Salle de données virtuelle pour la due diligence
Solution de salle de données virtuelle pour la due diligence
La due diligence consiste à examiner et analyser une entreprise ou une organisation avant une opération commerciale. Par exemple, une entreprise peut évaluer les actifs d’une autre avant de décider de son acquisition.
Cet examen peut se dérouler entre entreprises, mais aussi entre services ou établissements. La salle de données virtuelle Folderit pour la due diligence réunit dans une même plateforme l’espace de partage documentaire et les outils utiles à l’audit préalable.
La salle de données Folderit pour la due diligence convient notamment aux domaines suivants :
- Personnel et direction
- Gestion des actifs
- Technologies et propriété intellectuelle
- Administration
- Juridique
- Clients et ventes
- Finance
- Ressources humaines
La sécurité est essentielle
Folderit protège le contenu par un chiffrement de niveau bancaire à 256 bits et les transferts par chiffrement SSL. Les risques liés à la sécurité et à l’intégrité des données limitaient auparavant les échanges sensibles hors des locaux. Une salle de données dans le cloud permet désormais aux équipes de consulter le contenu autorisé en toute sécurité, sans se déplacer.
La sécurité ne se limite pas à empêcher les accès non autorisés. Les entreprises doivent aussi vérifier que les documents ont suivi le circuit prévu. Soumettez les documents importants à validation, dans un ordre hiérarchique ou en parallèle, puis configurez leur diffusion après les validations nécessaires. Vous pouvez également appliquer une politique de mot de passe pour renforcer la protection.
Simplifiez les processus
Lorsqu’une entreprise envisage d’acquérir les actifs d’une autre, un environnement sécurisé ne suffit pas. La solution de due diligence doit aussi vous permettre de préparer le partage des documents en amont.
Pour limiter la consultation dans le temps, définissez une date et une heure d’expiration de l’autorisation de partage. Vous pouvez ainsi prévoir une fenêtre de quelques minutes, heures, jours, mois ou années pour examiner certains actifs et documents. À l’échéance, cette autorisation prend fin ; vérifiez aussi les autres accès éventuels. L’expiration ne masque pas une partie du contenu et ne remplace donc pas le caviardage d’informations sensibles.
Organisez également les contrats avant de lancer le processus. Définissez les autorisations et la visibilité, puis conservez les versions avec leurs métadonnées pour négocier les conditions sans perdre la trace de l’évolution du document.
Folderit permet aussi de verrouiller un document pour qu’un seul utilisateur travaille dessus à la fois. Pendant cette période, les autres ne peuvent pas le modifier. S’ils tentent de le faire, un message indique que le fichier est verrouillé, avec le nom de l’utilisateur concerné et l’horodatage.
La confidentialité dans une salle de données pour la due diligence
Lors d’une fusion-acquisition, les deux parties doivent trouver un équilibre entre transparence et protection. Vous souhaitez partager les informations nécessaires sans exposer prématurément des données sensibles. Accordez un accès complet à certains dossiers et limitez les autres. Vous pouvez aussi permettre aux utilisateurs de prévisualiser uniquement certains fichiers. Les journaux d’audit de Folderit conservent l’historique des utilisateurs ayant accédé à vos fichiers et des dates de consultation.
Conclusion
Chacun prend le temps de se renseigner avant d’acheter une voiture, un logement ou même de choisir un colocataire. De l’autre côté de l’échange, certaines informations restent privées : personne n’a besoin de lire vos messages personnels pour vous vendre une voiture. Folderit vous permet de choisir ce que vous partagez et ce que vous gardez confidentiel. La due diligence mérite une préparation rigoureuse, et Folderit réunit les outils utiles à ce travail.
Vous décidez ainsi qui accède à vos documents, pendant combien de temps et dans quelles conditions.
L’équilibre est parfois délicat, mais la salle de données Folderit pour la due diligence vous aide à le trouver. Commencez votre essai gratuit ici !