Metapodaci u upravljanju dokumentima pretvaraju poslovne informacije u dosljedna polja koja se mogu pretraživati. Umjesto oslanjanja na naziv ugovor-konacni-v3.pdf, tim može provjeriti klijenta, odgovornu osobu, status i važne datume.
Ovaj vodič objašnjava postavljanje u Folderitu. Za uvod pogledajte šta su metapodaci i zašto su korisni (na engleskom).
Odaberite polja prema pitanjima iz svakodnevnog rada
Počnite jednom vrstom dokumenata i zapišite česte pretrage. Za ugovore: pronaći sporazume određenog klijenta, dokumente za koje je odgovoran određeni kolega ili ugovore koji završavaju u odabranom periodu. Polja trebaju odgovoriti na takve potrebe.
Slijedi primjer predloška za ugovore. To su postavke koje možete definisati, a ne polja koja već postoje na svakom Folderit računu.
Na užem ekranu pomjerite tabelu vodoravno.
| Polje | Tip | Značenje |
|---|---|---|
| Klijent | List ili String | Dogovoreni naziv klijenta; koristite održavanu listu izbora kada je praktično. |
| Vrsta ugovora | List | Naprimjer, usluge, nabavka ili povjerljivost. |
| Odgovorna osoba | User | Kolega zadužen za praćenje ugovora. |
| Status | List | Jasne faze: Nacrt, Na pregledu i Potpisan. |
| Datum završetka | Date | Ugovoreni završetak, a ne datum učitavanja. |
| Prethodna referenca | String | Identifikator sačuvan iz ranijeg sistema. |
Prvi predložak neka bude jednostavan. Dodajte polje kada možete objasniti njegov doprinos pretrazi, odluci ili potrebnom procesu. Ne prikupljajte lične podatke koji nisu potrebni za upravljanje tim dokumentima.
Razlikujte zadana i prilagođena polja
Sedam zadanih polja dokumenta su Title, Notes, Tags, Signed by, Document ID, Date i Due Date. Document ID se generiše automatski. Signed by bilježi imena potpisnika; unos imena u to polje nije elektronsko potpisivanje dokumenta.
Tipovi prilagođenih polja (uputstvo na engleskom) uključuju String, Long text, Checkbox, Date, Datetime, Time, Integer, Decimal, List, Email, URL, User i Entity. Za List odredite dozvoljene izbore. Izaberite tip prije uvoza i provjerite prazne datume i oznake s početnim nulama. Referencu 00123 čuvajte kao tekst ako nule moraju ostati.
Postavite predložak foldera za ponovnu upotrebu
Predložak foldera automatski dodaje definisana polja novim resursima u odabranom obuhvatu.
- Otvorite folder i odaberite Meta na alatnoj traci.
- Dodajte postojeće polje ili kreirajte novo s nazivom, opisom i tipom podataka.
- Za svako polje postavite Required, Recursive i obuhvat Include: datoteke, folderi, vanjski linkovi ili njihova kombinacija.
- Sačuvajte postavke i provjerite novi resurs u tom folderu.
Required zahtijeva unos vrijednosti pri izmjeni metapodataka. Folderit označava resurse kojima nedostaju obavezne vrijednosti, tako da ih korisnik može dopuniti u prikazu Modify. To ne znači da svaka učitana datoteka odmah ima potpune i tačne metapodatke.
Recursive primjenjuje polje i na podfoldere. Koristite ga kada ta grana dijeli isti model dokumenata. Provjerite utjecaj prije širenja postavki na odjele s drugačijim potrebama.
Unesite vrijednosti i olakšajte pretragu
Otvorite datoteku, folder ili vanjski link i kliknite Modify da biste dodali ili ažurirali vrijednosti. Korisnik mora imati odgovarajuću dozvolu za izmjenu resursa. Kreiranje i upravljanje centralnim poljima zahtijeva dozvolu računa Manage Metadata.
Najvažnija polja prikažite kao kolone u folderu (uputstvo na engleskom). Tako lakše uočavate prazne vrijednosti i različito pisanje bez otvaranja svakog dokumenta.
Napredna pretraga (uputstvo na engleskom) sužava rezultate prilagođenim poljima i drugim filterima. Live Search pretražuje nazive i metapodatke tokom pisanja. Deep Search može pretraživati i sadržaj podržanih dokumenata putem OCR-a i indeksiranja. Sadržaj XLSX datoteka nije uključen u OCR pretragu sadržaja.
OCR i metapodaci odgovaraju na različita pitanja. OCR pronalazi tekst u skeniranom dokumentu; provjereno polje identificira pravog klijenta ili poslovni datum. Isprobajte oboje na reprezentativnim dokumentima, uz stvarne dozvole korisnika.
Povežite polja s poslovnim procesima
Datumi mogu podržati preglede, a strukturirane vrijednosti izvještaje i podešene tokove rada. Workflow Designer (uputstvo na engleskom) može koristiti promjenu metapodatka kao događaj i provjeriti polje kao uslov. Podesite i testirajte cijelu automatizaciju: sama promjena statusa ne definiše proces odobravanja.
Pri prenosu arhive dogovorite povezivanje datoteka i polja prije uvoza Excel ili CSV tabele s metapodacima. Vodič za migraciju sistema dokumenata opisuje potrebne provjere.
Održavajte strukturu nakon postavljanja
- Odredite ko održava definicije polja i vrijednosti u listama.
- Objasnite dvosmislena polja, naročito datume i statuse.
- Pregledajte nedostajuće obavezne vrijednosti i razlike u pisanju.
- Izmjene predloška prvo isprobajte na malom uzorku.
- Provjerite zavisnosti prije brisanja centralnog polja: ono se uklanja svuda gdje se koristi, uključujući predloške i sačuvane resurse.
Počnite jednim folderom i reprezentativnim dokumentima. Isprobajte Folderit i zamolite kolegu da pronađe pravi dokument pomoću dogovorenih polja.
