Einfaches Vertragsmanagement
Einfache Vertragsmanagement-Software
Funktionen des Vertragsmanagements
Sichere Vertragsablage – Cloud, Single-Tenant oder On-Premises
Erweiterte OCR für gescannte Verträge
Sofortige Suche nach Verträgen und Klauseln
Vertragsgenerierung, Entwurf und elektronische Unterschriften
Eine verlässliche zentrale Quelle für jeden Vertrag
Verträge mobil prüfen und freigeben
Detaillierte Vertragsberechtigungen und Audit-Trails
Automatisierte Vertragsaufbewahrung und Kontrolle von Verlängerungen
Eine zentrale, sichere Ablage
Die Vertragsmanagement-Software von Folderit bündelt alle Ihre Vereinbarungen in einer zentralen, sicheren Ablage und lässt sich nahtlos mit Microsoft 365 / Office 365 verbinden. Erzeugen Sie Vertragsentwürfe mit Folderit Document Generator und erstellen und bearbeiten Sie Dokumente in Ihren vertrauten Office-Anwendungen. Folderit übernimmt dabei Versionskontrolle, Freigaben und rechtsverbindliche elektronische Signaturen über Folderit eSign oder DocuSign und ermöglicht so einen durchgängigen Ablauf. Unsere Plattform unterstützt mit konfigurierbaren Workflows, Metadaten und Audit-Trails den gesamten Vertragslebenszyklus – vom Eingang der Anfrage und der Vertragserstellung über Verhandlung, Unterzeichnung und Ablage bis zur Verlängerung. Damit eignet sich Folderit besonders für Organisationen, die eine reibungslose, regelkonforme Vertragsabwicklung ohne aufwendige, komplexe CLM-Einführung wünschen. Mit Folderit Document Generator können Teams strukturierte eForm- oder Vertragsanfragedaten mithilfe wiederverwendbarer Vorlagen in einheitliche PDF- und DOCX-Vertragsentwürfe umwandeln. Das ist besonders hilfreich für Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDAs), Leistungsbeschreibungen (SOWs), Arbeitsverträge, Lieferantenverträge, Dienstleistungsvereinbarungen und andere wiederkehrende Dokumente, deren Wortlaut und Gestaltung freigegebenen Vorgaben entsprechen sollen.
Ein typischer Arbeitsablauf zur Erstellung von Verträgen in Folderit sieht wie folgt aus:
- Eine verantwortliche Person für den Vertrag festlegen, etwa die Projekt- oder Teamleitung, die den Prozess vorantreibt
- Anforderungen sowie kaufmännische und rechtliche Bedingungen aller Parteien zusammentragen
- Due-Diligence-Prüfungen durchführen und zugehörige Unterlagen beifügen
- Den Vertrag aus einer freigegebenen Vorlage erzeugen oder entwerfen und Bedingungen, Klauseln sowie Verpflichtungen festlegen
- Den Entwurf über Workflows zur internen Prüfung und Freigabe weiterleiten
- Rückmeldungen einarbeiten und Änderungen mit vollständigem Versionsverlauf nachverfolgen
- Den Vertrag zur elektronischen Unterzeichnung versenden, mit Folderit eSign oder DocuSign
- Den unterzeichneten Vertrag mit Metadaten, Berechtigungen, Aufbewahrungsregeln und Benachrichtigungen zu wichtigen Terminen wie Verlängerungen oder Ablaufdaten archivieren
Leistungsstarkes Dashboard für Vertragsmanagement
Mit dem Vertragsmanagement-Dashboard von Folderit behalten Sie die Termine jeder Vereinbarung im Blick. Legen Sie Fälligkeitstermine für Prüfungen, Freigaben und Verlängerungen fest und nutzen Sie wiederkehrende Erinnerungen damit wichtige Meilensteine nicht verpasst werden. Benachrichtigungen informieren Sie über wichtige Ereignisse – etwa wenn ein Vertrag aktualisiert, ein Workflow-Schritt abgeschlossen oder eine Frist bald erreicht wird. So wissen Sie jederzeit, wie der Stand jeder Vereinbarung ist. In Folderit können Sie Verträge und Entwürfe um Metadaten wie Vertragspartner, Vertragstyp, Wert, verantwortliche Person, Rechtsordnung und Verlängerungsdatum ergänzen. Fügen Sie individuelle Metadatenfelder hinzu, die zu Ihrer internen Struktur oder Ihren Berichtsanforderungen passen. Zusammen mit der OCR-gestützten Suche finden Sie den passenden Vertrag anhand beliebiger Angaben, selbst wenn die Informationen in gescannten PDFs oder Bilddokumenten verborgen sind. Zusätzliche Unterstützung bei der Suche bietet Folderits Dokumentenverknüpfung. Verknüpfen Sie zusammengehörige Elemente, etwa einen Rahmenvertrag mit den zugehörigen NDAs, Leistungsbeschreibungen und Rechnungen. So erhalten Sie beim Aufrufen eines Vertrags auch den gesamten Kontext. Vor einer Verlängerung, Neuverhandlung oder Kündigung sind alle zugehörigen Unterlagen für Ihr Team nur einen Klick entfernt.
Das sagen unsere Kunden
Folderit vereinfacht die Erstellung von Verträgen
Ein Vertrag durchläuft bis zu seiner endgültigen Fassung zahlreiche Überarbeitungen, von kleinen Anpassungen bis zu grundlegenden Änderungen. Mit Folderit können Sie Versionen speichern, während sich das Dokument weiterentwickelt. Jede gespeicherte Version verfügt über einheitliche Metadaten, die bei Bedarf mit dem Dokument übernommen werden können. Wenn sich Vertragsbedingungen laufend ändern, haben Sie so sämtliche früheren Versionen in Ihrem Vertragsmanagementsystem zur Hand.
Erstellen Sie Verträge aus wiederverwendbaren Vorlagen
Folderit Document Generator hilft Teams, aus strukturierten eForms oder Anfragedaten und wiederverwendbaren Dokumentvorlagen einheitliche Vertragsentwürfe zu erstellen. Statt Angaben in alte Dateien zu kopieren, bereiten Sie einmal eine freigegebene Vorlage vor. Daraus erzeugen Sie NDAs, Lieferantenvereinbarungen, Arbeitsverträge, Leistungsbeschreibungen, Kundenvereinbarungen und weitere wiederkehrende Vertragsdokumente.
Erstellte Verträge können direkt in Folderit gespeichert, als PDF oder DOCX heruntergeladen oder vom System aus per E-Mail versendet werden. Nach dem Speichern verbleiben sie in derselben kontrollierten Umgebung für Metadaten, Versionshistorie, Freigabe, eSign, Audit-Trail, Aufbewahrung und sichere Langzeitspeicherung.
Eine der größten Hürden bei der Vertragserstellung besteht darin, die Zustimmung aller Beteiligten zu den Vertragsbedingungen einzuholen. Jede mitwirkende Person bringt eigene Änderungen und Rückmeldungen ein. Bei mehreren gleichzeitigen Bearbeitungen kann es schwierig sein, alle auf demselben Stand zu halten. Folderit berücksichtigt diesen gesamten Prozess und ermöglicht es den Beteiligten, ihre Freigaben gleichzeitig oder in einer festgelegten Reihenfolge zu erteilen. Das vereinfacht sowohl die Erstellung als auch die abschließende Freigabe des Vertrags. Soll ein Dokument mit Rückmeldungen zurückgegeben werden, ist dies direkt in Folderit möglich. Außerdem können Sie automatische Freigabeworkflows und native E-Signatur-Workflows zusammen mit der DocuSign-Integration einrichten, um Freigaben und Unterzeichnungen weiter zu vereinfachen. Folderit bietet zudem eine Audit-Trail Funktion, die protokolliert, welcher Benutzer zu welchem Zeitpunkt auf welche Datei zugegriffen hat. Dies kann ein wichtiges Instrument für Compliance und zur Überprüfung sein, ob die betreffende Person die Datei tatsächlich gelesen beziehungsweise aufgerufen hat.
Software für eine sichere Vertragsverwaltung
Eine einvernehmliche Vereinbarung zwischen zwei oder mehr Parteien setzt ein gewisses Maß an Offenheit voraus und bringt Risiken mit sich. Bei sensiblen Unternehmensinformationen besteht die größte Herausforderung darin, das richtige Gleichgewicht zwischen Sicherheit und Zugänglichkeit zu finden. Ihre Daten müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt sein, während berechtigte Personen sie bei Bedarf schnell erreichen können. Folderit verbindet beides durch mehrere Schutzebenen. Alle Inhalte sind mit einer 256-Bit-Verschlüsselung auf Bankenniveau geschützt – einem Standard, dessen Entschlüsselung selbst den modernsten Supercomputer Milliarden Jahre kosten würde. Jede Datenübertragung in das System und aus dem System wird durch Secure-Socket-Layer-Verschlüsselung (SSL) geschützt, damit Informationen nicht abgefangen werden. Für zusätzliche Kontrolle legen Sie mit der IP-basierten Zugriffsverwaltung fest, welche Netzwerke sich verbinden dürfen. Anmeldeversuche von außerhalb Ihrer freigegebenen Standorte werden blockiert. Selbst wenn ein persönliches Speichergerät eine solche Sicherheit bieten könnte, wäre es weiterhin physischen Schäden ausgesetzt. Folderit bewahrt Ihre Inhalte an drei verschiedenen, gleichermaßen sicheren Standorten auf. Dadurch bleiben sie auch bei Katastrophen abrufbar. Zugleich können Sie von jedem internetfähigen Smart-Gerät bequem darauf zugreifen. Ob moderner Supercomputer oder Smartphone der Mittelklasse: Mit den entsprechenden Zugangsdaten stehen Ihnen die Inhalte gleichermaßen zur Verfügung.
Häufige Fragen
Vertragsmanagement-Software vereinfacht die Erstellung, Freigabe, Ablage, Nachverfolgung und Verlängerung von Verträgen. Folderit hilft Unternehmen, den gesamten Vertragslebenszyklus sicher in der Cloud zu verwalten. So wissen Sie jederzeit, wo Verträge gespeichert sind, wer Zugriff hat und wann wichtige Termine oder Freigaben anstehen.
Ja. Folderit umfasst anpassbare Freigabearbeitsabläufe und automatisierte Erinnerungen für Fristen, Verlängerungen und Ablaufdaten. Dies stellt sicher, dass Verträge niemals unbemerkt auslaufen und Ihre internen Prozesse konsistent und konform bleiben.
Folderit schützt Ihre Verträge mit Verschlüsselung auf Bankenniveau, detaillierter Zugriffssteuerung, Audit-Trails und Multi-Faktor-Authentifizierung. Sie können steuern, wer welche Inhalte sieht, jede Aktion an einem Dokument nachverfolgen und strenge Compliance-Anforderungen erfüllen.
Ja. Folderit ermöglicht Versionskontrolle, Kommentare, die Kennzeichnung mit Metadaten und kontrollierte Freigaben. So können Teams zusammenarbeiten, ohne den Überblick über Überarbeitungen zu verlieren. Auch externe Partner können über zeitlich begrenzte oder berechtigungsbasierte Links sicher auf Dokumente zugreifen.
Ja. Folderit integriert sich mit Microsoft Office, DocuSign und verschiedenen Automatisierungstools. Sie können auch unsere API verwenden, um Folderit mit Ihren internen Systemen oder Workflows zu verbinden, um einen reibungslosen Prozess der Freigabe und Speicherung von Verträgen in Ihrer gesamten Organisation sicherzustellen.
Ja. Folderit Document Generator kann aus wiederverwendbaren Vorlagen und strukturierten eForm- oder Anfragedaten Vertragsentwürfe als PDF oder DOCX erstellen. Teams können NDAs, Leistungsbeschreibungen, Arbeitsverträge, Lieferantenverträge und andere wiederkehrende Dokumente vereinheitlichen. Die erzeugte Datei lässt sich anschließend in Folderit mit Metadaten, Workflows, E-Signaturen, Audit-Trail, Aufbewahrungsregeln und sicherer Speicherung verwalten.
