Die Verwaltung von Dokumenten ist im Bereich EdTech allgemein sehr wichtig, vor allem angesichts der zunehmenden weltweiten Bemühungen um Nachhaltigkeit. Darüber hinaus erstellen Schulen und Hochschulen jeden Tag viele Dokumente, wie z.B. Schülerakten, Unterlagen, Forschungsdaten und Lehrmaterialien. Ein gutes Dokumentenmanagementsystem (DMS) hilft dabei, die Dinge zu organisieren, zu sichern und die Zusammenarbeit zu erleichtern.
Schlüsselelemente eines DMS in EdTech
Digitalisierung und Automatisierung von Dokumenten
Digitalisierung von Dokumenten
Die Digitalisierung von Dokumenten ist ein wichtiger Schritt zur Verbesserung der Dokumentenverwaltung. Indem Papierdokumente in digitale Formate umgewandelt werden, können Schulen Informationen leichter speichern, finden und gemeinsam nutzen. Diese Änderung reduziert den Bedarf an physischer Aufbewahrung und macht die Abläufe effizienter. So können Universitäten beispielsweise den Zulassungsprozess beschleunigen, indem sie Antragsformulare digitalisieren, so dass mehrere Mitarbeiter gleichzeitig darauf zugreifen können.
Workflow Management
Die Automatisierung von Workflows ist ein weiterer wichtiger Bestandteil eines guten DMS. Automatisierte Workflows können sich wiederholende Aufgaben wie die Weiterleitung von Dokumenten zur Genehmigung, das Versenden von Benachrichtigungen und die Verwaltung der Speicherung übernehmen. Das spart Zeit und reduziert Fehler. Automatisierte Workflows können zum Beispiel den Einreichungs- und Genehmigungsprozess für Anträge auf finanzielle Unterstützung verwalten und sicherstellen, dass alle Schritte schnell und korrekt ausgeführt werden.
Tools für die Zusammenarbeit
Zusammenarbeit ist in Schulen sehr wichtig. Mit einem DMS mit Tools für die Zusammenarbeit können mehrere Benutzer gleichzeitig Dokumente anzeigen, bearbeiten und kommentieren. Das ist wichtig für projektbasiertes Lernen und Aufgaben, die den Input verschiedener Personen erfordern. Tools wie Microsoft SharePoint und Google Workspace for Education sind in der Bildungsbranche sehr beliebt, weil sie über starke Funktionen für die Zusammenarbeit verfügen.
Vorteile der Implementierung eines DMS
Verbesserung der betrieblichen Effizienz
Rationalisierte Prozesse
Die Verwendung eines DMS erleichtert viele administrative und akademische Aufgaben. Die Digitalisierung und Automatisierung von Dokumenten spart Zeit und Mühe, so dass sich die Mitarbeiter auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können. Wenn Sie beispielsweise die Planung und Genehmigung von Fakultätssitzungen automatisieren, können Sie viel Zeit und Ressourcen sparen.
Verbesserter Zugriff und Abruf
Ein gut organisiertes DMS erleichtert das Auffinden und den Zugriff auf Dokumente. Erweiterte Suchfunktionen, wie die optische Zeichenerkennung (OCR), ermöglichen es Benutzern, bestimmte Dokumente schnell zu finden, indem sie nach Schlüsselwörtern oder Sätzen suchen. Dies ist besonders hilfreich für große Schulen, die viele Unterlagen und Dokumente verwalten.
Verbesserung von Datensicherheit und Compliance
Erweiterte Sicherheitsmaßnahmen
Datensicherheit ist für Schulen von entscheidender Bedeutung, da sie mit sensiblen Informationen wie Schülerdaten, Finanzdaten und Forschungsmaterialien umgehen. Ein DMS mit fortschrittlichen Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung und Zugriffskontrolle gewährleistet, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Dokumente zugreifen können. Folderit zum Beispiel verwendet eine AES 256-Bit-Verschlüsselung und bietet anpassbare Benutzerrechte, um die Sicherheit und Flexibilität zu erhöhen.
Einhaltung von Vorschriften
Schulen müssen Datenschutzgesetze wie den Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) in den USA und die General Data Protection Regulation (GDPR) in Europa befolgen. Ein DMS, das diese Gesetze mit automatischen Aufbewahrungsrichtlinien und detaillierten Prüfpfaden unterstützt, ist sehr hilfreich. Diese Funktionen stellen sicher, dass Dokumente für die vorgeschriebenen Zeiträume aufbewahrt werden und zeigen, wer auf sie zugegriffen oder sie geändert hat, was für Transparenz sorgt.
Unterstützung von Fern- und Hybridlernen
Cloud-Integration
Da Fernunterricht und hybrides Lernen immer häufiger vorkommen, ist die Möglichkeit, von überall aus auf Dokumente zuzugreifen, von entscheidender Bedeutung. Cloud-basierte DMS-Lösungen bieten diese Flexibilität und ermöglichen Lehrern und Schülern den Zugriff auf Dateien von jedem Gerät mit Internetanschluss aus. Dies unterstützt den Fernunterricht und hält die Bildungsaktivitäten auch bei unerwarteten Ereignissen wie Schulschließungen aufrecht. Die Cloud-Integration erleichtert beispielsweise die gemeinsame Nutzung von Unterrichtsplänen, Aufgaben und anderen Ressourcen für effektives Fernlernen.
Mobile Zugänglichkeit
Mit mobilfreundlichen DMS-Plattformen können Sie über Smartphones und Tablets auf Dokumente zugreifen und diese verwalten. Dies ist sehr nützlich für Pädagogen und Administratoren, die unterwegs arbeiten müssen. Tools wie Google Workspace for Education zeigen, wie der mobile Zugriff das Dokumentenmanagement und die Produktivität verbessern kann. Dank des mobilen Zugriffs können Lehrer die Arbeiten ihrer Schüler überprüfen, Feedback geben und von überall aus mit Kollegen zusammenarbeiten, was eine flexible und dynamische Lernumgebung unterstützt.
Erweiterte Funktionen, nach denen Sie bei EdTech DMS suchen sollten
Intelligente Archivierung
Ein DMS sollte über fortschrittliche Archivierungsfunktionen verfügen, um den Lebenszyklus von Dokumenten zu verwalten. Mit der neuen Funktion „Archivieren in Ordner“ von Folderit können Benutzer Dokumente nach einer bestimmten Zeit automatisch in einen Archivordner verschieben. Auf diese Weise bleibt der aktive Speicherplatz übersichtlich und wichtige Dokumente werden für die zukünftige Verwendung gespeichert. Dies ist besonders nützlich für die Verwaltung von Studentenunterlagen, Verwaltungsdokumenten und Forschungsdaten, damit alle wichtigen Informationen zugänglich und organisiert bleiben.
Leistungsstarke Suchfunktionen (OCR)
Wenn die Anzahl der Dokumente wächst, kann es schwierig sein, bestimmte Dateien zu finden. Ein DMS mit leistungsstarken Suchfunktionen, wie der optischen Zeichenerkennung (OCR) für gescannte Dokumente, hilft Ihnen, Dokumente schnell zu finden. Dies ist besonders wichtig für Schulen, die viele Dokumente wie z.B. Abschriften von Schülern und Studenten oder Forschungsunterlagen von Lehrkräften verwalten. Erweiterte Suchfunktionen ermöglichen die Suche nach Dokumenten anhand von Schlüsselwörtern, Phrasen oder Metadaten. Dies reduziert den Zeitaufwand für die Suche nach Dokumenten und verbessert die Gesamteffizienz.
Einzigartige Angebote von Folderit
Folderit zeichnet sich durch seine Funktionen für benutzerdefinierte Metadaten und Dateiverknüpfungen aus. Mit benutzerdefinierten Metadaten können Schulen Dokumente mit spezifischen Informationen wie Tags, Notizen, Daten und Fälligkeitsdaten versehen. Dies hilft, Dokumente genau zu kategorisieren und erleichtert die Suche. Lehrer können zum Beispiel Aufgaben von Schülern mit Kursnamen, Abgabedatum und Noten versehen, damit sie leichter zu verwalten und zu finden sind.
Insbesondere die Dateiverknüpfung verbessert die Dokumentenverwaltung in Schulen. Sie können damit zusammenhängende Dokumente wie Unterrichtspläne, Schülerprojekte und Bewertungsbögen miteinander verknüpfen. Durch die Verknüpfung dieser Dateien können Lehrer schnell von einem Ort aus auf alle zugehörigen Dokumente zugreifen, was ihre Arbeit erleichtert und die Produktivität erhöht.
Fazit
Der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) im Bildungssektor ist für die Verbesserung der Effizienz, die Gewährleistung der Datensicherheit und die Einhaltung von Vorschriften unerlässlich. Funktionen wie Digitalisierung, Workflow-Automatisierung, hohe Sicherheit, Cloud-Integration und erweiterte Archivierung machen ein DMS für Schulen sehr wertvoll.
Das DMS von Folderit bietet Lösungen, die auf die Bedürfnisse des EdTech-Sektors zugeschnitten sind. Es bietet Tools, die die Zusammenarbeit, die Sicherheit und die Effizienz der Dokumentenverwaltung verbessern. Mit diesen Funktionen können Schulen ihre Dokumentenprozesse reibungsloser gestalten, die Teamarbeit verbessern und die Datensicherheit sowie die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten, wodurch ein besseres und sichereres Bildungsumfeld geschaffen wird.
