Dokumentų kontrolės programinė įranga padeda atpažinti patvirtintą versiją, nustatyti, kas gali dokumentą naudoti ar keisti, ir išsaugoti peržiūrų, patvirtinimų bei pakeitimų įrodymus. Ji susieja failą su atsakingu asmeniu, metaduomenimis, teisėmis ir gyvavimo ciklu, kad sprendimai neliktų atskirose el. laiškų grandinėse.
Naudokite šį vadovą norėdami įvertinti programinę įrangą procedūroms, sutartims, politikai, techniniams dokumentams ir kitiems įrašams, kurių tikslumas arba konfidencialumas yra svarbūs. Naudingas testas yra tai, ar jūsų komanda gali parodyti visą kontroliuojamą procesą, įskaitant atmestą pakeitimą ir pasenusią versiją.
Ką turi aiškiai parodyti dokumentų kontrolės sistema
Naudotojas turėtų matyti, kurią dokumento versiją leidžiama naudoti, kas už ją atsakingas, kas ją patvirtino, kokia prieiga suteikta, kada numatyta kita peržiūra ir kas įvyks pasibaigus saugojimo terminui. Pasirašytam failui gali reikėti papildomų įrodymų, siejančių parašą su tinkama versija.
Tai svarbu darbuotojui vykdant darbo instrukciją, finansų skyriui tvirtinant sąskaitą, klientui prašant patvirtinimo įrodymų ar auditoriui nagrinėjant pakeitimą. Programinė įranga padeda valdyti procesą, bet tvirtinimo įgaliojimus, dokumentų paskelbimo taisykles ir būtinus įrodymus nustato pati organizacija.
Dokumentų kontrolė ir dokumentų valdymas
Dokumentų valdymas apima informacijos saugojimą, tvarkymą, paiešką ir bendrinimą. Dokumentų kontrolė daugiau dėmesio skiria tvirtinimo įgaliojimams, versijoms, platinimui ir gyvavimo ciklo taisyklėms. Produktas gali apimti abi sritis, tačiau vien jo pavadinimas neparodo, kokios kontrolės priemonės įtrauktos.
Brošiūrai gali pakakti paprasto saugojimo ir bendrinimo. Kokybės procedūrą gali reikėti peržiūrėti, patvirtinti, paskelbti naudoti ir vėliau atšaukti. Tiekėjo sutarčiai gali reikėti ribotos prieigos, parašo, susietų pakeitimų ir priminimų apie pratęsimą. Vertinkite tikrąjį procesą ir pasirinktą planą, nemanydami, kad visos DVS ar bendri diskai turi vienodas galimybes.
Peržiūrėkite mūsų DMS ir bendrų diskų palyginimą, kad gautumėte klausimų apie esamą saugyklą. Kai kurie diskai jau teikia versijas ir leidimus; prieš nuspręsdami, ko trūksta, įvertinkite jų konfigūraciją.
Septynios vertintinos kontrolės priemonės
1. Versijų istorija ir patvirtinimo būsena
Laikykite to paties dokumento pataisas kartu, o ne kurkite nesusijusias „galutines“ kopijas. Patikrinkite, ar vartotojai gali matyti ankstesnes versijas, nustatyti dabartinį įkeltą failą ir nustatyti, kuri versija buvo patvirtinta arba pasirašyta.
Folderit saugo failo versijas su bendrais metaduomenimis. Aktyvi tvirtinimo užduotis lieka susieta su jai pateikta versija: naujo failo įkėlimas neperkelia patvirtinimo. Nustatykite, kaip atskiriamas juodraštis nuo naudoti patvirtinto dokumento, ir patikrinkite, kad naujas įkėlimas nebūtų palaikytas patvirtinta procedūra.
2. Su dokumentu susiję sprendimai
Sutarčiai gali reikėti teisinės peržiūros, vadovybės patvirtinimo ir parašo. Politika gali būti patvirtinta, o vėliau darbuotojai turi patvirtinti, kad ją perskaitė. Susiekite šiuos sprendimus su dokumentu ir nurodykite gavėjus bei užduoties užbaigimo taisykles.
Folderit palaiko tvirtinimą, peržiūrą, perskaitymo patvirtinimą, laukų užpildymą ir galimus pasirašymo būdus. Nuoseklūs, lygiagretūs ir pasirinktiniai etapai tinka skirtingiems procesams. Vizualusis darbo eigų kūrimo įrankis vykdo nustatytas sąlygas ir rezultatų kelius; jis pats nenustato, kas organizacijoje turi teisę tvirtinti. Tvirtinimo darbo eigų vadove aprašyti nustatymai ir galimi įrodymai.
Patvirtinimas ir pasirašymas yra atskiri veiksmai. Patvirtinkite Folderit eSign, DocuSign integracijos ar palaikomo eID pasirašymo reikalavimus ir išlaidas, o ne traktuokite jas kaip keičiamas paslaugas.
3. Prieiga reikiamu lygiu
„Turi prieigą“ yra per plati daugeliui įrašų. Asmeniui gali tekti peržiūrėti sutartį jos neatsisiunčiant, įkelti pagalbinius failus nematant viso aplanko arba redaguoti vieną dokumentų rinkinį skaitant kitą.
Folderit atskiria tik išankstinės peržiūros, skaitymo, redagavimo ir tik įkėlimo teises. Tailor plane galima nustatyti išsamias pasirinktines teises. Patikrinkite paveldėtas teises, grupes, išorinį bendrinimą ir prieigos galiojimą. Išbandykite paskyrą, kuriai prieiga turi būti uždrausta, ir paskyrą, kuriai ji turi būti suteikta. Išankstinė peržiūra riboja leidžiamus veiksmus, tačiau neužkerta kelio visais būdais užfiksuoti ekrane matomą informaciją.
4. Audito ir darbo eigos įrodymai
Audito žurnalas padeda nustatyti, kas, ką ir kada atliko. Patikrinkite reikalingus įvykius, įrodymų eksportą, prieigą prie jų ir saugomos istorijos apimtį.
Folderit pateikia dokumentų ir paskyros veiklos ataskaitas bei eksportuojamą audito informaciją. Darbo eigos santraukos papildo šią istoriją dalyviais, sprendimais, komentarais ir laiko žymomis. Išbandykite tipinius pakeitimus, atsisiuntimus, bendrinimo ir patvirtinimo veiksmus savo konfigūracijoje, o ne manydami, kad kiekvienas įvykis rodomas kiekvienoje ataskaitoje.
5. Metaduomenys, numeravimas ir paieška
Sutarčiai gali reikėti kliento, atsakingo asmens, sutarties tipo, pabaigos datos ir konfidencialumo laukų. Procedūrai gali reikėti dokumento numerio, proceso, versijos, patvirtinimo būsenos ir kitos peržiūros datos. Nuoseklūs laukai padeda rasti informaciją pagal veiklos kontekstą, o ne pagal įsimintą failo pavadinimą.
Folderit palaiko pasirinktinius metaduomenis ir aplankų šablonus, palaikomo turinio viso teksto paiešką su OCR ir dokumentų numeravimą. Sąmoningai nustatykite identifikatorius ir numeravimo taisykles: automatinis numeris neištaiso nenuoseklios klasifikacijos.
Atlikite tikrą paiešką pagal nuskaitytame dokumente esančią frazę, tada filtruokite pagal komandos naudojamus laukus. Reprezentatyvioje imtyje patikrinkite OCR kalbas ir failų tipus. Paieškai vis tiek būtinos tinkamos teisės ir metaduomenys.
6. Peržiūros datos ir saugojimo terminai
Peržiūros data primena atsakingam asmeniui iš naujo įvertinti dokumentą. Saugojimo terminas nustato, kiek laiko įrašas saugomas ir kokio veiksmo imamasi terminui pasibaigus. Tai skirtingos taisyklės: priminimas neištrina įrašo, o saugojimo nustatymas neįrodo, kad procedūra tebėra tinkama.
Folderit palaiko priminimus ir nustatytus saugojimo veiksmus. Dabartiniame viešame planų palyginime saugojimo automatizavimas įtrauktas į Medium ir Tailor. Saugojimo vadove patikrinkite termino pradžią, taikymą elementams ir aplankams, išimtis bei archyvavimo ar ištrynimo veiksmą. Pirmiausia išspręskite pareigas išsaugoti įrašus ilgiau; nesitikėkite automatinio teisinio draudimo ištrinti.
7. Struktūrizuoti įrašai ir bylos
Kai kuri kontroliuojama informacija prasideda kaip duomenys, o ne „Word“ dokumentas ar PDF. Įvykio ataskaitą, patikrinimą, turto įrašą ar vidinę užklausą gali būti lengviau užfiksuoti naudojant nuoseklius laukus ir priedus.
Folderit elektroninės formos kuria įrašus aplankuose, kuriuose galima naudoti teises, paiešką, darbo eigas ir kitas dokumentuotas funkcijas. Formos ir Workflow Designer priklauso Tailor planui. Forma gali surinkti sprendimui būtinus įrodymus, bet pati nepaverčia sistemos visaverte specializuota kokybės, turto ar personalo valdymo programa.
Pritaikykite kontrolės priemones savo skyriui
Slinkite lentelę į šoną, kad palygintumėte visus tris stulpelius.
| Sritis | Tipiška kontroliuojama informacija | Sprendimas, kurį reikia apibrėžti |
|---|---|---|
| Kokybė | Procedūros, darbo instrukcijos, patikrinimo ir audito protokolai | Kas patvirtina leidimą ir neleidžia naudoti atšauktos pataisos? |
| Personalas | Darbuotojų bylos, sutartys, įdarbinimo ir mokymo įrašai | Kas gali matyti jautrius laukus ir tikrinti būtinus perskaitymo patvirtinimus? |
| Finansai | Sąskaitos faktūros, tiekėjų bylos ir finansinės ataskaitos | Kas patikrina patvirtinamuosius įrodymus ir leidžia atlikti kitus veiksmus? |
| Teisė ir sutartys | Sutartys, pakeitimai, pasirašymo ir atnaujinimo įrodymai | Kuri versija buvo patvirtinta, pasirašyta ir vėliau pakeista? |
| Inžinerija | Brėžiniai, specifikacijos, techniniai pakeitimai ir rezultatai | Kuri versija išleista atitinkamam projektui ar darbo paketui? |
Prieš palygindami produktus, sudarykite reikalavimų sąrašą
Pradėkite nuo įrašų, kurie sukeltų didžiausią problemą, jei jų nebūtų, jie būtų pasenę, neteisingai patvirtinti ar atskleisti. Mažai organizacijai, turinčiai jautrius įrašus, gali prireikti stipresnės kontrolės nei daug didesnei komandai, tvarkančiai mažos rizikos informacinę medžiagą.
- Įvardykite dokumentų kategorijas, atsakingus asmenis ir oficialias saugojimo vietas.
- Išvardykite vaidmenis, kuriems leidžiama peržiūrėti, atsisiųsti, redaguoti, tvirtinti, pasirašyti ir bendrinti.
- Apibrėžkite privalomus laukus, numeraciją ir paieškos kriterijus.
- Nurodykite išleidimo, peržiūros, atšaukimo ir saugojimo procesą.
- Nustatykite jums reikalingus audito įrodymus, eksportą ir integravimą.
- Patvirtinkite planą, licencijos modelį, saugyklą, įgyvendinimą ir nuolatinio palaikymo apimtį.
Norėdami gauti platesnį pasirinkimo kontrolinį sąrašą, naudokite SVV dokumentų valdymo pirkėjo vadovą. Palyginkite reikiamą konfigūraciją ir metines išlaidas, o ne tik funkcijos pavadinimą ar pradinę kainą.
Išbandykite visą kontroliuojamo dokumento procesą
Naudokite aiškiai pažymėtus pavyzdinius dokumentus ir įprastus naudotojų vaidmenis. Įkelkite procedūrą, užpildykite metaduomenis, pateikite peržiūrėti ir patvirtinti, tada patikrinkite paskelbimo vietą. Pateikite naują versiją ir įsitikinkite, kad ankstesnis sprendimas lieka susietas su ankstesne versija.
Išbandykite atmetimą, nedalyvaujantį tvirtintoją ir konfidencialų priedą. Ieškokite teksto nuskaitytame dokumente, pabandykite atsisiųsti failą neturėdami teisės, patikrinkite audito įrodymus ir eksportuokite darbo eigos santrauką. Saugojimo taisyklę pirmiausia saugiai išbandykite su vienkartiniais testiniais įrašais, o ne organizacijos dokumentais.
Paprašykite būsimų naudotojų atlikti šias užduotis. Jei jiems reikia atskiros skaičiuoklės paskelbimo būsenai suprasti arba jie neranda patvirtinto dokumento, konfigūraciją reikia tobulinti. Prieš perkeldami archyvą suplanuokite perkėlimą ir priėmimo patikras.
Dokumentų valdymui naudokite Folderit
Folderit sujungia dokumentų saugyklą, versijas, metaduomenis, paiešką, prieigos valdiklius, darbo eigas ir veiklos įrodymus į vieną aplinką. Išplėstinės galimybės, įskaitant eForms, Workflow Designer, išsamius leidimus ir SSO, priklauso nuo pasirinkto plano ir konfigūracijos.
Šios priemonės padeda valdyti procesą. Organizacija pati atsako už savo politiką, tvirtinimo įgaliojimus ir sertifikavimą. Peržiūrėkite dabartinį planų palyginimą ir Trust Center, tada išbandykite reikalingą procesą su reprezentatyviais dokumentais. Funkcijos ir planai patikrinti 2026 m. lapkričio 2 d.
