Logiciel de salle de données virtuelle
Partagez des documents confidentiels avec des réviseurs externes en maîtrisant qui peut les voir, les actions autorisées et la fin de leur accès.
Folderit intègre les outils d’une salle de données virtuelle à votre gestion documentaire : autorisations nominatives, prévisualisation seule, pistes d’audit et filigrane dynamique en option. Préparez les fichiers, partagez un dossier de revue défini et gardez une vue d’ensemble du travail.
Accordez à chaque réviseur l’accès nécessaire à sa tâche
Un audit préalable nécessite rarement que chaque destinataire voie tous les fichiers. Partagez les fichiers, dossiers ou sections sélectionnés avec des utilisateurs ou groupes nommés, puis choisissez leur niveau d’autorisation. Séparez les documents de travail internes des éléments autorisés à la communication.
| Besoin du destinataire | Accès à utiliser |
|---|---|
| Lire sans télécharger | PreviewerPrévisualiser les documents pris en charge sans commandes de téléchargement, d’impression, de copie du texte ni de modification. |
| Conserver une copie pour son travail | ViewerPrévisualiser, télécharger et imprimer sans modifier ni supprimer la ressource stockée. |
| Préparer et réviser les documents | EditorPermettre à l’équipe interne de mettre à jour les versions et les métadonnées, avec des droits de modification et de suppression sur la ressource partagée. |
Consultez les détails des niveaux d’autorisation ; Tailor ajoute des autorisations personnalisées pour chaque action. Les restrictions de prévisualisation n’empêchent pas de photographier l’écran.
Gérez les réviseurs par groupe
Créez des groupes pour les participants à une revue, par exemple les conseillers juridiques externes ou l’équipe financière d’un acquéreur. Partagez uniquement les dossiers pertinents avec chaque groupe d’utilisateurs pour que l’accès suive sa composition.
Identifiez les lecteurs sur les aperçus
Avec le module de filigrane, les aperçus affichent le nom d’utilisateur en diagonale sur le document, ainsi que la date, l’heure d’accès et le nom du fichier en en-tête ou pied de page. L’opacité est réglable pour préserver la lisibilité.
Exemple : une revue par un acquéreur. Votre équipe prépare les documents dans un dossier interne. Vous partagez les états financiers autorisés avec le groupe financier de l’acquéreur en mode Previewer, et les annexes approuvées pour téléchargement en mode Viewer. Un dossier juridique séparé est partagé avec les conseillers juridiques. Il s’agit d’un exemple de configuration : définissez le périmètre de communication avant d’inviter les destinataires.
Suivez l’activité et fermez les accès à la fin de la revue
Consultez un journal d’audit
Les administrateurs peuvent filtrer le journal d’audit global par date, utilisateur, périmètre de ressources et action. Exportez les résultats en XLSX, ODS ou CSV pour les examiner avec vos dossiers projet.
Utilisez le partage nominatif pour associer l’activité à un compte. La visite anonyme d’un lien public ne permet pas d’établir l’identité du visiteur.
Fixez une échéance d’accès
Définissez la date et l’heure d’expiration de l’autorisation de partage d’un utilisateur ou d’un groupe. C’est utile pour une revue limitée dans le temps ou la mission d’un conseiller.
L’expiration supprime cette autorisation de partage, et non le fichier. Vérifiez les autres accès : le destinataire peut encore accéder au contenu par un autre groupe, un dossier parent ou un partage distinct.
La maîtrise des accès dépend également de la connexion des utilisateurs. Les administrateurs peuvent imposer l’authentification à deux facteurs, les règles de mot de passe et les restrictions IP dans la politique de sécurité ; Folderit propose des connexions chiffrées et un stockage chiffré à 256 bits. Consultez le Centre de confiance au regard des exigences de votre organisation.
Organisez l’espace autour de la revue
- Définissez la structure des informations à communiquerCommencez par des dossiers tels que Société, Finance, Contrats et Personnel. Désignez un responsable interne pour chaque domaine et déterminez les documents prêts à être examinés par des tiers.
- Préparez un ensemble documentaire clairUtilisez des noms cohérents et vérifiez que la bonne version est partagée. Dans Folderit, l’historique des versions regroupe les révisions ; définissez une procédure de revue interne avant de remplacer les fichiers déjà communiqués.
- Vérifiez l’expérience du réviseurInvitez un réviseur de test autorisé avec les droits prévus. Vérifiez les dossiers visibles, les aperçus, les téléchargements permis et l’expiration avant d’ajouter tout le groupe. Confirmez que les formats de fichiers s’affichent comme prévu.
- Clôturez la revue et conservez les éléments utilesExaminez l’activité, supprimez les accès restants et décidez ce que l’organisation doit conserver. L’archivage et la conservation sont des décisions distinctes de la clôture d’une revue externe.
Fusions-acquisitions
Organisez les éléments financiers, juridiques et opérationnels pour des groupes d’acquéreurs définis. Découvrez l’usage d’une salle de données pour les fusions-acquisitions.
Due diligence
Accordez aux conseillers un ensemble défini de documents, avec des autorisations et une échéance d’accès. Consultez les cas d’usage de la due diligence.
Levée de fonds des startups
Préparez les documents investisseurs par étapes et choisissez les accès de chaque destinataire. Découvrez les salles de données pour startups.
Les questions à régler avant d’inviter les réviseurs
Quel avantage à utiliser Folderit comme salle de données ?
La revue peut se dérouler dans le même système que celui utilisé pour organiser et gérer les documents. Vous préparez les fichiers en interne, communiquez un ensemble sélectionné avec des droits définis, puis conservez la documentation. C’est particulièrement utile lorsque votre organisation a besoin d’une gestion documentaire continue et de revues externes ponctuelles.
Quelle offre choisir et le filigrane est-il inclus ?
Le filigrane dynamique est un module complémentaire acheté séparément et n’est inclus dans aucune offre par défaut. Tailor ajoute des autorisations personnalisées détaillées. Les offres prévoient aussi un nombre d’utilisateurs et un stockage définis : vérifiez le nombre de réviseurs et les fonctions nécessaires avec les tarifs actuels lors de la préparation. Demandez une démonstration de la configuration prévue, avec filigrane si nécessaire.
Les réviseurs externes doivent-ils avoir un compte Folderit ?
Le partage nominatif exige que les destinataires s’inscrivent et se connectent. Un lien public permet l’accès sans compte, mais toute personne disposant de son URL peut l’utiliser. Choisissez le partage nominatif pour les revues confidentielles où les accès et traces d’audit doivent dépendre de l’identité.
Peut-on révoquer un fichier déjà téléchargé ?
La suppression d’une autorisation empêche les nouveaux accès par ce partage ; elle ne récupère pas les copies déjà téléchargées. Si le destinataire a seulement besoin de lire, envisagez Previewer et le filigrane. Ces contrôles accompagnent votre politique de communication, avec les accords de confidentialité et procédures nécessaires à votre organisation.
Découvrez votre processus de revue dans Folderit
Indiquez-nous les documents à partager, leurs réviseurs et les contrôles importants. Nous vous présenterons les autorisations, le filigrane et les offres adaptés à votre situation.