Metaandmed muudavad dokumendiga seotud äriinfo ühtseteks otsitavateks väljadeks. Failinime leping-loplik-v3.pdf asemel saab meeskond lähtuda kliendist, lepingu vastutajast, olekust ja olulistest kuupäevadest.
See juhend keskendub metaandmete kasutuselevõtule Folderitis. Mõistega tutvumiseks loe esmalt, milliseid metaandmetüüpe dokumendihalduses kasutada.
Lähtu küsimustest, millele inimesed vastust otsivad
Vali üks dokumendiliik ja pane kirja sagedased otsingud. Lepingute puhul näiteks: millised lepingud kuuluvad sellele kliendile, kes nende eest vastutab ning millised lõpevad valitud ajavahemikus? Väljad peaksid aitama just neid küsimusi lahendada.
Järgmine lepingumall on seadistuse näide. Need kohandatud väljad ei ole igal Folderiti kontol juba olemas.
Kitsal ekraanil saab tabelit külgsuunas kerida.
| Väli | Tüüp | Tähendus |
|---|---|---|
| Klient | List või String | Kokkulepitud kliendinimi; võimaluse korral kasuta hallatud valikloendit. |
| Lepingu liik | List | Näiteks teenuse-, tarne- või konfidentsiaalsusleping. |
| Vastutaja | User | Lepingu eest vastutav kolleeg. |
| Olek | List | Selged etapid, näiteks Mustand, Ülevaatamisel ja Allkirjastatud. |
| Lõppkuupäev | Date | Lepingujärgne lõpp, mitte üleslaadimise kuupäev. |
| Varasem viide | String | Eelmisest süsteemist säilitatav tunnus. |
Hoia esialgne mall väike. Lisa väli siis, kui selle kasu otsingule, otsusele või vajalikule tööprotsessile on selge. Ära kogu isikuandmeid, mida dokumendihalduse ülesanne ei vaja.
Erista vaikevälju ja kohandatud välju
Folderiti seitse dokumendi vaikevälja on Title, Notes, Tags, Signed by, Document ID, Date ja Due Date. Document ID luuakse automaatselt. Signed by salvestab allkirjastajate nimed; nime sisestamine sellesse välja ei ole dokumendi elektrooniline allkirjastamine.
Kohandatud väljade tüübid (ingliskeelne juhend) on String, Long text, Checkbox, Date, Datetime, Time, Integer, Decimal, List, Email, URL, User ja Entity. List-tüübi puhul määra lubatud valikud. Otsusta andmetüüp enne importi ning proovi läbi tühjad kuupäevad ja nulliga algavad tunnused. Kui viites 00123 peavad algusnullid säilima, käsitle seda tekstina.
Loo kaustale korduskasutatav mall
Kaustamall lisab määratud väljad automaatselt uutele ressurssidele, mis jäävad valitud rakendusalasse.
- Ava kaust ja vali tööriistaribalt Meta.
- Lisa olemasolev väli või loo uus nime, kirjelduse ja andmetüübiga.
- Määra igale väljale Required, Recursive ja Include: failid, kaustad, välislingid või nende kombinatsioon.
- Salvesta ning kontrolli kausta lisatud uut ressurssi.
Required nõuab välja täitmist metaandmete muutmisel. Folderit märgistab puuduva kohustusliku väärtusega ressursid, et kasutaja saaks avada Modify-vaate ja andmed täiendada. See ei tähenda, et igal üleslaaditud failil on kohe õiged ja täielikud metaandmed.
Recursive rakendab välja ka alamkaustadele. Kasuta seda siis, kui terve kaustaharu järgib sama dokumendimudelit. Kontrolli mõju enne seadistuse laiendamist teistsuguste vajadustega osakondadele.
Sisesta väärtused ja tee need nähtavaks
Ava fail, kaust või välislink ja vali väärtuste sisestamiseks või uuendamiseks Modify. Kasutajal peab olema ressursi muutmise õigus. Kesksete väljade loomiseks ja haldamiseks on vaja konto tasemel Manage Metadata õigust.
Kuva olulisemad väärtused kausta veergudena (ingliskeelne juhend). Nii märkad puuduvaid andmeid ja erinevat kirjapilti ilma iga dokumenti avamata.
Täpsemas otsingus (ingliskeelne juhend) saab tulemusi piirata kohandatud väljade ja muude filtritega. Live Search otsib tippimise ajal nimedest ja metaandmetest. Deep Search võib OCR-i ja indekseerimise abil otsida ka toetatud dokumendivormingute sisust. XLSX-failide sisu OCR-sisuotsingusse ei kuulu.
OCR ja metaandmed lahendavad erinevaid ülesandeid. OCR võib leida skannist teksti; kontrollitud väli määrab õige kliendi või ärilise kuupäeva. Proovi mõlemat esinduslike dokumentidega ja arvesta kasutajate ligipääsuõigustega.
Seo väljad igapäevase tööga
Kuupäevad saavad toetada ülevaatusi ning struktureeritud väärtused aruandeid ja seadistatud töövooge. Workflow Designer (ingliskeelne juhend) saab kasutada metaandmeväärtuse muutust sündmusena ja välja väärtust tingimusena. Seadista ja katseta tervet automaatikat: pelgalt oleku muutmine ei määra veel kooskõlastusprotsessi.
Varasema arhiivi importimisel leppige enne Exceli või CSV metaandmetabeli ülekandmist kokku failide ja väljade vastendamine. Dokumendihalduse migratsiooni juhend kirjeldab vajalikke kontrollisamme.
Hoia andmemudel korras
- Määra väljade kirjelduste ja loendiväärtuste eest vastutaja.
- Selgita mitmetähenduslikke välju, eriti kuupäevi ja olekuid.
- Kontrolli puuduvaid kohustuslikke väärtusi ja erinevat kirjapilti.
- Katseta malli muudatusi esmalt väikese valimiga.
- Kontrolli seoseid enne keskse välja kustutamist: kustutamine eemaldab selle kõikjalt, kus seda kasutatakse, sealhulgas mallidest ja salvestatud ressurssidelt.
Alusta ühest kaustast ja esinduslikust dokumendivalikust. Proovi Folderiti ning lase kolleegil kokkulepitud väljade abil õige dokument üles leida.
