Metaduomenys dokumentų valdyme paverčia verslo informaciją nuosekliais paieškai tinkamais laukais. Komanda gali nustatyti klientą, už sutartį atsakingą asmenį, būseną ir svarbias datas, užuot bandžiusi tai suprasti iš pavadinimo sutartis-galutine-v3.pdf.
Šiame vadove aptariamas praktinis nustatymas Folderit sistemoje. Jei sąvoka nauja, pirmiausia skaitykite, kas yra metaduomenys ir kodėl jie naudingi.
Pradėkite nuo klausimų, į kuriuos reikia atsakyti
Pasirinkite vieną dokumentų kategoriją ir surašykite įprastas paieškas. Sutartims tai gali būti konkretaus kliento susitarimai, vieno darbuotojo prižiūrimos sutartys ar dokumentai, kurių galiojimas baigiasi pasirinktu laikotarpiu. Pagal šiuos poreikius parinkite laukus.
Žemiau pateiktas sutarties šablonas yra nustatymo pavyzdys. Tai nėra laukai, iš anksto sukurti kiekvienoje Folderit paskyroje.
Mažame ekrane lentelę slinkite horizontaliai.
| Laukas | Tipas | Reikšmė |
|---|---|---|
| Klientas | List arba String | Sutartas kliento pavadinimas; kai praktiška, naudokite tvarkomą pasirinkimų sąrašą. |
| Sutarties rūšis | List | Pavyzdžiui, paslaugų, tiekimo ar konfidencialumo sutartis. |
| Atsakingas asmuo | User | Sutartį prižiūrintis darbuotojas. |
| Būsena | List | Aiškūs etapai: Juodraštis, Peržiūrima, Pasirašyta. |
| Pabaigos data | Date | Sutarties pabaiga, o ne failo įkėlimo data. |
| Ankstesnė nuoroda | String | Iš senosios sistemos išsaugotas identifikatorius. |
Pradinis šablonas turėtų būti nedidelis. Lauką pridėkite tada, kai aišku, kaip jis padeda paieškai, sprendimui ar būtinam procesui. Nerinkite asmens duomenų, kurių nereikia dokumentų valdymo užduočiai.
Atskirkite numatytuosius ir pasirinktinius laukus
Septyni numatytieji dokumento laukai yra Title, Notes, Tags, Signed by, Document ID, Date ir Due Date. Document ID sugeneruojamas automatiškai. Signed by saugo pasirašiusių asmenų vardus; vardo įrašymas šiame lauke nėra elektroninis dokumento pasirašymas.
Pasirinktinių laukų tipai (vadovas anglų kalba): String, Long text, Checkbox, Date, Datetime, Time, Integer, Decimal, List, Email, URL, User ir Entity. List laukui reikia apibrėžti galimus pasirinkimus. Tipus nustatykite prieš importuodami duomenis ir patikrinkite tuščias datas bei identifikatorius su nuliais pradžioje. Jei nuorodoje 00123 nuliai turi likti, saugokite ją kaip tekstą.
Sukurkite pakartotinai naudojamą aplanko šabloną
Aplanko šablonas automatiškai prideda nustatytus laukus naujiems ištekliams pagal pasirinktą taikymo sritį.
- Atverkite aplanką ir įrankių juostoje pasirinkite Meta.
- Pridėkite esamą lauką arba sukurkite naują su pavadinimu, aprašu ir duomenų tipu.
- Kiekvienam laukui nustatykite Required, Recursive ir Include taikymą: failams, aplankams, išorinėms nuorodoms arba jų deriniui.
- Išsaugokite ir patikrinkite naują išteklių šiame aplanke.
Required reikalauja įvesti reikšmę keičiant metaduomenis. Folderit pažymi išteklius, kuriuose trūksta privalomų reikšmių, kad naudotojas galėtų jas papildyti Modify rodinyje. Tai nereiškia, kad kiekvienas įkeltas failas iškart turi teisingus ir išsamius metaduomenis.
Recursive taiko lauką ir poaplankiams. Šis nustatymas tinka tai aplankų šakai, kuriai galioja vienodas dokumentų modelis. Prieš taikydami kitokius poreikius turintiems padaliniams, patikrinkite poveikį.
Įveskite reikšmes ir patogiai jas peržiūrėkite
Atverkite failą, aplanką ar išorinę nuorodą ir pasirinkite Modify. Reikšmėms keisti reikia atitinkamų ištekliaus redagavimo teisių. Centralizuotus laukus kurti ir valdyti leidžia paskyros lygmens Manage Metadata teisė.
Svarbius laukus rodykite aplanko stulpeliuose (vadovas anglų kalba). Taip trūkstamas reikšmes ir skirtingą rašybą lengviau pastebėti neatveriant kiekvieno dokumento.
Išplėstinė paieška (vadovas anglų kalba) leidžia derinti pasirinktinių laukų ir kitus filtrus. Live Search ieško pavadinimuose ir metaduomenyse dar renkant tekstą. Deep Search taip pat gali ieškoti palaikomų dokumentų turinyje, naudodama OCR ir indeksavimą. XLSX failų turinys į OCR turinio paiešką neįtraukiamas.
OCR ir metaduomenys atsako į skirtingus klausimus. OCR gali rasti tekstą skenuotame dokumente, o patikrintas laukas nurodo teisingą klientą ar verslui svarbią datą. Išbandykite abu būdus su būdingais dokumentais ir atitinkamomis naudotojų prieigos teisėmis.
Susiekite laukus su kasdieniais procesais
Datos gali padėti organizuoti peržiūras, o struktūrinės reikšmės – ataskaitas ir sukonfigūruotas darbo eigas. Workflow Designer (vadovas anglų kalba) gali naudoti metaduomenų pakeitimą kaip įvykį ir tikrinti lauko reikšmę kaip sąlygą. Nustatykite bei patikrinkite visą automatizavimą: vien būsenos pakeitimas nenustato patvirtinimo proceso.
Perkeldami archyvą, prieš importuodami Excel ar CSV metaduomenų lentelę sutarkite, kaip bus susiejami failai ir laukai. Dokumentų valdymo sistemos perkėlimo vadove aprašytos reikalingos patikros.
Prižiūrėkite sukurtą struktūrą
- Paskirkite atsakingą asmenį laukų apibrėžimams ir sąrašų reikšmėms tvarkyti.
- Paaiškinkite dviprasmiškus laukus, ypač datas ir būsenas.
- Tikrinkite trūkstamas privalomas reikšmes ir rašybos variantus.
- Šablono pakeitimus pirmiausia išbandykite su maža imtimi.
- Prieš trindami centralizuotą lauką patikrinkite jo naudojimą: jis pašalinamas visur, įskaitant šablonus ir saugomus išteklius.
Pradėkite nuo vieno aplanko ir būdingų dokumentų rinkinio. Išbandykite Folderit ir paprašykite kolegos rasti tinkamą dokumentą pagal sutartus laukus.
