Metapodaci u upravljanju dokumentima pretvaraju poslovne informacije u dosljedna pretraživa polja. Tim može provjeriti klijenta, odgovornu osobu, status i važne datume bez zaključivanja iz naziva kao što je ugovor-konacni-v3.pdf.
Vodič je usmjeren na postavljanje u Folderitu. Ako vam je pojam nov, pročitajte što su metapodaci i zašto su korisni (na engleskom).
Prvo utvrdite što korisnici trebaju pronaći
Odaberite jednu vrstu dokumenta i zapišite česte upite. Kod ugovora to mogu biti sporazumi određenog klijenta, ugovori koje prati određeni kolega ili oni koji završavaju u odabranom razdoblju. Polja oblikujte prema tim potrebama.
Ova tablica prikazuje primjer početnog predloška. Prilagođena polja iz primjera nisu unaprijed stvorena na svakom računu Folderit.
Na užem zaslonu pomaknite tablicu vodoravno.
| Polje | Vrsta | Značenje |
|---|---|---|
| Klijent | List ili String | Dogovoreni naziv; upotrijebite održavani popis izbora kada je praktično. |
| Vrsta ugovora | List | Primjerice usluge, nabava ili povjerljivost. |
| Odgovorna osoba | User | Kolega zadužen za praćenje ugovora. |
| Status | List | Jasne faze kao što su Nacrt, U pregledu i Potpisan. |
| Datum završetka | Date | Ugovoreni završetak, a ne datum prijenosa datoteke. |
| Prethodna referenca | String | Identifikator zadržan iz prijašnjeg sustava. |
Početni predložak neka bude malen. Dodajte polje ako je jasno kako pomaže pretraživanju, odluci ili potrebnom procesu. Izbjegavajte osobne podatke koji za taj dokumentacijski zadatak nisu potrebni.
Upoznajte zadana i prilagođena polja
Sedam zadanih polja dokumenta su Title, Notes, Tags, Signed by, Document ID, Date i Due Date. Document ID generira se automatski. Signed by bilježi imena potpisnika; upisivanje imena nije elektroničko potpisivanje dokumenta.
Vrste prilagođenih polja (upute na engleskom) uključuju String, Long text, Checkbox, Date, Datetime, Time, Integer, Decimal, List, Email, URL, User i Entity. Kod polja List definirajte dostupne izbore. Vrstu odaberite prije uvoza te isprobajte prazne datume i identifikatore s početnim nulama. Referencu 00123 pohranite kao tekst ako nule trebaju ostati.
Izradite višekratni predložak mape
Predložak mape automatski dodaje definirana polja novim resursima u odabranom obuhvatu.
- Otvorite mapu i na alatnoj traci odaberite Meta.
- Dodajte postojeće polje ili izradite novo s nazivom, opisom i vrstom podataka.
- Za svako polje postavite Required, Recursive i obuhvat Include: datoteke, mape, vanjske poveznice ili njihovu kombinaciju.
- Spremite postavke i provjerite novi resurs u toj mapi.
Required zahtijeva popunjavanje vrijednosti pri izmjeni metapodataka. Folderit označava resurse s nedostajućim obveznim vrijednostima, kako bi ih korisnik dopunio u prikazu Modify. To ne znači da svaka prenesena datoteka odmah ima potpune i točne podatke.
Recursive primjenjuje polje i na podmape. Koristite ga kada ta grana dijeli isti dokumentacijski model. Prije primjene na odjele s drukčijim potrebama provjerite učinak.
Unosite vrijednosti i prikažite ih u pregledu
Otvorite datoteku, mapu ili vanjsku poveznicu i kliknite Modify za unos ili ažuriranje podataka. Korisniku je potrebno odgovarajuće pravo izmjene resursa. Stvaranje i upravljanje središnjim poljima zahtijeva ovlast računa Manage Metadata.
Prikažite najkorisnije podatke u stupcima mape (upute na engleskom). Tako nedostajuće vrijednosti i različite zapise možete uočiti bez otvaranja svakog dokumenta.
Napredno pretraživanje (upute na engleskom) omogućuje sužavanje rezultata prilagođenim poljima i drugim filtrima. Live Search pretražuje nazive i metapodatke tijekom pisanja. Deep Search može pretraživati i sadržaj podržanih dokumenata pomoću OCR-a i indeksiranja. Sadržaj XLSX datoteka nije uključen u OCR pretraživanje sadržaja.
OCR i metapodaci imaju različite uloge. OCR pronalazi tekst u skeniranom dokumentu; provjereno polje određuje točnog klijenta ili poslovni datum. Isprobajte oba načina na reprezentativnim dokumentima i uz prava pristupa stvarnih korisnika.
Uključite polja u svakodnevne procese
Datumi mogu podržati preglede, a strukturirane vrijednosti izvješća i konfigurirane tijekove rada. Workflow Designer (upute na engleskom) može upotrijebiti promjenu metapodatka kao događaj te provjeriti polje kao uvjet. Postavite i testirajte cijelu automatizaciju: sama promjena statusa ne definira postupak odobravanja.
Prije prijenosa metapodataka arhive iz tablice Excel ili CSV dogovorite povezivanje datoteka i polja. Vodič za migraciju sustava dokumenata opisuje potrebne provjere.
Održavajte strukturu
- Odredite tko održava definicije polja i vrijednosti popisa.
- Objasnite nejasna polja, posebno datume i statuse.
- Pregledajte nedostajuće obvezne vrijednosti i razlike u pisanju.
- Promjene predloška najprije isprobajte na malom uzorku.
- Provjerite ovisnosti prije brisanja središnjeg polja: ono se uklanja svugdje gdje se koristi, uključujući predloške i spremljene resurse.
Počnite jednom mapom i reprezentativnim skupom dokumenata. Isprobajte Folderit i zamolite kolegu da pronađe pravi dokument pomoću dogovorenih polja.
