Belge yönetiminde meta veriler, işle ilgili bilgileri tutarlı ve aranabilir alanlara dönüştürür. Ekip, sozlesme-son-v3.pdf gibi bir dosya adından anlam çıkarmaya çalışmak yerine müşteriyi, sözleşme sorumlusunu, durumu ve önemli tarihleri doğrudan görebilir.
Bu rehber Folderit’teki kuruluma odaklanır. Kavrama giriş için meta verinin ne olduğunu ve neden yararlı olduğunu (İngilizce) okuyabilirsiniz.
Önce ekibin yanıtlaması gereken soruları belirleyin
Bir belge türü seçin ve sık yapılan aramaları yazın. Sözleşmeler için bunlar belirli bir müşterinin anlaşmalarını, bir çalışanın sorumlu olduğu sözleşmeleri veya seçilen dönemde sona eren belgeleri bulmak olabilir. Alanları bu ihtiyaçlara göre tasarlayın.
Aşağıdaki sözleşme şablonu bir yapılandırma örneğidir. Buradaki özel alanlar her Folderit hesabında önceden oluşturulmuş değildir.
Küçük ekranlarda tabloyu yatay kaydırın.
| Alan | Tür | Anlamı |
|---|---|---|
| Müşteri | List veya String | Üzerinde anlaşılan müşteri adı; uygunsa yönetilen bir seçenek listesi kullanın. |
| Sözleşme türü | List | Örneğin hizmet, tedarik veya gizlilik anlaşması. |
| Sorumlu | User | Sözleşmeyi takip eden çalışan. |
| Durum | List | Taslak, İncelemede ve İmzalandı gibi açık aşamalar. |
| Bitiş tarihi | Date | Yükleme tarihi değil, sözleşmenin bitiş tarihi. |
| Eski referans | String | Önceki sistemden korunan tanımlayıcı. |
İlk şablonu küçük tutun. Bir alanı, aramaya, karara veya gerekli bir sürece katkısı açık olduğunda ekleyin. Belge yönetimi görevinin gerektirmediği kişisel bilgileri toplamayın.
Varsayılan alanlarla özel alanları ayırın
Yedi varsayılan belge alanı Title, Notes, Tags, Signed by, Document ID, Date ve Due Date’tir. Document ID otomatik oluşturulur. Signed by imzalayanların adlarını kaydeder; bu alana ad yazmak belgeyi elektronik olarak imzalamak değildir.
Özel alan türleri (İngilizce rehber) String, Long text, Checkbox, Date, Datetime, Time, Integer, Decimal, List, Email, URL, User ve Entity seçeneklerini içerir. List türünde kullanılabilecek seçenekleri tanımlayın. İçe aktarmadan önce türü seçin; boş tarihleri ve başında sıfır bulunan tanımlayıcıları deneyin. 00123 referansındaki sıfırlar korunacaksa değeri metin olarak tutun.
Yeniden kullanılabilir bir klasör şablonu kurun
Klasör şablonu, yapılandırılmış kapsamdaki yeni kaynaklara tanımlanan alanları otomatik ekler.
- Klasörü açın ve araç çubuğundan Meta seçeneğini seçin.
- Mevcut bir alan ekleyin veya ad, açıklama ve veri türüyle yeni bir alan oluşturun.
- Her alan için Required, Recursive ve Include kapsamını belirleyin: dosyalar, klasörler, dış bağlantılar veya bunların birleşimi.
- Kaydedin ve klasöre eklenen yeni bir kaynağı kontrol edin.
Required, meta veriler değiştirilirken alanın doldurulmasını gerektirir. Folderit, zorunlu değerleri eksik olan kaynakları işaretler; kullanıcı bunları Modify görünümünde tamamlayabilir. Bu ayar, yüklenen her dosyanın hemen doğru ve eksiksiz meta verilere sahip olduğu anlamına gelmez.
Recursive alanı alt klasörlere de uygular. Aynı belge modelini kullanan bir klasör dalında tercih edin. Ayarı farklı ihtiyaçları olan birimlere yaymadan önce etkisini kontrol edin.
Değerleri girin ve görünür hale getirin
Bir dosya, klasör veya dış bağlantı açıp Modify seçeneğiyle değerleri ekleyin ya da güncelleyin. Kullanıcının kaynağı değiştirmek için uygun izni bulunmalıdır. Merkezi alanları oluşturmak ve yönetmek, hesap düzeyindeki Manage Metadata iznini gerektirir.
En yararlı alanları klasör sütunlarında (İngilizce rehber) gösterin. Böylece her belgeyi açmadan eksik değerleri ve farklı yazımları fark edebilirsiniz.
Gelişmiş arama (İngilizce rehber), özel alanlar ve diğer filtrelerle sonuçları daraltır. Live Search siz yazarken adları ve meta verileri arar. Deep Search, OCR ve indeksleme aracılığıyla desteklenen belge içeriklerinde de arama yapabilir. XLSX dosyalarının içeriği OCR içerik aramasına dahil değildir.
OCR ile meta veriler farklı soruları yanıtlar. OCR, taranmış bir belgede metni bulabilir; kontrol edilmiş bir alan doğru müşteriyi veya işle ilgili tarihi tanımlar. İki yöntemi de temsil edici belgelerle ve ilgili kullanıcıların gerçek erişim izinleriyle deneyin.
Alanları günlük iş süreçlerine bağlayın
Tarihler incelemeleri; yapılandırılmış değerler de raporları ve ayarlanmış iş akışlarını destekleyebilir. Workflow Designer (İngilizce rehber), bir meta veri değişikliğini olay olarak kullanabilir ve alanı koşul olarak denetleyebilir. Otomasyonun tamamını yapılandırıp test edin: yalnızca durumu değiştirmek bir onay süreci tanımlamaz.
Eski arşivleri taşırken, meta veri içeren bir Excel veya CSV tablosunu aktarmadan önce dosya eşleştirme ve alan eşlemesi yönteminde anlaşın. Belge yönetimi geçiş rehberi gerekli doğrulamaları açıklar.
Kurulumdan sonra yapıyı koruyun
- Alan tanımlarından ve liste seçeneklerinden sorumlu kişiyi belirleyin.
- Özellikle tarih ve durum alanlarındaki belirsiz anlamları açıklayın.
- Eksik zorunlu değerleri ve yazım farklılıklarını gözden geçirin.
- Şablon değişikliklerini önce küçük bir örneklemde deneyin.
- Merkezi bir alanı silmeden önce bağımlılıkları kontrol edin: silme işlemi alanı, şablonlar ve saklanan kaynaklar dahil kullanıldığı her yerden kaldırır.
Bir klasör ve temsil edici belgelerle başlayın. Folderit’i deneyin ve bir çalışma arkadaşınızdan kararlaştırılan alanlarla doğru belgeyi bulmasını isteyin.
