Dokumenthantering för redovisningsbyråer
Samla kundakter, fakturagodkännanden och bokslutsunderlag i ett välordnat dokumenthanteringssystem.
Folderit ger redovisningsbyråer en plats för att samla in, hitta, granska och bevara underlagen bakom arbetet. Styr åtkomsten för varje kund, håll ihop revideringar och dokumentera beslut om godkännande tillsammans med filerna.
Använd systemet för deklarationsunderlag, kvitton, löneunderlag, uppdragsavtal och revisionsbevis, med arbetsflöden och strukturerade poster som passar byrån.
Ge varje kund en tydlig plats för att lämna dokument
Bygg en enhetlig struktur efter kund, räkenskapsår och uppdrag. Skilj inkommande dokument från interna arbetsmaterial och färdiga leveranser och ge varje mottagare åtkomst till rätt område.
Samla filer i kundmappar
Dela en inlämningsmapp med behörigheten Endast uppladdning. Kunder kan lämna in dokument utan att se innehåll som andra användare har lagt till. Det ger en enkel plats för att lämna kvitton, kontoutdrag och deklarationsunderlag.
För utgående dokument använder ni Viewer när kunder får ladda ned eller skriva ut, och Previewer när de ska kunna förhandsgranska format som stöds utan nedladdningsfunktioner. Behåll redigeringsrättigheterna hos dem som ansvarar för arbetet.
Ta emot filer via e-post
Aktivera en unik e-postadress för mappen för inkommande bilagor från kunder, skannrar och andra system. Avsändaren måste ange adressen i Till eller Kopia, inte Hemlig kopia. Alla som känner till adressen kan skicka till den, så dela den med avsedda avsändare.
Med Folderits Outlook-tillägg kan teamet även spara utvalda e-postmeddelanden och bilagor i rätt mapp.
Samla uppgifter tillsammans med filen
Använd eForms i Tailor för utläggsredovisningar, leverantörsförfrågningar och kunduppgifter. Lägg till fält för redovisningsperiod, ansvarig redovisningskonsult och bilagor. Obligatoriska fält hjälper avsändaren att lämna de uppgifter processen kräver.
Ett formulär skapar en sökbar post. Ställ in vem som får skicka in, visa och redigera den och koppla den vid behov till ett arbetsflöde för godkännande.
Exempel på kundstruktur: Kund → 2026 → Inkommande dokument / Arbetsmaterial / Godkända leveranser. Dela Inkommande dokument med kunden som Endast uppladdning, Arbetsmaterial med det ansvariga teamet och Godkända leveranser med kunden som Viewer. Kontrollera ärvda behörigheter innan strukturen används för konfidentiella handlingar.
Ta fakturan från inlämning till dokumenterat beslut
Folderits arbetsflöden för godkännande kan köras parallellt, i följd eller i anpassade steg. Granskare kan godkänna, avslå eller begära ett förtydligande. Beslut och kommentarer sparas i arbetsflödets historik.
- Samla in fakturan och dess sammanhangLadda upp eller e-posta filen till inlämningsmappen. Lägg till leverantör, fakturanummer, kund eller bolag, redovisningsperiod och ansvarig granskare som metadata, eller samla in uppgifterna i ett eForm-fakturaformulär.
- Komplettera saknade uppgifterFör en eForm-post kan en Fill Fields-uppgift be en redovisningskonsult att fylla i inköpsordernummer eller kostnadsställe före godkännande. Uppgiften uppdaterar formulärfält, inte metadata på en vanlig PDF-fil.
- Skicka vidare för beslutSkicka den färdiga posten till behörig beslutsfattare. I Tailor kan ni ställa in villkor och separata vägar vid godkänt resultat, avslag och överskriden tidsfrist i Workflow Designer. Testa varje väg med representativa inskickade formulär.
- För godkänt underlag vidare till nästa processStäll in att ett slutfört arbetsflöde flyttar dokumentet till en mapp för godkänt underlag eller material klart för behandling. Bokföring och betalning sker fortfarande i redovisningssystemet om ni inte har konfigurerat och verifierat en integration.
Detta är ett exempel på upplägg, inte en färdigkonfigurerad leverantörsreskontratjänst. Anpassa beslutsbehörigheter, obligatoriska fält och avvikelsehantering efter byråns rutiner.
Godkänn och underteckna uppdragsdokument
Skicka uppdragsavtal eller andra dokument för godkännande och därefter elektronisk underskrift. Folderit eSign ingår i Tailor. Integration med DocuSign är ett annat alternativ med egna tjänstekrav.
Generera återkommande kunddokument
Använd dokumentgenerering för att fylla en ODT-mall med värden från en eForm-post och skapa en PDF- eller DOCX-fil. Ta fram uppdragsavtal, bekräftelser och försättsblad med en enhetlig layout och granska det genererade dokumentet före utlämning.
Hitta underlagen och håll reda på aktuell arbetsversion
Sök i mer än filnamnet
Deep Search kan hitta text i dokument och skannade filer som stöds, bland annat PDF, DOCX, PNG och JPG. Sök på ett leverantörsnamn eller en referens och begränsa sedan resultatet efter mapp, datum eller metadata.
OCR-resultatets kvalitet beror på skanningskvalitet och valt språk. XLSX-innehåll ingår inte i OCR-innehållssökningen, så använd tydliga filnamn och metadata för kalkylblad.
Håll ihop revideringar och historik
Ladda upp en revidering som en ny version av den befintliga filen. Tidigare versioner finns kvar som referens. Uppgiftsindikatorer visar vilken version ett godkännande gäller. Ett godkännande av en tidigare version gäller inte för en senare uppladdning.
Använd Microsoft 365-integrationen för att skapa och redigera Word-, Excel- och PowerPoint-dokument som stöds. Sparade ändringar registreras i versionshistoriken.
| Fält | Exempel |
|---|---|
| Kund / bolag | Exempelhandel AB |
| Redovisningsperiod | 2026 Q4 |
| Dokumenttyp | Leverantörsfaktura, kontoutdrag, deklarationsunderlag |
| Referens | Leverantörsfaktura INV-1048 |
| Ansvarig redovisningskonsult | Den medarbetare som ansvarar för uppdraget |
Använd metadatamallar för mappar för ett enhetligt register och visa användbara fält som kolumner i listvyn. Automatisk dokumentnumrering kan ge en intern referens. Behåll leverantörens ursprungliga fakturanummer i ett eget fält.
Inför bokslut: förvara underlag, utkast till bokslutshandlingar och slutliga leveranser på bestämda platser. Utse granskare, kontrollera versionen som skickas för godkännande och använd påminnelser för nästa åtgärd. Metadata beskriver handlingen men bokför inte transaktioner och beräknar inte saldon.
Styr kundernas åtkomst och förbered underlag för granskning
Ställ in åtkomst- och inloggningsregler
Dela specifika mappar med ansvariga medarbetare och kundanvändare. Folderit har krypterade anslutningar och 256-bitars krypterad lagring. Administratörer kan kräva tvåfaktorsautentisering och ställa in lösenordsregler och IP-begränsningar via Security Policy.
Tailor ger även detaljerade behörigheter och SSO-alternativ. Gå igenom vårt Trust Center utifrån byråns säkerhetskrav.
Avgränsa revisorernas granskning
Dela utvalda underlagsmappar med namngivna granskare och ställ in slutdatum för åtkomsten vid behov. Administratörer kan filtrera granskningsloggen efter användare, datum, omfattning eller åtgärd och exportera den som XLSX, ODS eller CSV.
När en delningsbehörighet upphör återkallas inte redan nedladdade kopior. Kontrollera andra åtkomstvägar när en granskning avslutas.
Tillämpa er bevarande- och gallringsplan
I Medium och Tailor kan ni ställa in automatiserat bevarande och gallring för mappar och enskilda filer. Välj vilket datum som ska starta perioden och vad som ska hända när den löper ut: arkivera i en mapp, flytta till papperskorgen eller radera permanent.
Utgå från byråns tillämpliga krav och eventuella undantag när ni anger tider. En generell bevarandetid kan inte täcka alla kunder, jurisdiktioner och dokumenttyper.
Håll kommande uppgifter synliga
Ställ in enstaka eller återkommande påminnelser för användare och grupper. Arbetsflödesuppgifter visas i mottagarnas översikter, medan administrativa rapporter hjälper er följa väntande godkännanden, dokument som förfaller och bevarandetider som snart löper ut.
Rapporten Due Documents utgår från dokumentens Due Date-metadata. Tidsfrister för arbetsflöden ställs in separat.
Välj ett upplägg som passar byrån
Ersätter Folderit vårt redovisningsprogram?
Folderit hanterar dokument, strukturerade poster och processerna runt dem. Använd era redovisningsverktyg för huvudbok, avstämning, skatteberäkningar och betalningar. Folderit hjälper er att organisera underlagen och besluten.
Går det att ansluta till vår redovisningsplattform?
Folderit erbjuder ett API och integrationer via automatiseringsplattformar som Zapier och Make. En fungerande anslutning beror på vilka utlösare och åtgärder båda systemen stöder, hur data mappas och er konfiguration. Granska integrationsalternativen och testa överföringen innan ni förlitar er på den. Folderits Zapier-integration är för närvarande i publik betaversion.
Vilket abonnemang omfattar arbetsflödena för redovisning?
Medium innehåller enkla arbetsflöden för godkännande och läskvittens, anpassade metadata, numrering och automatiserat bevarande och gallring. Tailor tillför Workflow Designer, eForms, Folderit eSign, detaljerade behörigheter, SSO och API-åtkomst. Abonnemangen har fastställda gränser för användare och lagring, så jämför aktuella priser med era behov av personalåtkomst, kundåtkomst och arbetsflöden.
Kan kunder lämna dokument utan ett Folderit-konto?
Mappdelning till namngivna användare kräver en registrerad användare. E-post till mapp låter någon skicka filer till en aktiverad inlämningsadress utan att logga in. En publik delningslänk fungerar annorlunda: alla som har webbadressen kan komma åt det delade innehållet. Använd namngivna användare när åtkomsten ska vara knuten till identitet.
Kan olika företag ha egna arbetsytor?
Underkonton för företag har egna sektioner, teammedlemmar, administratörer och grupper. Sökning sker separat inom varje underkonto. Avgör om kundmappar i ett gemensamt konto eller separata underkonton bäst motsvarar era administrativa gränser.
Kan Folderit köras i vår egen infrastruktur?
Utöver molntjänsten finns lokal installation som alternativ. Diskutera drift, ansvarsfördelning och eventuella krav på dedikerad miljö med Folderit innan ni väljer lösning.
Prova ett kunduppdrag i Folderit
Ta med en exempelmapp för en kund och en granskningsprocess. Vi visar hur ni samlar in dokumenten, tilldelar åtkomst, dokumenterar beslut och hittar underlagen igen.