Dokumentinhallinnan metatiedot muuttavat liiketoiminnan tiedot yhtenäisiksi, haettaviksi kentiksi. Asiakas, sopimuksen vastuuhenkilö, tila ja tärkeät päivämäärät löytyvät suoraan tiedoista sen sijaan, että ne pitäisi päätellä nimestä sopimus-lopullinen-v3.pdf.
Tässä oppaassa keskitytään käyttöönottoon Folderitissa. Käsitteen perusteet löytyvät artikkelista mitä metatiedot ovat ja mihin niitä tarvitaan (englanniksi).
Valitse kentät todellisten hakutarpeiden perusteella
Ota aluksi yksi asiakirjaryhmä ja kirjaa tavallisimmat hakutehtävät. Sopimuksista voidaan etsiä tietyn asiakkaan sopimuksia, yhdelle vastuuhenkilölle kuuluvia asiakirjoja tai valitulla aikavälillä päättyviä sopimuksia. Rakenna kentät näiden kysymysten ympärille.
Seuraava sopimusmalli on esimerkki asetuksista. Taulukon mukautettuja kenttiä ei ole valmiiksi kaikilla Folderit-tileillä.
Pienellä näytöllä taulukkoa voi vierittää sivusuunnassa.
| Kenttä | Tyyppi | Merkitys |
|---|---|---|
| Asiakas | List tai String | Yhtenäinen asiakasnimi; käytä hallittua valintalistaa, kun se on tarkoituksenmukaista. |
| Sopimustyyppi | List | Esimerkiksi palvelu-, toimittaja- tai salassapitosopimus. |
| Vastuuhenkilö | User | Sopimuksen seurannasta vastaava työntekijä. |
| Tila | List | Selkeät vaiheet, kuten Luonnos, Tarkastettavana ja Allekirjoitettu. |
| Päättymispäivä | Date | Sopimuksen päättymispäivä, ei tiedoston latauspäivä. |
| Vanha viite | String | Aiemmasta järjestelmästä säilytettävä tunniste. |
Pidä ensimmäinen malli pienenä. Lisää kenttä, kun sen merkitys haulle, päätökselle tai tarpeelliselle prosessille on selvä. Vältä henkilötietoja, joita asiakirjan käsittely ei edellytä.
Erota oletuskentät ja mukautetut kentät
Folderitin seitsemän oletuskenttää ovat Title, Notes, Tags, Signed by, Document ID, Date ja Due Date. Document ID muodostetaan automaattisesti. Signed by tallentaa allekirjoittajien nimet; nimen kirjoittaminen kenttään ei allekirjoita asiakirjaa sähköisesti.
Mukautettujen kenttien tyyppejä (ohje englanniksi) ovat String, Long text, Checkbox, Date, Datetime, Time, Integer, Decimal, List, Email, URL, User ja Entity. List-tyypille määritellään käytettävät vaihtoehdot. Päätä tyyppi ennen arvojen tuontia ja kokeile tyhjiä päivämääriä sekä etunollia sisältäviä tunnisteita. Viite 00123 kuuluu tekstikenttään, jos nollat on säilytettävä.
Luo uudelleenkäytettävä kansiomalli
Kansiomalli lisää määritetyt kentät automaattisesti uusiin resursseihin valitun soveltamisalan mukaisesti.
- Avaa kansio ja valitse työkaluriviltä Meta.
- Lisää olemassa oleva kenttä tai luo uusi nimellä, kuvauksella ja tietotyypillä.
- Määritä kentittäin Required, Recursive ja Include: tiedostot, kansiot, ulkoiset linkit tai niiden yhdistelmä.
- Tallenna asetukset ja tarkista kansioon lisätty uusi resurssi.
Required edellyttää arvon täyttämistä metatietoja muokattaessa. Folderit merkitsee resurssit, joilta puuttuu pakollisia arvoja, jotta käyttäjä voi täydentää ne Modify-näkymässä. Asetus ei takaa, että jokaisella ladatulla tiedostolla olisi heti täydelliset ja oikeat metatiedot.
Recursive ulottaa kentän myös alikansioihin. Käytä sitä kansiohaarassa, jossa sovelletaan samaa asiakirjamallia. Tarkista vaikutukset ennen asetusten levittämistä erilaisia tietoja tarvitseville osastoille.
Syötä tiedot ja tuo ne näkyviin
Avaa tiedosto, kansio tai ulkoinen linkki ja valitse Modify, kun haluat lisätä tai päivittää arvoja. Käyttäjällä on oltava resurssin muokkausoikeus. Keskitettyjen kenttien luominen ja hallinta edellyttävät tilitason Manage Metadata -oikeutta.
Näytä tärkeimmät kentät kansion sarakkeina (ohje englanniksi). Puuttuvat arvot ja erilaiset kirjoitusasut on näin helpompi havaita avaamatta jokaista asiakirjaa.
Tarkennetussa haussa (ohje englanniksi) tuloksia voidaan rajata mukautetuilla kentillä ja muilla suodattimilla. Live Search hakee nimistä ja metatiedoista kirjoittamisen aikana. Deep Search voi hakea myös tuettujen asiakirjojen sisällöstä OCR:n ja indeksoinnin avulla. XLSX-tiedostojen sisältö ei kuulu OCR-sisältöhakuun.
OCR ja metatiedot vastaavat eri tarpeisiin. OCR löytää tekstiä skannauksesta, kun taas tarkistettu kenttä kertoo oikean asiakkaan tai liiketoimintaan liittyvän päivämäärän. Kokeile molempia edustavilla tiedostoilla ja tavallisten käyttäjien käyttöoikeuksilla.
Liitä kentät arkiseen työskentelyyn
Päivämäärät voivat tukea tarkistuksia, ja rakenteisia arvoja voidaan käyttää raporteissa sekä määritetyissä työnkuluissa. Workflow Designerissa (ohje englanniksi) metatietoarvon muutos voi toimia tapahtumana ja kentän arvo ehtona. Määritä ja testaa koko automaatio: pelkkä tilan vaihtaminen ei muodosta hyväksyntäprosessia.
Sovi vanhan arkiston tiedostojen ja kenttien kohdistustapa ennen Excel- tai CSV-metatietotaulukon siirtämistä. Dokumentinhallinnan siirto-opas käsittelee tarvittavat tarkistukset.
Huolehdi tietomallista käyttöönoton jälkeen
- Nimeä kenttien määritelmien ja listavaihtoehtojen ylläpitäjä.
- Selitä monitulkintaiset kentät, erityisesti päivämäärät ja tilat.
- Tarkista puuttuvat pakolliset arvot ja kirjoitusasujen vaihtelu.
- Kokeile mallimuutoksia ensin pienellä otoksella.
- Selvitä riippuvuudet ennen keskitetyn kentän poistamista: poistaminen vaikuttaa kaikkiin sen käyttökohteisiin, myös malleihin ja tallennettuihin resursseihin.
Aloita yhdestä kansiosta ja edustavasta asiakirjajoukosta. Kokeile Folderitia ja pyydä kollegaa etsimään oikea asiakirja sovituilla kentillä.
