I metadati nella gestione documentale trasformano le informazioni aziendali in campi coerenti e ricercabili. Il team può identificare cliente, responsabile del contratto, stato e date rilevanti senza doverli dedurre da un nome come contratto-finale-v3.pdf.
Questa guida riguarda la configurazione in Folderit. Per un’introduzione al concetto, consulta che cosa sono i metadati e perché sono utili (in inglese).
Parti dalle domande a cui deve rispondere la ricerca
Scegli una categoria documentale e annota le ricerche più frequenti. Per i contratti, ad esempio: trovare gli accordi di un cliente, quelli seguiti da un responsabile oppure quelli che scadono nel periodo selezionato. Definisci i campi in funzione di questi compiti.
La tabella propone una configurazione iniziale per i contratti. Sono campi di esempio, non informazioni già predisposte in ogni account Folderit.
Su schermi piccoli, scorri la tabella in orizzontale.
| Campo | Tipo | Significato |
|---|---|---|
| Cliente | List o String | Nome concordato; usa un elenco controllato quando è pratico. |
| Tipo di contratto | List | Ad esempio servizi, fornitura o riservatezza. |
| Responsabile | User | La persona incaricata di seguire il contratto. |
| Stato | List | Fasi definite: Bozza, In revisione e Firmato. |
| Data di fine | Date | La scadenza contrattuale, distinta dalla data di caricamento. |
| Vecchio riferimento | String | L’identificativo conservato dal sistema precedente. |
Mantieni il primo modello essenziale. Aggiungi un campo quando è chiaro come aiuta una ricerca, una decisione o un processo necessario. Evita di raccogliere dati personali estranei alla gestione di quei documenti.
Distingui i campi predefiniti da quelli personalizzati
I sette campi documentali predefiniti sono Title, Notes, Tags, Signed by, Document ID, Date e Due Date. Document ID viene generato automaticamente. Signed by registra i nomi dei firmatari: inserire un nome in quel campo non equivale a firmare elettronicamente il documento.
I tipi di campi personalizzati (guida in inglese) comprendono String, Long text, Checkbox, Date, Datetime, Time, Integer, Decimal, List, Email, URL, User ed Entity. Per List devi definire le opzioni disponibili. Scegli il tipo prima dell’importazione e verifica date vuote e identificativi con zeri iniziali. Se gli zeri di 00123 devono essere conservati, gestisci il riferimento come testo.
Crea un modello riutilizzabile per la cartella
Il modello di cartella aggiunge automaticamente i campi definiti alle nuove risorse comprese nell’ambito configurato.
- Apri la cartella e seleziona Meta nella barra degli strumenti.
- Aggiungi un campo esistente o creane uno con nome, descrizione e tipo di dato.
- Imposta per ciascun campo Required, Recursive e Include per file, cartelle, collegamenti esterni o una combinazione.
- Salva e verifica una nuova risorsa inserita nella cartella.
Required richiede un valore durante la modifica dei metadati. Folderit segnala le risorse prive di valori obbligatori, così l’utente può aprire Modify e completarli. Questo non garantisce che ogni file caricato abbia subito metadati completi e corretti.
Recursive estende il campo alle sottocartelle. Usalo quando tutto il ramo condivide lo stesso modello documentale. Controlla gli effetti prima di applicare le impostazioni a reparti con esigenze diverse.
Compila i valori e rendili facili da consultare
Apri un file, una cartella o un collegamento esterno e seleziona Modify per inserire o aggiornare i valori. Serve il permesso appropriato per modificare la risorsa. Creare e gestire i campi centrali richiede l’autorizzazione di account Manage Metadata.
Mostra le informazioni più utili nelle colonne della cartella (guida in inglese). Potrai individuare valori mancanti e grafie incoerenti senza aprire ogni documento.
La ricerca avanzata (guida in inglese) consente di restringere i risultati con campi personalizzati e altri filtri. Live Search cerca nei nomi e nei metadati mentre scrivi. Deep Search può cercare anche nei contenuti dei formati supportati tramite OCR e indicizzazione. Il contenuto dei file XLSX non è incluso nella ricerca di contenuto OCR.
OCR e metadati rispondono a esigenze diverse. L’OCR può trovare testo in una scansione; un campo verificato identifica il cliente corretto o la data aziendale pertinente. Prova entrambi su documenti rappresentativi e con i permessi degli utenti coinvolti.
Collega i campi ai processi quotidiani
Le date possono sostenere le revisioni e i valori strutturati possono servire report e workflow configurati. Il Workflow Designer (guida in inglese) può usare una modifica di metadati come evento e verificare un campo come condizione. Configura e prova l’intera automazione: cambiare lo stato, da solo, non definisce un processo di approvazione.
Per trasferire un archivio, concorda l’associazione tra file e campi prima di importare una tabella di metadati Excel o CSV. La guida alla migrazione documentale descrive le verifiche necessarie.
Mantieni il modello nel tempo
- Assegna la responsabilità delle definizioni dei campi e delle opzioni degli elenchi.
- Spiega i campi ambigui, soprattutto date e stati.
- Controlla valori obbligatori mancanti e varianti di scrittura.
- Prova le modifiche del modello su un piccolo campione.
- Verifica le dipendenze prima di eliminare un campo centrale: la rimozione interessa tutti i suoi utilizzi, compresi modelli e risorse archiviate.
Comincia con una cartella e un insieme rappresentativo di documenti. Prova Folderit e chiedi a un collega di trovare il documento giusto usando i campi concordati.
