Was sind fortgeschrittene elektronische Signaturen (AES)?
Fortgeschrittene elektronische Signaturen sind eine hochentwickelte Form elektronischer Signaturen, die ein höheres Maß an Sicherheit und Zuverlässigkeit bieten. Im Gegensatz zu einfachen elektronischen Signaturen sind AES eindeutig mit dem Unterzeichner verknüpft, können den Unterzeichner identifizieren, werden mit Mitteln erstellt, die der Unterzeichner unter seiner alleinigen Kontrolle halten kann, und sind so mit den signierten Daten verknüpft, dass jede spätere Änderung der Daten nachweisbar ist. Diese Eigenschaften machen AES zu einem äußerst sicheren und vertrauenswürdigen Verfahren zur Authentifizierung digitaler Dokumente.
Wie fortgeschrittene elektronische Signaturen funktionieren
Infrastruktur für öffentliche Schlüssel (PKI):
PKI ist das Rückgrat von AES und beinhaltet die Verwendung von zwei kryptographischen Schlüsseln: einem öffentlichen und einem privaten Schlüssel.
Erzeugung eines Schlüsselpaares: Es wird ein Schlüsselpaar erzeugt: der private Schlüssel, der vom Unterzeichner sicher aufbewahrt wird, und der öffentliche Schlüssel, der offen verteilt wird.
Erstellung einer digitalen Signatur: Wenn ein Dokument signiert wird, wird ein Hash-Wert des Dokuments mit einem Hash-Algorithmus wie SHA-256 erstellt. Der private Schlüssel verschlüsselt diesen Hashwert und erzeugt so eine digitale Signatur.
Verifizierung: Der Empfänger verwendet den öffentlichen Schlüssel des Unterzeichners, um die digitale Signatur zu entschlüsseln und vergleicht sie mit einem Hash des Dokuments. Wenn sie übereinstimmen, ist die Signatur verifiziert und die Integrität und Authentizität des Dokuments gewährleistet.
Digitale Zertifikate:
Digitale Zertifikate, die von Zertifizierungsstellen (CAs) ausgestellt werden, bestätigen die Identität des Unterzeichners.
Struktur: Ein digitales Zertifikat enthält den öffentlichen Schlüssel, Informationen über den Zertifikatsinhaber und die digitale Signatur der CA.
Lebenszyklus-Management: Zertifikate haben einen definierten Lebenszyklus, einschließlich Ausstellung, Erneuerung und Widerruf, um sicherzustellen, dass sie gültig und vertrauenswürdig bleiben.
Hashing-Algorithmen:
Hashing-Algorithmen wandeln Eingabedaten in eine Zeichenkette fester Größe um.
SHA-256 und SHA-3: Werden häufig zur Erstellung eindeutiger digitaler Fingerabdrücke von Dokumenten verwendet. Wenn sich auch nur ein einziges Bit des Dokuments ändert, ist der resultierende Hashwert völlig anders, so dass jede Manipulation erkannt werden kann.
Zeitstempel:
Der Zeitstempel zeichnet den genauen Zeitpunkt der Unterzeichnung eines Dokuments auf und liefert damit den Beweis, dass das Dokument zu einem bestimmten Zeitpunkt in seiner unterzeichneten Form vorlag.
Zeitstempel-Behörden (TSAs): Vertrauenswürdige Dritte, die Zeitstempel ausstellen, indem sie einen Hash der digitalen Signatur zusammen mit der aktuellen Zeit erstellen und diesen mit ihrem privaten Schlüssel signieren. Dies gewährleistet die Unleugbarkeit und erhöht die Rechtsgültigkeit.
Rechtlicher Rahmen und einzuhaltende Vorschriften zu kennen
eIDAS-Verordnung (Europa):
Die eIDAS (electronic IDentification, Authentication, and trust Services)-Verordnung bietet einen standardisierten Rahmen für elektronische Signaturen in den EU-Mitgliedstaaten.
Drei Stufen von elektronischen Signaturen: Einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen, wobei AES ein hohes Maß an Sicherheit und Rechtsgültigkeit bietet.
ESIGN Act und UETA (USA):
Der Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act und der Uniform Electronic Transactions Act (UETA) bilden den rechtlichen Rahmen für elektronische Signaturen in den Vereinigten Staaten.
Rechtliche Äquivalenz: Diese Gesetze stellen sicher, dass elektronische Unterschriften und Aufzeichnungen die gleiche rechtliche Wirkung haben wie ihre Gegenstücke auf Papier, sofern bestimmte Bedingungen erfüllt sind.
Grenzüberschreitende Compliance:
AES muss verschiedenen internationalen Standards und Vorschriften entsprechen, damit sie bei weltweiten Transaktionen verwendet werden können.
Regulatorische Sandboxen: Kontrollierte Umgebungen, in denen Unternehmen AES-Implementierungen unter behördlicher Aufsicht testen können, um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und gleichzeitig Innovationen zu fördern.
Vorteile von fortgeschrittenen elektronischen Signaturen
Sicherheit und Unverfälschbarkeit:
AES bietet robuste Sicherheitsfunktionen, die vor Fälschungen und Manipulationen schützen. Die Verwendung von kryptografischen Techniken und digitalen Zertifikaten gewährleistet die Authentizität und Integrität signierter Dokumente.
Nicht-Abstreitbarkeit: AES bietet Nichtabstreitbarkeit, d.h. der Unterzeichner kann die Unterzeichnung des Dokuments nicht abstreiten. Dies wird durch sichere kryptographische Schlüssel und digitale Zertifikate erreicht, die den Unterzeichner eindeutig identifizieren.
Effizienz und Kosteneinsparungen:
Rationalisierte Arbeitsabläufe: AES rationalisiert die Prozesse zur Unterzeichnung von Dokumenten, indem es den Bedarf an physischem Papierkram eliminiert. Dokumente können elektronisch unterzeichnet, überprüft und gespeichert werden, was Zeit und Ressourcen spart.
Kostenreduzierung: Durch die Verringerung der Notwendigkeit, physische Dokumente zu drucken, zu verschicken und zu lagern, senkt AES die Betriebskosten erheblich.
Auswirkungen auf die Umwelt:
AES trägt zur Nachhaltigkeit bei, indem es den Papierverbrauch und den damit verbundenen ökologischen Fußabdruck reduziert. Die Digitalisierung von Dokumentenprozessen steht im Einklang mit umweltfreundlichen Geschäftspraktiken.
Herausforderungen und Überlegungen
Obwohl fortgeschrittene elektronische Signaturen zahlreiche Vorteile bieten, gibt es einige Herausforderungen und Überlegungen, die Unternehmen bei ihrer Einführung berücksichtigen müssen:
Implementierungskosten und technisches Fachwissen:
- Anfangsinvestition: Die Einrichtung der Infrastruktur für AES, einschließlich Software, Hardware und Schulung, kann kostspielig sein.
- Technische Kenntnisse: Die Implementierung und Wartung von AES erfordert spezielle Kenntnisse über kryptographische Prinzipien und die Verwaltung digitaler Zertifikate. Unternehmen müssen möglicherweise in Schulungen investieren oder Experten einstellen, um eine ordnungsgemäße Implementierung sicherzustellen.
Rechtliche und regulatorische Herausforderungen:
- Einhaltung von Gesetzen in verschiedenen Ländern: In verschiedenen Ländern gelten unterschiedliche Gesetze und Vorschriften für elektronische Signaturen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre AES-Systeme alle relevanten rechtlichen Anforderungen in den Ländern erfüllen, in denen sie tätig sind.
- Regulatorische Sandboxen: Das Testen von AES-Implementierungen in regulatorischen Sandboxen kann Unternehmen dabei helfen, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und gleichzeitig die Innovation zu fördern.
Folderit’s Integration fortgeschrittener elektronischer Signaturen
Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) von Folderit integriert nahtlos fortschrittliche elektronische Signaturen und bietet eine Reihe von Funktionen und Vorteilen, die auf die Bedürfnisse moderner Unternehmen zugeschnitten sind:
Überblick über die E-Signing-Workflows von Folderit:
- Folderit eSign: Diese integrierte Lösung, die im Tailor-Tarif verfügbar ist, ermöglicht unbegrenzte Signaturen, ohne dass ein externer Anbieter erforderlich ist. Sie bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, die den Signiervorgang einfach und zugänglich macht.
- DocuSign-Integration: Diese Integration ist in den Tarifen Medium und Tailor verfügbar, unterstützt die Automatisierung auf Ordnerebene und erfordert ein DocuSign-Abonnement. Sie verbessert die Effizienz der Arbeitsabläufe, indem sie es den Benutzern ermöglicht, Dokumente direkt in Folderit zu signieren.
- eID QES (Qualifizierte elektronische Signatur): Dieser Workflow erfordert einen von der Regierung ausgestellten elektronischen Personalausweis und bietet ein Höchstmaß an Sicherheit und Rechtskonformität. Er unterstützt Standards wie XAdES und ASIC-E und gewährleistet eine zuverlässige Authentifizierung.
Sicherheitsfunktionen und Konformität:
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Folderit verwendet eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, um Dokumente während der Übertragung und Speicherung zu schützen. So bleiben sie vertraulich und sicher vor unbefugtem Zugriff.
- Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA): Als zusätzliche Sicherheitsebene erfordert MFA mehrere Formen der Verifizierung, bevor der Zugriff auf das System gewährt wird, wodurch das Risiko eines unbefugten Zugriffs erheblich reduziert wird.
- Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC): Folderit verwendet RBAC, um den Zugriff auf Dokumente auf der Grundlage von Benutzerrollen und -berechtigungen zu kontrollieren und sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer bestimmte Dokumente anzeigen oder unterzeichnen können.
- Detaillierte Prüfprotokolle: Folderit bietet umfassende Prüfprotokolle für alle signierten Dokumente, einschließlich detaillierter Protokolle darüber, wer ein Dokument signiert hat, wann es signiert wurde und welche Änderungen vorgenommen wurden. Dies gewährleistet Transparenz und Verantwortlichkeit, was für die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften entscheidend ist.
Benutzerfreundliche Oberfläche und Automatisierung:
- Nahtlose Benutzerfreundlichkeit: Das DMS von Folderit wurde mit Blick auf die Benutzerfreundlichkeit entwickelt und ermöglicht es den Benutzern, Dokumente einfach elektronisch zu signieren, ohne dass sie über umfangreiche technische Kenntnisse verfügen müssen. Die Plattform bietet einen klaren, geführten Prozess für die Anwendung elektronischer Signaturen, der für alle Benutzer zugänglich ist.
- Workflow-Integration: Das DMS von Folderit integriert AES in bestehende Arbeitsabläufe und ermöglicht es Benutzern, Dokumente auf einer einzigen Plattform zu signieren, gemeinsam zu nutzen und zu speichern. Dies steigert die Effizienz und rationalisiert die Prozesse der Dokumentenverwaltung.
- Automatisierte Erinnerungen und Benachrichtigungen: Automatische Erinnerungen und Benachrichtigungen stellen sicher, dass alle Parteien die Dokumente zeitnah unterschreiben, was die Effizienz erhöht und Verzögerungen reduziert.
Fortgeschrittene elektronische Signaturen bieten mehr Sicherheit, Effizienz und Konformität, was sie zu einem unverzichtbaren Werkzeug für moderne Unternehmen macht. Die Einführung von AES erfordert jedoch eine sorgfältige Abwägung der Implementierungskosten, des technischen Know-hows, der Benutzerakzeptanz und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Das Dokumentenmanagementsystem von Folderit stellt sich diesen Herausforderungen, indem es eine benutzerfreundliche, sichere und skalierbare Lösung bietet, die sich nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe integrieren lässt. Mit Folderit können Unternehmen die Vorteile fortschrittlicher elektronischer Signaturen nutzen, um ihre Dokumentenverwaltungsprozesse zu rationalisieren, die Sicherheit zu erhöhen und die Einhaltung rechtlicher Standards zu gewährleisten.
