateikimo, ataskaitos ar sandorio įvykis. | Jurisdikcijoje taikomos mokesčių ir apskaitos taisyklės. | Finansai; patvirtintas peržiūros arba šalinimo veiksmas. |
| Sutartys | Galiojimo pabaiga, nutraukimas ar kitas apibrėžtas įvykis. | Sutartiniai reikalavimai, senaties terminai ir sektoriaus taisyklės. | Teisės skyriaus arba sutarties atsakingas asmuo; peržiūra prieš naikinimą. |
| Darbo įrašai | Konkretaus įrašo įvykis, pvz., darbo pabaiga. | Įdarbinimo, darbo užmokesčio ir privatumo reikalavimai. | Personalo skyrius; ribotos prieigos peržiūra ir naikinimas. |
| Politika ir patvirtinimai | Pakeitimas, atšaukimas arba atitinkamo proceso pabaiga. | Veiklos įrodymų poreikis ir taikomos sektoriaus taisyklės. | Už politiką atsakingas asmuo; kontroliuojamas archyvavimas arba naikinimas. |
Kiekvienoje eilutėje nurodykite terminą, jo pradžios įvykį, jurisdikciją, šaltinį ir patikros datą, veiklos pagrindimą, saugojimo vietą, išimtis, tvirtintoją ir peržiūros datą. Atskirai įvardykite teisės aktuose nustatytą minimumą ir pagrįstą sprendimą saugoti ilgiau.
Išsaugojimas ir išimtys
Apibrėžkite, kaip nurodymas išsaugoti dokumentus pateikiamas, registruojamas, taikomas ir panaikinamas. Nustatykite, kuriuos dokumentus ir atsakingus asmenis jis apima visose sistemose. Nurodykite, kaip sustabdomas įprastas naikinimas, kas tvirtina išimtis ir kaip peržiūrimi neišspręsti atvejai.
Naikinimas ir įrodymai
Apibūdinkite kiekvienos laikmenos patvirtinimo ir saugaus šalinimo procesą. Apibrėžkite įrodymus, saugomus po pašalinimo ir dublikatų, eksporto ir atsarginių kopijų tvarkymo. Nurodykite, kaip pranešama apie neteisingą ištrynimą ir kaip valdomas atkūrimas.
Mokymas ir priežiūra
Padarykite politiką prieinamą darbuotojams ir rangovams, tvarkantiems įrašus. Nustatykite peržiūros intervalą ir reikalaukite peržiūros po atitinkamų teisinių, sutartinių, organizacinių ar sistemos pakeitimų. Įrašykite politikos patvirtinimą ir versijų istoriją.
Pasirinkite laikotarpius iš taikomų taisyklių
Tokie pavadinimai kaip BDAR, HIPAA ar mokesčių įstatymas nėra keičiami saugojimo tvarkaraščiai. Nustatykite, ar taisyklė taikoma organizacijai ir konkrečiam įrašui. Prieš nustatydami automatinį šalinimą, paprašykite atsakingo teisinio ar įrašų savininko išspręsti konfliktus.
Europos Komisijos BDAR principai (anglų kalba) sieja asmens duomenų saugojimą su tikslu ir teisinėmis prievolėmis. Numatykite peržiūros arba ištrynimo terminus. Visų duomenų saugojimas amžinai nėra universalus sprendimas.
Kaip konkretų variantų pavyzdį, IRS apskaitos gairėse (Jungtinės Valstijos, anglų kalba) išskiriami keli JAV mokesčių scenarijai. Ten minimas septynerių metų laikotarpis automatiškai netaikomas visiems verslo įrašams ar šalims.
14 punktų politikos peržiūros kontrolinis sąrašas
- Taikymo sritis: visi svarbūs objektai, vietos ir įrašų formatai yra pavadinti.
- Inventorius: komanda žino, kur yra patikimi įrašai ir kopijos.
- Atsakomybė: kiekviena dokumentų kategorija turi atsakingą verslo proceso atstovą.
- Jurisdikcija: kiekvienas tvarkaraščio įrašas nurodo taikytiną teisinį kontekstą.
- Šaltiniai: įsipareigojimai dokumentuojami su šaltiniu ir peržiūros data.
- Pradžios įvykis: kiekvienas saugojimo terminas prasideda nuo aiškiai apibrėžto įvykio.
- Trukmės: pasirinktas laikotarpis turi patvirtintą pagrindimą.
- Privatumas: kritiškai įvertinamas nebūtinas asmens duomenų saugojimas.
- Išsaugojimas: nurodymai ir išimtys apima visas atitinkamas kopijas.
- Teisės: taisykles keisti ir dokumentus naikinti gali tik įgalioti asmenys.
- Šalinimas: apibrėžiamas patvirtinimas, būdas ir įrodymai.
- Atsarginės kopijos ir įrenginiai: aptariamas kopijos galiojimo laikas ir atkūrimas.
- Mokymai: vartotojai žino, kaip klasifikuoti įrašus ir pranešti apie problemas.
- Peržiūra: už politiką atsakingas asmuo, periodiškumas ir pokyčių patikra užtikrina jos aktualumą.
Įdiekite patvirtintą politiką
Folderit padeda tvarkyti dokumentus aplankuose su metaduomenimis, valdyti prieigą, prašyti patvirtinti politiką ar jos perskaitymą ir taikyti nustatytus saugojimo veiksmus. Patvirtintą terminų sąrašą laikykite atskirai nuo programinės įrangos nustatymų, kad kiekvieną taisyklę būtų galima susieti su jos pagrindu.
Norėdami atlikti praktinius veiksmus, įskaitant pradžios datos laukus, aplankų paveldėjimą ir failų išimtis, vadovaukitės mūsų dokumentų saugojimo įgyvendinimo vadovu. Prieš įjungdami plačius automatinius veiksmus, patikrinkite rezultatą naudodami nedidelį testų rinkinį.
Folderit saugojimo automatizavimo vadove aprašytos pradžios datos ir galutiniai veiksmai. Pagal viešą planų palyginimą ši funkcija įtraukta į Medium ir Tailor. Prieš įjungdami patikrinkite elementų ir aplankų apimtį, datos lauką bei failų išimtis. Aplanko taisyklė automatiškai nenustato atskiros poaplankio taisyklės.
Nemanykite, kad išsaugojimo instrukcija automatiškai sustabdo kiekvieną programinės įrangos taisyklę. Identifikuokite paveiktus įrašus, valdykite jų saugojimo nustatymus ir prieigą, įrašykite išimtį ir patikrinkite, ar įprastai šalinant jų negalima pašalinti. Taikykite patvirtintą procesą kitoms sistemoms, eksportui ir atsarginėms kopijoms.
