Na gestão documental, os metadados transformam informações de negócio em campos consistentes e pesquisáveis. A equipa passa a identificar o cliente, o responsável pelo contrato, o estado e as datas relevantes sem depender de um nome como contrato-final-v3.pdf.
Este guia explica a configuração no Folderit. Para conhecer o conceito, comece pela definição de metadados e a sua utilidade (em inglês).
Escolha campos para as pesquisas que realmente precisa de fazer
Selecione uma categoria documental e liste as consultas mais frequentes. No caso dos contratos: encontrar acordos de um cliente, identificar os acompanhados por determinado responsável e localizar os que terminam num período definido. Essas perguntas devem orientar o modelo.
A tabela mostra uma configuração de exemplo. Os campos personalizados apresentados não estão necessariamente criados na sua conta Folderit.
Em ecrãs pequenos, desloque a tabela na horizontal.
| Campo | Tipo | Significado |
|---|---|---|
| Cliente | List ou String | Nome normalizado; utilize uma lista controlada quando for viável. |
| Tipo de contrato | List | Por exemplo, prestação de serviços, fornecimento ou confidencialidade. |
| Responsável | User | Colaborador responsável pelo acompanhamento. |
| Estado | List | Fases definidas, como Rascunho, Em revisão e Assinado. |
| Data de termo | Date | A data contratual, distinta da data de carregamento. |
| Referência anterior | String | Identificador mantido do sistema anterior. |
Mantenha o modelo inicial simples. Acrescente um campo quando apoiar uma pesquisa, uma decisão ou um processo necessário. Evite recolher dados pessoais sem utilidade para a tarefa documental.
Distinga campos predefinidos e personalizados
Os sete campos predefinidos são Title, Notes, Tags, Signed by, Document ID, Date e Due Date. O Document ID é gerado automaticamente. Signed by regista os nomes dos signatários; escrever um nome nesse campo não equivale a assinar eletronicamente o documento.
Os tipos de campos personalizados (guia em inglês) incluem String, Long text, Checkbox, Date, Datetime, Time, Integer, Decimal, List, Email, URL, User e Entity. Num campo List, defina previamente as opções disponíveis. Escolha os tipos antes da importação e teste datas vazias e identificadores com zeros iniciais. Se os zeros de 00123 tiverem significado, mantenha a referência num campo de texto.
Crie um modelo reutilizável para a pasta
O modelo de pasta acrescenta automaticamente os campos definidos aos novos recursos abrangidos pela configuração.
- Abra a pasta e escolha Meta na barra de ferramentas.
- Adicione um campo existente ou crie um novo, indicando nome, descrição e tipo.
- Configure Required, Recursive e Include para ficheiros, pastas, ligações externas ou uma combinação.
- Guarde e verifique um novo recurso colocado nessa pasta.
Required exige o preenchimento ao modificar os metadados. O Folderit assinala os recursos com valores obrigatórios em falta; o utilizador pode abrir a vista Modify e completá-los. Isto não significa que todos os ficheiros carregados tenham logo informação completa e correta.
Recursive estende o campo às subpastas. Utilize-o quando esse ramo partilhar o mesmo modelo documental. Verifique o efeito antes de aplicar a configuração a departamentos com necessidades distintas.
Introduza valores e facilite a pesquisa
Abra um ficheiro, pasta ou ligação externa e escolha Modify para introduzir ou atualizar os valores. É necessária a permissão adequada para modificar o recurso. A criação e gestão de campos centrais requer a permissão de conta Manage Metadata.
Mostre as informações mais úteis nas colunas da pasta (guia em inglês). Desta forma, consegue detetar dados em falta e grafias inconsistentes sem abrir cada documento.
A pesquisa avançada (guia em inglês) permite combinar campos personalizados e outros filtros. Live Search pesquisa nomes e metadados durante a escrita. Deep Search também pode pesquisar conteúdos de formatos suportados através de OCR e indexação. O conteúdo de ficheiros XLSX não está incluído na pesquisa de conteúdo OCR.
O OCR e os metadados respondem a perguntas diferentes. O primeiro pode localizar texto numa digitalização; um campo validado identifica o cliente ou a data de negócio corretos. Experimente ambos com ficheiros representativos e com as permissões dos utilizadores envolvidos.
Ligue os campos ao trabalho diário
As datas podem apoiar revisões, e os valores estruturados podem servir relatórios e workflows configurados. O Workflow Designer (guia em inglês) pode usar uma alteração de metadados como evento e verificar um campo como condição. Configure e teste a automatização completa: alterar um estado não define, por si só, um processo de aprovação.
Na transferência de arquivos, acorde a correspondência entre ficheiros e campos antes de importar uma folha Excel ou CSV com metadados. O guia de migração documental descreve as validações a realizar.
Mantenha o modelo ao longo do tempo
- Designe um responsável pelas definições e listas de valores.
- Explique campos ambíguos, sobretudo datas e estados.
- Reveja valores obrigatórios em falta e variações de escrita.
- Teste alterações numa amostra reduzida.
- Antes de eliminar um campo central, verifique as dependências: a eliminação retira-o de todos os locais onde é utilizado, incluindo modelos e recursos guardados.
Comece por uma pasta e documentos representativos. Experimente o Folderit e peça a um colega que encontre o documento certo com os campos definidos.
