Metadane w zarządzaniu dokumentami zamieniają informacje biznesowe w spójne pola, według których można wyszukiwać. Zespół może sprawdzić klienta, opiekuna umowy, status i istotne daty, zamiast odgadywać je z nazwy umowa-finalna-v3.pdf.
Ten poradnik dotyczy konfiguracji w Folderit. Wprowadzenie do pojęcia znajdziesz w artykule czym są metadane i do czego służą (po angielsku).
Zacznij od pytań, na które zespół szuka odpowiedzi
Wybierz jedną kategorię dokumentów i wypisz typowe zadania. Dla umów może to być znalezienie porozumień danego klienta, umów pod opieką konkretnej osoby lub tych, które kończą się w wybranym okresie. Dobieraj pola do takich potrzeb.
Tabela przedstawia przykładowy szablon dla umów. To propozycja konfiguracji, a nie zestaw pól istniejący na każdym koncie Folderit.
Na małym ekranie przewiń tabelę w poziomie.
| Pole | Typ | Znaczenie |
|---|---|---|
| Klient | List lub String | Uzgodniona nazwa; w miarę możliwości stosuj utrzymywaną listę wyboru. |
| Rodzaj umowy | List | Na przykład usługi, dostawy lub poufność. |
| Opiekun | User | Osoba odpowiedzialna za prowadzenie umowy. |
| Status | List | Jasne etapy: Szkic, W przeglądzie, Podpisana. |
| Data zakończenia | Date | Termin wynikający z umowy, a nie data przesłania pliku. |
| Poprzedni identyfikator | String | Oznaczenie zachowane z wcześniejszego systemu. |
Pierwszy szablon powinien być niewielki. Dodawaj pole, gdy wiadomo, jak wspiera wyszukiwanie, decyzję lub niezbędny proces. Nie zbieraj danych osobowych, których to zadanie dokumentacyjne nie wymaga.
Rozróżniaj pola domyślne i niestandardowe
Siedem domyślnych pól dokumentu to Title, Notes, Tags, Signed by, Document ID, Date i Due Date. Document ID powstaje automatycznie. Signed by przechowuje nazwiska podpisujących; wpisanie nazwiska w tym polu nie jest elektronicznym podpisaniem dokumentu.
Typy pól niestandardowych (instrukcja po angielsku) obejmują String, Long text, Checkbox, Date, Datetime, Time, Integer, Decimal, List, Email, URL, User i Entity. Dla List określ dostępne opcje. Wybierz typ przed importem i sprawdź puste daty oraz identyfikatory z zerami na początku. Jeśli zera w oznaczeniu 00123 mają pozostać, przechowuj je jako tekst.
Utwórz szablon folderu do wielokrotnego użycia
Szablon folderu automatycznie dodaje zdefiniowane pola do nowych zasobów objętych wybranym zakresem.
- Otwórz folder i wybierz Meta na pasku narzędzi.
- Dodaj istniejące pole albo utwórz nowe z nazwą, opisem i typem danych.
- Dla każdego pola ustaw Required, Recursive oraz zakres Include: pliki, foldery, łącza zewnętrzne lub ich kombinację.
- Zapisz ustawienia i sprawdź nowy zasób dodany do folderu.
Required wymaga wypełnienia pola podczas edycji metadanych. Folderit oznacza zasoby, w których brakuje obowiązkowych wartości, aby użytkownik mógł uzupełnić je w widoku Modify. Nie oznacza to, że każdy przesłany plik od razu ma kompletne i poprawne metadane.
Recursive stosuje pole również w podfolderach. Włącz je, gdy cała gałąź korzysta z jednego modelu dokumentów. Sprawdź skutki przed rozszerzeniem konfiguracji na działy o innych potrzebach.
Wprowadzaj wartości i pokazuj je w widoku folderu
Otwórz plik, folder lub łącze zewnętrzne i wybierz Modify, aby dodać albo zaktualizować wartości. Potrzebne jest odpowiednie uprawnienie do edycji zasobu. Tworzenie i zarządzanie centralnymi polami wymaga uprawnienia konta Manage Metadata.
Pokaż najważniejsze informacje w kolumnach folderu (instrukcja po angielsku). Łatwiej wtedy zauważyć braki i różne zapisy bez otwierania każdego dokumentu.
Wyszukiwanie zaawansowane (instrukcja po angielsku) pozwala zawężać wyniki polami niestandardowymi i innymi filtrami. Live Search przeszukuje nazwy i metadane podczas wpisywania. Deep Search może też przeszukiwać treść obsługiwanych dokumentów dzięki OCR i indeksowaniu. Zawartość plików XLSX nie jest uwzględniana w wyszukiwaniu treści OCR.
OCR i metadane rozwiązują różne problemy. OCR może odnaleźć tekst w skanie, a sprawdzone pole wskazuje właściwego klienta lub datę biznesową. Wypróbuj oba sposoby na reprezentatywnych plikach i z uprawnieniami użytkowników, którzy będą z nich korzystać.
Połącz pola z codziennymi procesami
Daty mogą wspierać przeglądy, a uporządkowane wartości – raporty i skonfigurowane obiegi. Workflow Designer (instrukcja po angielsku) może wykorzystać zmianę metadanych jako zdarzenie i sprawdzić pole jako warunek. Skonfiguruj i przetestuj cały proces: sama zmiana statusu nie definiuje obiegu akceptacji.
Przy przenoszeniu archiwum uzgodnij sposób dopasowania plików i pól przed importem tabeli metadanych Excel lub CSV. Poradnik migracji systemu dokumentów opisuje potrzebne kontrole.
Utrzymuj strukturę po wdrożeniu
- Wyznacz osobę odpowiedzialną za definicje pól i opcje list.
- Wyjaśnij niejednoznaczne pola, szczególnie daty i statusy.
- Kontroluj brakujące obowiązkowe wartości i różnice w pisowni.
- Zmiany szablonów sprawdzaj najpierw na małej próbie.
- Przed usunięciem centralnego pola sprawdź zależności: usunięcie obejmuje wszystkie miejsca jego użycia, w tym szablony i zapisane zasoby.
Zacznij od jednego folderu i reprezentatywnego zestawu dokumentów. Wypróbuj Folderit i poproś współpracownika o znalezienie właściwego dokumentu według uzgodnionych pól.
