Identificar
Carpetas, referencias y metadatos para dar contexto a cada documento.
Sistema de control documental
Organice el ciclo de vida de los documentos para que cada persona pueda encontrar, revisar y utilizar la información que le corresponde.
Revisar
Versiones, permisos y flujos de aprobación para coordinar cambios.
Conservar
Trazabilidad y políticas configurables para mantener las evidencias necesarias.
Defina qué significa un documento controlado
Acuerde quién es su propietario, quién puede editarlo y quién autoriza su uso. Establezca las categorías, las referencias y los criterios de revisión antes de ampliar el repositorio a toda la organización.
Una versión no es un estado de aprobación
El historial conserva revisiones anteriores; el proceso de aprobación registra una decisión sobre el documento correspondiente. Configure ambos controles y evite que cargar un archivo nuevo lo convierta de hecho en la versión distribuida sin revisión.
Distribuya con los permisos adecuados
Los metadatos facilitan la búsqueda, pero no sustituyen los permisos. Compruebe el acceso de lectores, editores y participantes externos. Defina cómo se retiran o identifican las versiones obsoletas.
Mantenga la trazabilidad del ciclo de vida
Utilice los registros de actividad, los recordatorios y el calendario de conservación de acuerdo con su procedimiento. Al implantar el sistema, pruebe desde la entrada de un documento hasta su consulta y cierre, incluyendo rechazos y correcciones.
Preguntas frecuentes
¿Puedo editar documentos de Microsoft Office?
La integración con Microsoft 365 permite crear y editar archivos compatibles de Word, Excel y PowerPoint. Confirme las licencias y condiciones de la integración.
¿Sirve para varios departamentos?
Puede configurar estructuras y permisos para distintas áreas. Diseñe la separación y pruebe la búsqueda y el acceso con cada perfil de usuario.
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