Метаподаци у управљању документима претварају пословне информације у досљедна поља која се могу претраживати. Умјесто ослањања на назив ugovor-konacni-v3.pdf, тим може провјерити клијента, одговорну особу, статус и важне датуме.
Овај водич објашњава постављање у систему Folderit. За увод погледајте шта су метаподаци и зашто су корисни (на енглеском).
Одаберите поља према питањима из свакодневног рада
Почните једном врстом докумената и запишите честе претраге. За уговоре: пронаћи споразуме одређеног клијента, документе за које је одговоран одређени колега или уговоре који завршавају у одабраном периоду. Поља требају одговорити на такве потребе.
Слиједи примјер предлошка за уговоре. То су поставке које можете дефинисати, а не поља која већ постоје на сваком Folderit рачуну.
На ужем екрану помјерите табелу водоравно.
| Поље | Тип | Значење |
|---|---|---|
| Клијент | List или String | Договорени назив клијента; користите одржавану листу избора када је практично. |
| Врста уговора | List | Напримјер, услуге, набавка или повјерљивост. |
| Одговорна особа | User | Колега задужен за праћење уговора. |
| Статус | List | Јасне фазе: Нацрт, На прегледу и Потписан. |
| Датум завршетка | Date | Уговорени завршетак, а не датум учитавања. |
| Претходна референца | String | Идентификатор сачуван из ранијег система. |
Први предложак нека буде једноставан. Додајте поље када можете објаснити његов допринос претрази, одлуци или потребном процесу. Не прикупљајте личне податке који нису потребни за управљање тим документима.
Разликујте задана и прилагођена поља
Седам заданих поља документа су Title, Notes, Tags, Signed by, Document ID, Date и Due Date. Document ID се генерише аутоматски. Signed by биљежи имена потписника; унос имена у то поље није електронско потписивање документа.
Типови прилагођених поља (упутство на енглеском) укључују String, Long text, Checkbox, Date, Datetime, Time, Integer, Decimal, List, Email, URL, User и Entity. За List одредите дозвољене изборе. Изаберите тип прије увоза и провјерите празне датуме и ознаке с почетним нулама. Референцу 00123 чувајте као текст ако нуле морају остати.
Поставите предложак фолдера за поновну употребу
Предложак фолдера аутоматски додаје дефинисана поља новим ресурсима у одабраном обухвату.
- Отворите фолдер и одаберите Meta на алатној траци.
- Додајте постојеће поље или креирајте ново с називом, описом и типом података.
- За свако поље поставите Required, Recursive и обухват Include: датотеке, фолдери, вањски линкови или њихова комбинација.
- Сачувајте поставке и провјерите нови ресурс у том фолдеру.
Required захтијева унос вриједности при измјени метаподатака. Folderit означава ресурсе којима недостају обавезне вриједности, тако да их корисник може допунити у приказу Modify. То не значи да свака учитана датотека одмах има потпуне и тачне метаподатке.
Recursive примјењује поље и на подфолдере. Користите га када та грана дијели исти модел докумената. Провјерите утјецај прије ширења поставки на одјеле с другачијим потребама.
Унесите вриједности и олакшајте претрагу
Отворите датотеку, фолдер или вањски линк и кликните Modify да бисте додали или ажурирали вриједности. Корисник мора имати одговарајућу дозволу за измјену ресурса. Креирање и управљање централним пољима захтијева дозволу рачуна Manage Metadata.
Најважнија поља прикажите као колоне у фолдеру (упутство на енглеском). Тако лакше уочавате празне вриједности и различито писање без отварања сваког документа.
Напредна претрага (упутство на енглеском) сужава резултате прилагођеним пољима и другим филтерима. Live Search претражује називе и метаподатке током писања. Deep Search може претраживати и садржај подржаних докумената путем OCR-а и индексирања. Садржај XLSX датотека није укључен у OCR претрагу садржаја.
OCR и метаподаци одговарају на различита питања. OCR проналази текст у скенираном документу; провјерено поље идентифицира правог клијента или пословни датум. Испробајте обоје на репрезентативним документима, уз стварне дозволе корисника.
Повежите поља с пословним процесима
Датуми могу подржати прегледе, а структуриране вриједности извјештаје и подешене токове рада. Workflow Designer (упутство на енглеском) може користити промјену метаподатка као догађај и провјерити поље као услов. Подесите и тестирајте цијелу аутоматизацију: сама промјена статуса не дефинише процес одобравања.
При преносу архиве договорите повезивање датотека и поља прије увоза Excel или CSV табеле с метаподацима. Водич за миграцију система докумената описује потребне провјере.
Одржавајте структуру након постављања
- Одредите ко одржава дефиниције поља и вриједности у листама.
- Објасните двосмислена поља, нарочито датуме и статусе.
- Прегледајте недостајуће обавезне вриједности и разлике у писању.
- Измјене предлошка прво испробајте на малом узорку.
- Провјерите зависности прије брисања централног поља: оно се уклања свуда гдје се користи, укључујући предлошке и сачуване ресурсе.
Почните једним фолдером и репрезентативним документима. Испробајте Folderit и замолите колегу да пронађе прави документ помоћу договорених поља.
