Asiakirjanhallintajärjestelmän siirto siirtää enemmän kuin tiedostoja. Sen on säilytettävä tiedot, joita ihmiset tarvitsevat näiden tiedostojen löytämiseen, ymmärtämiseen ja hallitsemiseen: metatiedot, omistajuus, käyttöoikeudet ja vaadittu historia. Onnistuneella siirrolla on määritelty laajuus, testattu siirtomenetelmä ja todisteet siitä, että kohde on valmis.
Opas auttaa siirtymään jaetuista kansioista, tiedostopalvelimelta tai toisesta asiakirjanhallintajärjestelmästä. Se kattaa suunnittelun, pilotin, käyttöönoton ja tarkistukset. Folderitin siirto-ohje (englanniksi) kuvaa vaihtoehdot. Menetelmät ja julkaistut rajat tarkistettiin 2.11.2026. Sovi toteutus ja palvelun laajuus Folderitin kanssa.
1. Inventoi asiakirjat ja niitä käyttävät järjestelmät
Luettele jokainen lähde, sen omistaja, tiedostojen määrä, kokonaiskoko, muodot, kansiorakenne ja liiketoiminnan tarkoitus. Sisällytä tytäryhtiöissä, osastojen arkistoissa ja työnkulkusovelluksissa olevat asiakirjat. Tallenna mitkä prosessit luovat tai päivittävät ne ja mitkä integraatiot riippuvat niiden olemassa olevista sijainneista.
Päätä, mikä kuuluu soveltamisalaan: nykyiset tiedostot, historialliset versiot, metatiedot, tarkastustodisteet, linkit, käyttöoikeudet ja keskeneräiset työnkulut. Käsittele näitä erillisinä siirtovaatimuksina. Tiedostonsiirto ei toista automaattisesti vanhan järjestelmän versiohistoriaa tai käyttöoikeusmallia.
Luokittele aineisto päätöksen mukaan: siirretään, säilytetään hallitussa vanhassa arkistossa tai arvioidaan luvallista hävittämistä varten. Poista kaksoiskappaleet vasta, kun virallinen kappale ja säilytysvelvoitteet on selvitetty. Siirto ei aloita asiakirjan säilytysaikaa uudelleen.
2. Sovi hyväksymiskriteerit ja vastuuhenkilöt
IT vastaa siirrosta ja teknisistä tarkistuksista, toiminnan vastuuhenkilöt aineiston täydellisyydestä ja asiakirjahallinnon tai lakiasioiden vastuuhenkilöt säilytyspäätöksistä. Nimeä henkilö, joka voi hyväksyä käyttöönoton tai päättää palautuksesta lähtötilaan.
Vieritä taulukkoa sivusuunnassa nähdäksesi molemmat sarakkeet.
| Hyväksymistarkastus | Esimerkkitodisteita |
|---|---|
| Täydellisyys | Lähde- ja kohdemäärät täsmäävät, ja jokainen poissulkeminen on selitetty. |
| Tiedoston eheys | Tiedostot avautuvat oikein; tarkistussummat vastaavat sitä, missä siirto säilyttää alkuperäiset tavut. |
| Metatiedot | Pakolliset kentät, päivämäärät, tunnisteet ja luetteloarvot kartoitetaan oikein. |
| Pääsy | Valtuutetut käyttäjät voivat työskennellä; luvattomat käyttäjät epäonnistuvat pääsytesteissä. |
| Toiminnan jatkuvuus | Haku, hyväksynnät, asiakirjalinkit ja vaaditut integraatiot läpäisevät sovitut testit. |
| Palautuminen | Ryhmä voi palauttaa sovitun lähdetilan tai palata siihen, jos hyväksyminen epäonnistuu. |
Tiedostojen muuttumattomuuden tarkistamista käsittelee National Library of New Zealandin digitaalisten kokoelmien opas (englanniksi). Tiedoston eheys ja toiminnallinen hyväksyntä ovat eri tarkistuksia: samat tavut eivät todista käyttöoikeuksien tai metatietojen oikeellisuutta.
3. Kartoita metatiedot ennen laajaa tuontia
Luo kartoitustaulukko, jossa on lähdekenttä, kohdekenttä, tietotyyppi, muunnossääntö ja omistaja. Muunna esimerkiksi epäjohdonmukainen toimittajan nimi valvotuksi luetteloksi, yhdistä sopimuksen päättymispäivä Päivämäärä-kenttään ja säilytä vanhan asiakirjan tunniste omassa kentässään.
Älä korvaa asiakirjan alkuperäistä liiketoimintaan liittyvää päivämäärää latauspäivällä. Erota laskun päiväys, sopimuksen päättymispäivä ja siirtopäivä. Tarkista päivämäärämuodot, aikavyöhykkeet, tyhjät arvot, päällekkäiset tunnisteet ja useita versioita sisältävät asiakirjat.
Folderit tukee mukautettuja kenttiä ja uudelleenkäytettäviä kansion metatietomalleja. Excelissä tai CSV:ssä säilytettävien metatietojen osalta ota yhteyttä Folderitiin ennen pääsiirtoa, jotta voit sopia kenttäkartoituksesta ja menetelmästä, joka vastaa kunkin rivin tiedostoon. Älä oleta, että laskentataulukko vastaa tiedostoja oikein pelkästään nimen perusteella.
4. Valitse ja testaa siirtotapa
- SFTP: sopii suurille tiedostomäärille ja kansioille; Järjestä yhteys ja prosessi Folderitin kanssa.
- Folderit Sync: työpöytäsovellus kansioiden ja tiedostojen synkronointiin tietokoneelta tai tiedostopalvelimelta.
- Selainlataus: hyödyllinen pienille siirroille ja edustaville testierille.
- ZIP-lataus: siirrä kansiorakenne erissä. Nykyinen tuontiopas määrittää enintään 500 Mt ja 500 tiedostoa ZIP-tiedostoa kohden.
Katso menetelmät tuontiohjeesta (englanniksi). Selvitä siirtonopeus ja rajat omalla tiedostoaineistolla tehtävässä pilotissa. Sovi erikseen tarvittavan vanhan tapahtumahistorian, versioiden ja työnkulkujen säilyttämisestä.
5. Rakenna uudelleen ja vahvista käyttöoikeudet
Luo kohderyhmät ja kansiorakenne ennen laajan käyttöoikeuden myöntämistä. Kartoita yritysrooleja sen sijaan, että kopioit vanhoja käyttöoikeuksia ilman tarkistusta. Testaa pääsyä tavallisilla käyttäjätileillä, mukaan lukien tili, joka on evättävä.
Folderitin käyttöoikeustasot (englanniksi) erottavat esikatselun, tiedoston lataamisen käyttäjälle, muokkauksen ja tiedoston lisäämisen järjestelmään. Tarkista ulkoinen jakaminen ja periytyvät oikeudet. Myönnä siirtäjille vain tarvittavat oikeudet ja poista väliaikaiset oikeudet siirron hyväksynnän jälkeen.
6. Kokeile koko liiketoimintaprosessia pilotissa
Valitse pieni, edustava asiakirjajoukko: skannattu PDF, Office-tiedosto, suuri tiedosto, vanhempi versio ja käyttörajoitettu asiakirja. Tuo aineisto metatietoineen. Pyydä käyttäjiä hakemaan sitä, muokkaamaan sallittuja tietoja ja suorittamaan hyväksyntä tai lukukuittaus.
Tarkista tiedoston sisältö ja metatiedot erikseen. OCR auttaa hakemaan tuettuja skannauksia, mutta ei todista kaikkien rakenteisten kenttien siirtyneen oikein. Kirjaa poikkeamat, korjaa niiden syyt ja toista kyseiset tarkistukset ennen seuraavan erän hyväksymistä.
7. Suunnittele käyttöönotto ja palautuminen
Vaiheittainen siirto voi vähentää häiriöitä, mutta ei takaa katkotonta käyttöä. Sovi käyttöönottoajankohta sekä se, milloin vanha järjestelmä muuttuu vain luku -tilaan, miten myöhemmät muutokset siirretään ja mistä lähtien uudet asiakirjat lisätään Folderitiin.
Älä sulje lähdettä vain siksi, että sen metatiedot on kopioitu. Pääsy toiseen järjestelmään jääviin tiedostoihin vaatii sovitun ja testatun järjestelyn. Vältä hallitsematonta muokkausta molemmissa järjestelmissä: tunnista kunkin vaiheen ensisijainen tallennuspaikka.
- Vahvista palautettava lähdekopio ja sovitut palautusehdot.
- Ilmoita mahdollisista käyttökatkoksista ja anna tukiyhteyshenkilö.
- Siirrä viimeiset muutokset ja täsmäytä ne lähteeseen.
- Hanki toiminnan vastuuhenkilön hyväksyntä ennen normaalien työtapojen muuttamista.
8. Täsmäytä, kouluta ja poista vanha järjestelmä hallitusti käytöstä
Ylläpidä siirtorekisteriä, joka sisältää lähdetunnisteen, kohdetunnisteen, erän, tuloksen ja poikkeustilan. Tutki puuttuvia tiedostoja ja odottamattomia lukuja. Vahvista vaaditut metatiedot, haettavuus ja käyttöoikeudet ja säilytä sitten hyväksymistodistus siirtosuunnitelman mukana.
Kouluta käyttäjiä heidän päivittäisiin tehtäviinsä ja tarkista palaute julkaisun jälkeen. Pidä vanha lähde saatavilla säädetyn käyttöoikeuden alaisena sovitun vahvistus- tai säilytysjakson ajan. Poista se käytöstä vasta sen jälkeen, kun asianomaiset omistajat ovat hyväksyneet tietueiden säilyttämis-, sopimus- ja hävittämisjärjestelyt.
Siirtovalmiuden tarkistuslista
- Laajuus, lähteiden omistajat ja asiakirjaluettelo hyväksytty.
- Metatietojen kartoitus ja tiedostojen täsmäysmenetelmä testattu.
- Vaaditut versiot, tarkastuksen todisteet ja työnkulkuhistoria otetaan huomioon.
- Kohdejärjestelmän käyttöoikeudet ja negatiiviset käyttöoikeustestit läpäisty.
- Pilottitiedostot, haut ja liiketoiminnan työnkulku hyväksytään.
- Käyttöönotosta, viimeisistä muutoksista, palautuksesta ja käyttäjäviestinnästä on sovittu.
- Täsmäytys ja vanhan järjestelmän käytöstäpoiston hyväksynnät on kirjattu.
Valitsetko vielä määränpäätä? Käytä DMS-arviointiopasta. Jos haluat suunnitella siirron Folderitiin, tarkista siirtovaihtoehdot ja ota yhteyttä tiimiin ennen koko arkistosi siirtämistä.
