Los metadatos de un sistema de gestión documental convierten la información de negocio en campos coherentes que pueden buscarse. En lugar de depender de un nombre como contract-final-v3.pdf, el equipo puede identificar directamente al cliente, al responsable del contrato, su estado y las fechas relevantes.
Esta guía explica cómo aplicar metadatos en Folderit. Si el concepto es nuevo para usted, empiece por qué son los metadatos y para qué sirven (en inglés).
Empiece por las preguntas que necesita resolver el equipo
Elija una categoría documental y enumere las consultas habituales. Para contratos, podrían ser «Buscar acuerdos de este cliente», «Mostrar contratos de este responsable» o «Encontrar acuerdos que terminan en este período». Diseñe los campos a partir de esas preguntas.
Una plantilla inicial puede contener los siguientes campos personalizados. Son ejemplos de configuración, no campos que existan de forma predeterminada en todas las cuentas de Folderit.
| Campo | Tipo | Significado |
|---|---|---|
| Cliente | Lista o Cadena | El nombre de cliente acordado; utilice una lista controlada cuando resulte práctico. |
| Tipo de contrato | Lista | Por ejemplo, servicios, proveedores o acuerdo de confidencialidad. |
| Responsable del contrato | Usuario | La persona responsable del registro. |
| Estado | Lista | Etapas claramente definidas, como Borrador, En revisión y Firmado. |
| Fecha de finalización | Fecha | La fecha de finalización contractual, no la de subida. |
| Referencia anterior | Cadena | El identificador conservado del sistema de origen. |
Mantenga una plantilla inicial reducida. Añada un campo cuando alguien pueda explicar cómo ayuda a buscar, tomar una decisión o ejecutar un proceso necesario. Evite recoger datos personales que no sean necesarios para gestionar los documentos.
Distinga los campos predeterminados y los personalizados
Los siete campos predeterminados de documento son Título, Notas, Etiquetas, Firmado por, ID de documento, Fecha y Fecha de vencimiento. El ID de documento se genera automáticamente. Firmado por registra los nombres de los firmantes; escribir un nombre en ese campo no equivale a firmar electrónicamente el documento.
Los tipos de campos personalizados incluyen Cadena, Texto largo, casilla de verificación, Fecha, Fecha y hora, Hora, Entero, Decimal, Lista, Correo electrónico, URL, Usuario y relación con una entidad. En un campo Lista deben definirse las opciones disponibles. Elija el tipo antes de importar valores y pruebe casos como fechas vacías e identificadores con ceros iniciales.
Cree una plantilla de carpeta reutilizable
- Abra la carpeta y seleccione Metadatos en la barra de herramientas.
- Añada un campo personalizado existente o cree uno con nombre, descripción y tipo de datos.
- Decida si cada campo es Obligatorio, Recursivo y si se aplica a archivos, carpetas, enlaces externos o una combinación.
- Guarde la configuración y pruebe un recurso nuevo dentro de la carpeta.
Los campos obligatorios deben completarse al modificar los metadatos del recurso. Folderit marca los recursos con valores obligatorios pendientes para que el usuario abra la vista Modificar y los complete. Esto no significa que cada archivo subido ya tenga metadatos correctos.
La opción Recursivo aplica el campo a la carpeta seleccionada y a sus subcarpetas. Utilícela cuando esa rama comparta un modelo documental y compruebe el efecto antes de extender una plantilla a departamentos con necesidades distintas.
Introduzca, muestre y busque los valores
Abra un archivo, una carpeta o un enlace externo y pulse Modificar para introducir o actualizar los metadatos. El usuario necesita el permiso correspondiente para modificar el recurso. Crear y gestionar campos centrales requiere el permiso de cuenta Administrar metadatos.
Configure las columnas de las carpetas para mostrar los campos más utilizados. Así podrá detectar valores pendientes e incoherencias sin abrir cada documento.
Utilice la Búsqueda avanzada para filtrar por los campos personalizados disponibles y otros criterios. La búsqueda inmediata consulta nombres y metadatos; la búsqueda en profundidad también puede buscar dentro del contenido compatible mediante OCR e indexación. El contenido de archivos XLSX no se incluye en la búsqueda de contenido mediante OCR.
Los metadatos y el OCR responden a preguntas distintas. El OCR encuentra texto en un escaneo, mientras que un campo verificado identifica al cliente o la fecha de negocio correctos. Pruebe ambos con ejemplos reales en lugar de suponer que uno sustituye al otro.
Conecte los metadatos con el trabajo diario
Las fechas apoyan los procesos de revisión, y los valores estructurados pueden utilizarse en informes y flujos configurados. Por ejemplo, el Diseñador de flujos de trabajo puede utilizar un cambio de metadatos como evento y comprobar el valor de un campo como condición. Configure y pruebe la automatización: cambiar el Estado no define por sí solo un proceso completo de aprobación.
Para archivos migrados, acuerde cómo se relacionarán los archivos y los campos antes de transferir una hoja de metadatos de Excel o CSV. La guía de migración documental explica las comprobaciones.
Mantenga la estructura
- Asigne un responsable de las definiciones de campos y de las opciones de listas.
- Describa los campos ambiguos, especialmente fechas y estados.
- Revise los datos obligatorios pendientes y las diferencias de escritura.
- Pruebe los cambios de plantilla con una muestra pequeña antes de extenderlos.
- Compruebe las dependencias antes de eliminar un campo central: se elimina de todas las ubicaciones donde se utiliza, incluidas plantillas y recursos guardados.
Empiece por una carpeta y un conjunto representativo de documentos. Pruebe Folderit y compruebe si otra persona puede encontrar el documento correcto con los metadatos acordados.
