Метадані в керуванні документами перетворюють ділову інформацію на узгоджені поля, за якими можна шукати. Команда може визначити клієнта, відповідального за договір, стан і важливі дати, не намагаючись вгадати їх із назви dogovir-final-v3.pdf.
Цей посібник пояснює налаштування у Folderit. Для ознайомлення з поняттям прочитайте, що таке метадані та чому вони корисні (англійською).
Почніть із запитань, на які команда шукає відповіді
Виберіть одну категорію документів і запишіть типові пошукові завдання. Для договорів це можуть бути угоди певного клієнта, документи, які супроводжує конкретний працівник, або договори, що завершуються у вибраному періоді. Добирайте поля відповідно до цих потреб.
Таблиця містить приклад початкового шаблону для договорів. Це запропоновані налаштування, а не поля, уже створені в кожному обліковому записі Folderit.
На вузькому екрані прокручуйте таблицю горизонтально.
| Поле | Тип | Значення |
|---|---|---|
| Клієнт | List або String | Узгоджена назва; за можливості використовуйте керований список варіантів. |
| Тип договору | List | Наприклад, послуги, постачання або конфіденційність. |
| Відповідальний | User | Працівник, який супроводжує договір. |
| Стан | List | Чіткі етапи: Чернетка, На розгляді, Підписано. |
| Дата завершення | Date | Завершення за договором, а не дата завантаження файла. |
| Старий ідентифікатор | String | Позначення, збережене з попередньої системи. |
Перший шаблон має бути невеликим. Додавайте поле, коли зрозуміло, як воно допомагає пошуку, рішенню або потрібному процесу. Не збирайте персональні дані, яких не потребує це завдання з керування документами.
Розрізняйте стандартні та власні поля
Сім стандартних полів документа — Title, Notes, Tags, Signed by, Document ID, Date і Due Date. Document ID генерується автоматично. Signed by зберігає імена підписантів; запис імені в цьому полі не є електронним підписанням документа.
Типи власних полів (інструкція англійською) охоплюють String, Long text, Checkbox, Date, Datetime, Time, Integer, Decimal, List, Email, URL, User та Entity. Для List визначте доступні варіанти. Виберіть тип до імпорту й перевірте порожні дати та ідентифікатори з нулями на початку. Якщо нулі в позначенні 00123 мають зберегтися, використовуйте текстове поле.
Створіть шаблон папки для повторного використання
Шаблон папки автоматично додає визначені поля до нових ресурсів у вибраній області застосування.
- Відкрийте папку та виберіть Meta на панелі інструментів.
- Додайте наявне поле або створіть нове з назвою, описом і типом даних.
- Для кожного поля налаштуйте Required, Recursive та область Include: файли, папки, зовнішні посилання або їх поєднання.
- Збережіть і перевірте новий ресурс, доданий до папки.
Required вимагає заповнення під час редагування метаданих. Folderit позначає ресурси, у яких бракує обов’язкових значень, щоб користувач міг доповнити їх у поданні Modify. Це не означає, що кожен завантажений файл одразу має повні та правильні метадані.
Recursive поширює поле також на підпапки. Використовуйте його, коли вся гілка дотримується однієї моделі документів. Перевірте наслідки перед застосуванням до підрозділів з іншими потребами.
Вводьте значення та показуйте їх у списку
Відкрийте файл, папку або зовнішнє посилання й виберіть Modify, щоб додати чи оновити значення. Користувач повинен мати відповідний дозвіл на редагування ресурсу. Створення та керування централізованими полями потребує дозволу облікового запису Manage Metadata.
Виведіть найважливіші поля у стовпці папки (інструкція англійською). Так простіше помітити пропуски й різні написання, не відкриваючи кожен документ.
Розширений пошук (інструкція англійською) звужує результати за власними полями та іншими фільтрами. Live Search перевіряє назви й метадані під час введення. Deep Search також може шукати вміст підтримуваних документів завдяки OCR та індексуванню. Вміст файлів XLSX не входить до пошуку вмісту OCR.
OCR і метадані виконують різні завдання. OCR може знайти текст у скані, а перевірене поле визначає правильного клієнта або ділову дату. Спробуйте обидва способи на характерних документах і з реальними правами доступу користувачів.
Пов’яжіть поля з щоденною роботою
Дати можуть підтримувати перегляди, а структуровані значення — звіти та налаштовані робочі процеси. Workflow Designer (інструкція англійською) може використовувати зміну метаданих як подію та перевіряти поле як умову. Налаштуйте й протестуйте всю автоматизацію: сама зміна стану не визначає процесу погодження.
Під час перенесення архіву погодьте зіставлення файлів і полів до імпорту таблиці метаданих Excel або CSV. Посібник із міграції системи документів описує необхідні перевірки.
Підтримуйте структуру після налаштування
- Призначте відповідального за визначення полів і варіанти списків.
- Поясніть неоднозначні поля, особливо дати та стани.
- Перевіряйте відсутні обов’язкові значення й різні написання.
- Зміни шаблону спочатку випробуйте на невеликій вибірці.
- До видалення централізованого поля перевірте залежності: воно видаляється з усіх місць використання, зокрема шаблонів і збережених ресурсів.
Почніть з однієї папки та характерного набору документів. Спробуйте Folderit і попросіть колегу знайти правильний документ за узгодженими полями.
