Metadati dokumentu pārvaldībā pārvērš uzņēmuma informāciju vienotos, meklējamos laukos. Klientu, līguma atbildīgo, statusu un svarīgos datumus var noteikt pēc datiem, nevis minēt no faila nosaukuma ligums-gala-v3.pdf.
Šajā rakstā aplūkota praktiska ieviešana Folderit. Ievadam lasiet, kas ir metadati un kāpēc tie ir noderīgi (angļu valodā).
Sāciet ar jautājumiem, uz kuriem komandai jāatrod atbildes
Izvēlieties vienu dokumentu kategoriju un pierakstiet biežākos meklēšanas uzdevumus. Līgumiem tie var būt konkrētā klienta vienošanās, par kurām atbild viens darbinieks, vai līgumi, kas beidzas noteiktā periodā. Veidojiet laukus atbilstoši šiem uzdevumiem.
Tabulā ir līgumu veidnes piemērs. Tie ir konfigurējami lauki, kas nav iepriekš izveidoti katrā Folderit kontā.
Mazā ekrānā tabulu var ritināt horizontāli.
| Lauks | Tips | Nozīme |
|---|---|---|
| Klients | List vai String | Saskaņots klienta nosaukums; kur iespējams, izmantojiet uzturētu izvēļu sarakstu. |
| Līguma veids | List | Piemēram, pakalpojumu, piegādes vai konfidencialitātes līgums. |
| Atbildīgais | User | Darbinieks, kurš uzrauga līgumu. |
| Statuss | List | Skaidri posmi: Melnraksts, Pārskatīšanā, Parakstīts. |
| Beigu datums | Date | Līgumā noteiktais beigu datums, nevis augšupielādes datums. |
| Iepriekšējā atsauce | String | Identifikators, kas saglabāts no iepriekšējās sistēmas. |
Sākumā pietiek ar nelielu veidni. Pievienojiet lauku, ja ir skaidrs tā ieguldījums meklēšanā, lēmumā vai nepieciešamā procesā. Nevāciet personas datus, kas dokumentu pārvaldības uzdevumam nav vajadzīgi.
Atšķiriet noklusējuma un pielāgotos laukus
Septiņi dokumentu noklusējuma lauki ir Title, Notes, Tags, Signed by, Document ID, Date un Due Date. Document ID tiek ģenerēts automātiski. Signed by glabā parakstītāju vārdus; vārda ierakstīšana šajā laukā nav dokumenta elektroniska parakstīšana.
Pielāgoto lauku tipi (pamācība angļu valodā) ietver String, Long text, Checkbox, Date, Datetime, Time, Integer, Decimal, List, Email, URL, User un Entity. List tipam jānosaka pieejamās izvēles. Izvēlieties tipu pirms vērtību importēšanas un pārbaudiet tukšus datumus un identifikatorus ar nullēm sākumā. Ja atsaucē 00123 nulles jāsaglabā, izmantojiet teksta lauku.
Izveidojiet atkārtoti lietojamu mapes veidni
Mapes veidne automātiski pievieno noteiktos laukus jaunajiem resursiem izvēlētajā tvērumā.
- Atveriet mapi un rīkjoslā izvēlieties Meta.
- Pievienojiet esošu lauku vai izveidojiet jaunu ar nosaukumu, aprakstu un datu tipu.
- Katram laukam iestatiet Required, Recursive un Include tvērumu: faili, mapes, ārējās saites vai to kombinācija.
- Saglabājiet iestatījumus un pārbaudiet jaunu resursu šajā mapē.
Required prasa aizpildīt vērtību metadatu labošanas laikā. Folderit atzīmē resursus, kuros trūkst obligāto vērtību, lai lietotājs tās varētu papildināt Modify skatā. Tas nenozīmē, ka katram augšupielādētajam failam uzreiz ir pilnīgi un pareizi metadati.
Recursive attiecina lauku arī uz apakšmapēm. Tas ir noderīgi, ja visam mapju atzaram ir vienots dokumentu modelis. Pirms attiecināt to uz nodaļām ar citām vajadzībām, pārbaudiet ietekmi.
Ievadiet vērtības un padariet tās pārskatāmas
Atveriet failu, mapi vai ārējo saiti un izvēlieties Modify, lai pievienotu vai atjauninātu metadatus. Lietotājam jābūt attiecīgām resursa labošanas tiesībām. Centrālo lauku izveidei un pārvaldībai vajadzīga konta līmeņa Manage Metadata atļauja.
Parādiet svarīgākos laukus mapes kolonnās (pamācība angļu valodā). Tā var pamanīt trūkstošas vērtības un atšķirīgu rakstību, neatverot katru dokumentu.
Paplašinātā meklēšana (pamācība angļu valodā) ļauj sašaurināt rezultātus ar pielāgotajiem laukiem un citiem filtriem. Live Search meklē nosaukumos un metadatos jau rakstīšanas laikā. Deep Search ar OCR un indeksēšanu var meklēt arī atbalstīto dokumentu saturā. XLSX failu saturs nav iekļauts OCR satura meklēšanā.
OCR un metadati pilda atšķirīgus uzdevumus. OCR var atrast tekstu skenējumā, savukārt pārbaudīts lauks norāda pareizo klientu vai uzņēmumam svarīgo datumu. Izmēģiniet abus veidus ar raksturīgiem failiem un attiecīgo lietotāju piekļuves tiesībām.
Izmantojiet laukus ikdienas darbā
Datumi var atbalstīt pārskatīšanu, bet strukturētās vērtības – pārskatus un konfigurētās darbplūsmas. Workflow Designer (pamācība angļu valodā) var izmantot metadatu izmaiņu kā notikumu un pārbaudīt lauku kā nosacījumu. Konfigurējiet un pārbaudiet visu automatizāciju: statusa maiņa pati par sevi nenosaka apstiprināšanas procesu.
Pārnesot arhīvu, vienojieties par failu un lauku sasaistes metodi pirms Excel vai CSV metadatu tabulas importēšanas. Dokumentu pārvaldības migrācijas ceļvedī izskaidrotas nepieciešamās pārbaudes.
Regulāri uzturiet struktūru
- Nosakiet, kurš uztur lauku definīcijas un sarakstu vērtības.
- Izskaidrojiet neskaidrus laukus, īpaši datumus un statusus.
- Pārbaudiet trūkstošas obligātās vērtības un rakstības atšķirības.
- Veidnes izmaiņas vispirms izmēģiniet nelielā paraugā.
- Pirms centrāla lauka dzēšanas pārbaudiet tā lietojumu: dzēšana to noņem visur, arī veidnēs un saglabātajos resursos.
Sāciet ar vienu mapi un raksturīgu dokumentu kopu. Izmēģiniet Folderit un palūdziet kolēģim atrast pareizo dokumentu pēc saskaņotajiem laukiem.
