Digitale Akten- und Datensatzverwaltung
Verwalten Sie Dokumente und strukturierte Datensätze gemeinsam. Folderit verbindet digitale Formulare, durchsuchbare Metadaten, Freigaben und Aufbewahrungsregeln an einem Ort.
Erstellen Sie ein Vorfallregister, organisieren Sie Personalakten oder halten Sie Verträge sowie deren unterstützende Dateien zusammen. Ihr Team kann die benötigten Informationen erfassen, die richtige Akte finden und nachvollziehen, was mit ihr im Laufe der Zeit geschehen ist.
Erfassen Sie die Informationen, die Ihre Aufzeichnungen benötigen
Ein nützlicher Datensatz braucht Kontext: Worum geht es, wer ist verantwortlich und welche Datumsangaben sind wichtig? Folderit speichert diese Informationen zusammen mit Dateien oder erfasst sie direkt über ein eForm.
Datensätze mit eForms erstellen
Erstellen Sie ein wiederverwendbares Formular mit Datumsfeldern, Dropdown-Menüs, Benutzerfeldern, erforderlichen Werten und Dateianhängen. Das Einreichen erstellt einen strukturierten Datensatz im Ordner, in dem der Benutzer das Formular geöffnet hat. Es ist kein separates Word-Dokument erforderlich, um die Daten zu speichern.
Legen Sie anhand von Feldwerten wie Vorfallsreferenz und Abteilung ein Muster für den Datensatznamen fest. Zeigen Sie wichtige Felder als Ordnerspalten an, damit Schlüsselinformationen sichtbar sind, ohne jeden Datensatz zu öffnen. Sehen Sie, wie eForms funktionieren.
Bringen Sie Ihre bestehenden Dateien und E-Mails mit
Laden Sie Dokumente hoch, speichern Sie ausgewählte E-Mails und Anhänge mit dem Outlook-Add-in oder aktivieren Sie die E-Mail-Importadresse eines Ordners für eingehende Dateien.
Ein Scanner oder ein anderes System, das Dokumente per E-Mail senden kann, kann diese Adresse ebenfalls verwenden. Wählen Sie das Ziel aus und konfigurieren Sie dessen Metadaten-, Zugriffs- und Automatisierungseinstellungen entsprechend den aufzunehmenden Aufzeichnungen.
Verwenden Sie konsistente Felder über Teams hinweg
Verknüpfen Sie kompatible Felder in verschiedenen Formularen mit demselben vorhandenen Metadatenfeld. Zum Beispiel können ein Kundenname aus einem Vertragsformular und einem Service-Fall-Formular in einer gemeinsamen Ordnerspalte erscheinen. Jeder Datensatz behält seinen eigenen Wert.
Wählen Sie die Verknüpfung beim Erstellen des Feldes. Zwei Felder mit gleicher Bezeichnung werden nicht automatisch verknüpft. Gemeinsame Metadaten machen Listen und Suchen über mehrere Formulare hinweg nützlicher.
Datensätzen Referenznummern zuweisen
Konfigurieren Sie die automatische Nummerierung für Dokumente oder Formularaufzeichnungen mit Sequenz- und Datenelementen. Ein Formularnummerierungsschema kann mehrere Formularevorlagen abdecken.
Die Nummerierung ist vom angezeigten Muster für den Datensatznamen unabhängig und in den Plänen Medium und Tailor verfügbar.
Die richtige Unterlage finden und rechtzeitig handeln
Suchen Sie nach dem, was Sie wissen
Nutzen Sie Suchfilter für einen Formulartyp, eine Abteilung, einen Kunden, ein Datum oder einen anderen Metadatenwert. Fügen Sie Aufgabenfilter hinzu, wenn Sie Datensätze benötigen, die mit Freigaben oder anderen Workflow-Aufgaben verknüpft sind.
Deep Search durchsucht zudem den indexierten Inhalt in unterstützten Dokumenten und Scans, einschließlich PDF, DOCX, PNG und JPG. Die OCR-Genauigkeit hängt von der Scan-Qualität und der Sprache ab; XLSX-Inhalte sind nicht im OCR-Inhaltsdurchsuchung enthalten.
Exportieren Sie Suchergebnisse mit Metadaten nach Excel oder CSV. Die Ergebnisse bleiben auf die Datensätze beschränkt, auf die der Benutzer Berechtigungen hat.
Verwandeln Sie Datumsangaben in Erinnerungen
Konfigurieren Sie die automatische Formular-Erinnerungen vor oder nach einem Datumsfeld, mit optionalen Bedingungen und ausgewählten Empfängern. Regeln lassen sich auf bestehende und neue Datensätze anwenden.
Beispielsweise senden Sie eine Erinnerung 30 Tage vor dem Vertragsenddatum, nur solange sein Status Aktiv ist. Wählen Sie einen Benutzer, eine Gruppe, eine E-Mail-Adresse oder ein berechtigtes Empfängerfeld aus und fügen Sie Aufzeichnungsdaten in die Nachricht ein.
Dies macht Fristen zu einem Teil der Einrichtung des Dokuments anstatt eines separaten Kalenders, den jemand pflegen muss.
Definieren Sie, was passiert, wenn eine Aufbewahrungsfrist endet.
Folderit speichert Dateien standardmäßig unbegrenzt. Mit automatisierter Aufbewahrung, verfügbar in den Plänen Medium und Tailor, wählen Sie Zeitraum, Startdatum und auszuführende Aktion.
- Wählen Sie den Ausgangspunkt.Verwenden Sie ein relevantes Metadatum, wie das Erstellungsdatum, das letzte Änderungsdatum oder das Freigabedatum, um festzulegen, wann der Aufbewahrungsablauf beginnt.
- Wählen Sie die Endaktion.Verschieben Sie Dateien in einen Archivordner, senden Sie sie in den Papierkorb oder löschen Sie sie dauerhaft. Das Archivieren kann die bestehende Ordnerstruktur erhalten.
- Legen Sie den Geltungsbereich und Ausnahmen fest.Stellen Sie Einstellungen für einen Ordner und gegebenenfalls dessen Unterordner fest. Überschreiben Sie vererbte Einstellungen für einzelne Dateien oder Ordner, wo eine andere Frist erforderlich ist.
Zeigen Sie bei Bedarf Ende der Aufbewahrung in der Ordnerliste an und nutzen Sie Dashboard & Berichte , um Dateien zu sehen, die sich diesem Datum nähern. Ihre Organisation legt angemessene Aufbewahrungsfristen und Maßnahmen fest; Folderit führt die konfigurierten Einstellungen aus.
Steuerung des Zugriffs und Beibehaltung der verknüpften Historie
Wählen Sie, wer was tun kann
Teilen Sie Datensätze mit den Personen oder Gruppen, die sie benötigen. Die im Tailor-Plan verfügbaren benutzerdefinierte Berechtigungen ermöglichen eine getrennte Steuerung von Vorschau, Download, Versionsaktualisierung, Teilen und Löschen.
Dynamische Wasserzeichen sind ein separat erhältliches Add-on. Einzelheiten zu Bereitstellung und Schutz finden Sie unter die Sicherheit von Folderit und bei der On-Premises-Option.
Behalten Sie Entscheidungen mit dem Dokument.
Nutzen Sie Nutzen Sie Dokumentenworkflows für Prüfung, Freigabe, Lesebestätigung und Unterzeichnung. Setzen Sie Teilnehmer in parallelen, seriellen oder benutzerdefinierten Stufen und verschieben Sie das Element optional nach erfolgreicher Fertigstellung in einen anderen Ordner.
Die Workflow-Details zeigen Teilnehmer, Entscheidungen, Kommentare und Zeitstempel. Wählen Sie die Unterschriftsmethode und den Plan passend zu Ihrem Prozess.
Behalten Sie Dateiversionen zusammen
Laden Sie einen Ersatz als neue Dateiversion hoch, um frühere Fassungen mit gemeinsamen Metadaten zu erhalten. Die Versionsliste kennzeichnet die aktuelle Datei und zeigt, welcher Version eine Workflow-Aufgabe zugeordnet ist.
Eine Freigabe einer früheren Version bedeutet nicht, dass die neue Version freigegeben ist. Senden Sie die überarbeitete Datei zur eigenen Freigabe, wenn Ihr Prozess dies erfordert.
Finden und exportieren Sie die Aktivitätsverlaufshistorie.
Administratoren können den globalen Audit-Trail nach Datum, Benutzer, Bereich und Aktion filtern – etwa zur Prüfung von Downloads oder Löschungen in einem bestimmten Zeitraum.
Exportieren Sie den Audit-Trail als XLSX, ODS oder CSV zur Prüfung. Dies bietet Ihrem Team eine Aktivitätsaufzeichnung, die gemeinsam mit den eigenen Richtlinien und Verfahren geprüft werden kann.
Beginnen Sie mit einem Register, das Ihr Team wöchentlich verwendet.
Dies sind Beispielkonfigurationen, die Sie an Ihre Organisation anpassen können.
Vorfallsregister
Sammeln Sie das Vorfalldatum, den Standort, die Abteilung, die Beschreibung, die verantwortliche Person und Fotos. Machen Sie die wesentlichen Felder erforderlich, und filtern Sie dann nach Abteilung oder Datum bei der Vorbereitung einer Überprüfung.
Vertragsregister
Erfassen Sie Vertragspartner, verantwortliche Person, Status und Enddatum zusammen mit dem angehängten Vertrag. Konfigurieren Sie eine Verlängerungserinnerung und ein Nummerierungsschema, damit sich Gespräche auf denselben Datensatz beziehen.
Anlagenbestände
Behalten Sie die Anlagen-ID, den Standort, die verantwortliche Person und die Service-Daten in einem Formular. Ein Inspektionsformular kann ein Relationsfeld verwenden, um eine bestehende Anlagenaufzeichnung auszuwählen und jede Inspektion mit ihrer Anlage zu verknüpfen.
Vereinbaren Sie zunächst Felder, Zugriffsrechte und Prüftermine für einen Datensatztyp. Testen Sie die Einrichtung mit einigen repräsentativen Datensätzen, bevor Sie sie in einer ganzen Abteilung einsetzen.
Sehen Sie, wie Ihre Aufzeichnungen in Folderit funktionieren würden
Bringen Sie ein Beispielregister, eine Formularvorlage oder einen Aufbewahrungsprozess in eine Demo, oder versuchen Sie, es selbst zu erstellen.
Vergleichen Sie Pläne und eingeschlossene Funktionen für Ihr Team.