Perkeliant dokumentų valdymą į kitą sistemą reikia daugiau nei nukopijuoti failus. Būtina išsaugoti metaduomenis, atsakomybes, prieigos teises ir reikiamą istoriją, kad žmonės galėtų dokumentus rasti, suprasti bei valdyti. Sėkmingam perkėlimui reikia apibrėžtos apimties, išbandyto būdo ir įrodymų, kad duomenys pasiekė tikslinę sistemą.
Naudokite šį vadovą, kai pereinate iš bendrinamų aplankų, failų serverių ar kitos DMS. Tai apima planavimą, bandomąjį projektą, perjungimą ir patvirtinimą. Folderit migracijos žinių bazės vadove aprašomos galimos perdavimo parinktys. Perkėlimo būdai ir paskelbti limitai patikrinti 2026 m. lapkričio 2 d.; patvirtinkite siūlomą konfigūraciją ir paslaugų apimtį su Folderit komanda.
1. Inventorizuokite dokumentus ir juos naudojančias sistemas
Išvardykite kiekvieną šaltinį, jo savininką, failų skaičių, bendrą dydį, formatus, aplankų struktūrą ir verslo paskirtį. Įtraukite dukterinėse įmonėse saugomus dokumentus, skyrių archyvus ir darbo eigos programas. Įrašykite, kurie procesai juos sukuria ar atnaujina ir kurie integracijos priklauso nuo jų esamų vietų.
Nuspręskite, kas yra taikymo sritis: dabartiniai failai, istorinės versijos, metaduomenys, audito įrodymai, nuorodos, leidimai ir nebaigtos darbo eigos. Laikykite juos kaip atskirus perkėlimo reikalavimus. Failų perkėlimas automatiškai neatkuria senos sistemos versijų istorijos ar prieigos modelio.
Klasifikuokite turinį kaip perkeliamą, išsaugokite kontroliuojamame sename archyve arba peržiūrėkite, ar jį pašalinsite. Pašalinkite dublikatus tik patvirtinę autoritetingus įrašus ir visus saugojimo įsipareigojimus. Perkėlus dokumentą jo saugojimo laikotarpis neprasideda iš naujo.
2. Nustatykite priėmimo kriterijus ir atsakingus asmenis
IT atsako už perdavimą ir technines patikras, veiklos sričių vadovai – už dokumentų išsamumą, o dokumentų valdymo arba teisės specialistai – už saugojimo sprendimus. Paskirkite asmenį, kuris gali patvirtinti perėjimą arba grįžimą į ankstesnę būseną.
Slinkite lentelę į šoną, kad perskaitytumėte abu stulpelius.
| Priėmimo patikrinimas | Įrodymų pavyzdys |
|---|---|
| Išbaigtumas | Šaltinio ir paskirties skaičiai suderinami, paaiškinant kiekvieną išimtį. |
| Failo vientisumas | Failai atidaromi teisingai; kontrolinės sumos atitinka ten, kur perkėlimas išsaugo pradinius baitus. |
| Metaduomenys | Privalomi laukai, datos, identifikatoriai ir sąrašo reikšmės yra teisingai sudarytos. |
| Prieiga | Įgalioti vartotojai gali dirbti; neturintiems teisių prieiga nesuteikiama. |
| Veiklos procesai | Paieškos, patvirtinimų, dokumentų nuorodos ir būtinos integracijos išlaiko sutartus testus. |
| Atkūrimas | Komanda gali atkurti arba grįžti į sutartą šaltinio būseną, jei nepavyksta priimti. |
Kaip tikrinti, ar failai nepasikeitė perduodant, paaiškina National Library of New Zealand skaitmeninių rinkinių vadovas (anglų kalba). Failo vientisumas ir veiklos priėmimas yra skirtingos patikros: vienodi baitai neįrodo teisingų prieigos teisių ar metaduomenų.
3. Susiekite metaduomenis prieš didelės apimties importą
Sukurkite atvaizdavimo lapą su šaltinio lauku, paskirties lauku, duomenų tipu, transformacijos taisykle ir savininku. Pavyzdžiui, konvertuokite nenuoseklų tiekėjo pavadinimą į kontroliuojamą sąrašą, susiekite sutarties pabaigos datą į lauką Data ir išsaugokite senojo dokumento identifikatorių savo lauke.
Nekeiskite pradinės dokumento datos įkėlimo laiku. Atskirkite sąskaitos faktūros, sutarties pabaigos ir perkėlimo datas. Patikrinkite formatus, laiko juostas, tuščias reikšmes, pasikartojančius identifikatorius ir dokumentus su keliomis versijomis.
Folderit palaiko pasirinktinius laukus ir daugkartinio naudojimo aplankų metaduomenų šablonus. Dėl metaduomenų, laikomų Excel arba CSV, prieš pagrindinį perkėlimą susisiekite su Folderit, kad susitartumėte dėl lauko susiejimo ir metodo, atitinkančio kiekvieną eilutę su jos failu. Nemanykite, kad skaičiuoklė teisingai atitiks failus tik pagal pavadinimą.
4. Pasirinkite ir išbandykite perdavimo būdą
- SFTP: tinka dideliems failų ir aplankų kiekiams; sutvarkykite ryšį ir procesą su Folderit komanda.
- Folderit Sync: darbalaukio programa aplankams ir failams sinchronizuoti iš kompiuterio ar failų serverio.
- Naršyklės įkėlimas: naudinga atliekant mažesnius perkėlimus ir reprezentatyvias bandomąsias partijas.
- ZIP įkėlimas: perkelkite aplanko struktūrą paketais. Dabartiniame importavimo vadove nurodytas ne daugiau kaip 500 MB ir 500 failų viename ZIP.
Apie galimus metodus žr. Duomenų importavimas. Patvirtinkite pralaidumą ir apribojimus naudodami bandomąją programą, naudodami savo failų derinį. Atskirai susitarkite, kaip išsaugoti visus reikalingus senus audito įrodymus, versijų istoriją ir darbo eigos įrašus.
5. Perkurkite ir patvirtinkite leidimus
Prieš suteikdami plačią prieigą, sukurkite tikslines grupes ir aplankų struktūrą. Susiekite verslo vaidmenis, o ne kopijuokite senus leidimus be peržiūros. Išbandykite prieigą naudojant įprastas vartotojo paskyras, įskaitant paskyrą, kuri turi būti uždrausta.
Folderit leidimų lygiai išskiria peržiūrą, atsisiuntimą, redagavimą ir įkėlimą. Patikrinkite išorinį bendrinimą ir paveldėtą prieigą. Suteikite perkėlimo operatoriams tik jų darbui reikalingą prieigą, o tada pašalinkite laikinąsias prieigos teises, kai perkėlimas bus priimtas.
6. Bandomajame projekte išbandykite visą veiklos procesą
Pasirinkite nedidelę reprezentatyvią dokumentų grupę: nuskaitytą PDF, Office failą, didelį failą, senesnę versiją ir ribotą įrašą. Importuokite pavyzdį su metaduomenimis, tada paprašykite naudotojų jo ieškoti, redaguoti leidžiamą informaciją ir atlikti tvirtinimą arba patvirtinti susipažinimą.
Patikrinkite failo turinį ir metaduomenis atskirai. OCR padeda ieškoti palaikomų nuskaitymų; tai nėra įrodymas, kad visi struktūriniai laukai buvo tinkamai perkelti. Užregistruokite kiekvieną išimtį, pašalinkite jos priežastį ir pakartokite paveiktus patikrinimus prieš patvirtindami kitą partiją.
7. Suplanuokite perjungimą ir atšaukimą
Laipsniškas perkėlimas gali sumažinti trikdžius, tačiau negarantuojama, kad prastovos nebus. Pasirinkite perjungimo langą ir nuspręskite, kada senoji sistema taps tik skaitoma, kaip bus užfiksuoti vėlesni pakeitimai ir nuo kada nauji dokumentai turi būti kuriami Folderit sistemoje.
Neuždarykite šaltinio vien dėl to, kad jo metaduomenys buvo nukopijuoti. Prieiga prie failų, kurie lieka kitoje sistemoje, reikalauja sutarto ir patikrinto susitarimo. Venkite nekontroliuojamo redagavimo abiejose sistemose: nustatykite autoritetingą kiekvienos fazės vietą.
- Patvirtinkite atkuriamo šaltinio kopiją ir sutartus atšaukimo kriterijus.
- Praneškite apie bet kokius prieigos sutrikimus ir pateikite pagalbos kontaktą.
- Perkelkite galutinius pakeitimus ir suderinkite juos su šaltiniu.
- Prieš keisdami įprastas darbo procedūras, gaukite veiklos atsakingo asmens sutikimą.
8. Sutikrinkite rezultatus, apmokykite naudotojus ir planingai išjunkite seną sistemą
Tvarkykite perdavimo registrą, kuriame yra šaltinio identifikatorius, paskirties identifikatorius, paketas, rezultatas ir išimties būsena. Ištirkite trūkstamus failus ir netikėtus skaičius. Patvirtinkite reikiamus metaduomenis, paieškos galimybes ir leidimus, tada išsaugokite priėmimo įrodymus kartu su perkėlimo planu.
Mokykite vartotojus atlikti užduotis, kurias jie atlieka kiekvieną dieną, ir peržiūrėkite atsiliepimus po paleidimo. Sutartą patvirtinimo arba saugojimo laikotarpį palikite seną šaltinį pasiekiamą kontroliuojamoje prieigoje. Nutraukite jį tik po to, kai atitinkami savininkai patvirtins įrašų išsaugojimo, sutarties ir šalinimo tvarką.
Parengties migracijai kontrolinis sąrašas
- Patvirtinta apimtis, šaltinių savininkai ir dokumentų inventorius.
- Išbandytas metaduomenų susiejimo ir failų suderinimo metodas.
- Atsižvelgta į reikalingas versijas, audito įrodymus ir darbo eigos istoriją.
- Tiksliniai leidimai ir neigiami prieigos testai išlaikyti.
- Priimami bandomieji failai, paieškos ir verslo darbo eigos.
- Sutarta dėl perėjimo, galutinių pakeitimų, grįžimo į ankstesnę būseną ir naudotojų informavimo.
- Užregistruotas sutikrinimas ir leidimai išjungti seną sistemą.
Dar renkatės tikslinę sistemą? Peržiūrėkite mūsų DVS pasirinkimo vadovą. Prieš perkeldami visą archyvą į Folderit, aptarkite perkėlimo galimybes su komanda.
