Mikä on DocuWare?
DocuWare on sähköinen asiakirjahallintajärjestelmä (DMS) ja työnkulkujen automatisointialusta liiketoimintatiedon digitointiin ja hallintaan. Sen integraatiot palvelevat esimerkiksi talous-, henkilöstö- ja myyntitoimintoja. Yhteiseen säilytyspaikkaan vastaanotetaan, tallennetaan ja indeksoidaan asiakirjoja turvallista hakua varten. Työnkuluilla voidaan automatisoida esimerkiksi laskujen hyväksyntää ja perehdytystä.
DocuWare on saatavilla pilvipohjaisena SaaS-palveluna sekä paikallisena asennuksena. Se auttaa muuttamaan paperiasiakirjoja digitaaliseen muotoon, tukee tiedon eheyttä ja vaatimustenmukaisuutta sekä yhdistää tiimit hallitulla tiedonjaolla. Ominaisuudet ja käyttöönottovastuut on tarkistettava valitusta kokoonpanosta.
DocuWaren keskeiset osat
Alusta koostuu yhdistetyistä moduuleista:
- File Cabinets: Keskitetyt digitaaliset asiakirjavarastot, joissa asiakirjat järjestetään, indeksoidaan ja suojataan.
- Workflow Manager: Graafinen editori monivaiheisiin työnkulkuihin. Vaiheita sijoitetaan vuokaavioon ilman tavallista ohjelmointityötä.
- Intelligent Indexing: Tekoälypohjainen palvelu asiakirjojen luokitteluun ja metatietojen poimintaan indeksikenttiin.
- E-Forms: Verkkolomakkeet keräävät tiedot ja käynnistävät digitaalisen prosessin ilman paperista asiakirjaa.
- Mobile App: Mobiilisovellus, jolla työntekijä voi seurata tilannetta, hyväksyä pyyntöjä ja hoitaa tehtäviä etänä.
Miten DocuWare toimii
Teknisen rakenteen ymmärtäminen auttaa käyttöönotossa. Toimintamalli voidaan jäsentää talteenottoon, säilytykseen, hallintaan ja automatisointiin.
- Asiakirjojen elinkaaren hallinta: Prosessi kattaa vastaanoton, jakamisen, tarkastuksen, hyväksynnän, arkistoinnin ja lopullisen käsittelyn. Sähköpostista, paperilta ja verkkolomakkeista saatavat asiakirjat sekä niistä poimitut tiedot säilytetään jäsennellysti nopeaa hakua ja tehtävien käsittelyä varten.
- Älykäs asiakirjankäsittely (IDP): IDP hyödyntää tekoälyä ja automaatiota talteenotossa, sisällön ymmärtämisessä ja hallinnassa. Soveltuva laajennus voi poimia myös monimutkaista tai epäjäsenneltyä sisältöä ja luokitella sen. Käsinkirjoituksen ja heikkolaatuisen aineiston tunnistustulos on testattava erikseen.
- Tehtävien hallinta ja ilmoitukset: Tehtäviä voidaan ryhmitellä päivittyviin luetteloihin, kuten uusien sopimusten tarkastus tai henkilöstöasiakirjojen hyväksyntä. Ehdot ohjaavat asiakirjojen näkymistä, ja sähköposti ilmoittaa tarvittavista toimista. Oikein määritettynä tämä vähentää unohtumista.
Mitkä ovat DocuWaren keskeiset ominaisuudet?
DocuWare tarjoaa työkaluja asiakirjan koko elinkaaren hallintaan. Määritetty järjestelmä yhdistää asiakirjatyönkulut organisaation prosesseihin tehokkuuden parantamiseksi.
Keskeisiä ominaisuuksia ovat:
- Intelligent Indexing: Tekoäly ja optinen tekstintunnistus tunnistavat asiakirjan sisältöä sekä poimivat tietoja, kuten toimittajan nimen, päivämäärän ja summan, jäsennellyiksi indeksiarvoiksi.
- Automaattinen käsittely: Ratkaisu voi jakaa eräskannauksen tiedostoiksi ja ohjata ne määritettyyn digitaaliseen koriin. Tuki ja säännöt riippuvat käytetystä kokoonpanosta.
- Tehtävien hallinta: Huomiota vaativa asiakirja, kuten hyväksyttävä lasku, tuottaa tehtävän vastuukäyttäjälle.
- Käynnistimet ja säännöt: Työnkulku voi käynnistyä tallennuksesta tai tilakentän muutoksesta. Tietyn summan ylittävä lasku voidaan esimerkiksi ohjata päällikön tarkastukseen.
- ERP- ja CRM-integraatiot: Yhteyksiä on esimerkiksi SAP-, Microsoft Dynamics-, Salesforce- ja QuickBooks-järjestelmiin. Tarkista liitäntä ja sen ehdot erikseen.
- Sähköposti-integraatiot: Outlookin tai Gmailin viestejä ja liitteitä voidaan tallentaa arkistoon tuetuilla yhteyksillä.
- Laitteet: Paperiasiakirjat voidaan vastaanottaa soveltuvista skannereista ja monitoimilaitteista. Varmista yhteensopiva siirtotapa.
- Kokotekstihaku: Haku asiakirjan tekstisisällöstä.
- Indeksikentät: Suodatus metatiedoilla, kuten päivämäärä, asiakastunnus tai asiakirjatyyppi.
- Kansionäkymät: Indeksitiedoista muodostuvien, perinteistä kansiorakennetta muistuttavien näkymien selaaminen.
Mitkä ovat DocuWaren tietoturvaominaisuudet?
DocuWare tarjoaa yrityskäyttöön suunniteltuja suojauksia arkaluonteisille tiedoille ja vaatimustenmukaisuuden tueksi.
- Salaus: Asiakirjojen säilytyksessä käytetään AES-256-salausta ja asiakas-palvelinyhteydessä HTTPS/TLS-suojausta kokoonpanon mukaan.
- Käyttöoikeudet: Ylläpitäjät määrittävät roolien ja ryhmien perusteella, kuka voi lukea, muokata, viedä tai poistaa asiakirjan.
- Tapahtumalokit: Järjestelmä kirjaa asiakirjan toimet ja muodostaa historian käyttäjistä sekä muutoksista auditointia varten.
- Säilytyskäytännöt: Organisaatio voi määrittää asiakirjoille vaaditun säilytysajan ja poistotoimen. Seitsemän vuotta veroasiakirjoille on esimerkki, ei kaikkien maiden yleissääntö. Tämä tukee soveltuvia GDPR-, HIPAA- ja SOC 2 -prosesseja, mutta ei yksin takaa vaatimusten täyttymistä.
Mitä käyttöönottomalleja DocuWare tarjoaa?
DocuWare tarjoaa eri IT-strategioihin sopivia vaihtoehtoja.
- DocuWare Cloud: Microsoft Azureen sijoitettu SaaS-palvelu, jossa palveluntarjoaja vastaa palvelinympäristön ylläpidosta ja sovituista päivityksistä. Se sopii organisaatioille, jotka haluavat pilvipalvelun ilman omaa laiteinvestointia.
- Paikallinen asennus: DocuWare voidaan asentaa omille palvelimille, kun organisaatio haluaa suoran infrastruktuurin hallinnan. Varmuuskopiointi, palvelinylläpito ja ominaisuusvastaavuus vahvistetaan valitun version ja sopimuksen mukaan.
DocuWaren tavalliset käyttötapaukset
Ratkaisu ei rajoitu yhteen toimialaan. Sillä voidaan uudistaa osastojen asiakirjaprosesseja, tehostaa työtä ja parantaa käyttäjäkokemusta.
- Ostoreskontra: Laskujen käsittely, kolmikantatäsmäytys ja hyväksyntäohjaus voivat nopeuttaa maksuja, vähentää syöttövirheitä ja käsityön kustannuksia.
- Henkilöstöhallinto: Henkilöstötiedot, perehdytyksen tarkistuslistat ja arkaluonteisten asiakirjojen turvallinen säilytys.
- Myynti ja sopimushallinta: Sopimusten keskitetty säilytys, uusimismuistutukset sekä muutosten ja hyväksyntöjen seuranta.
- Vaatimustenmukaisuus ja säilytys: Metatietoihin perustuvilla säännöillä hallitaan säilytystä ja tarvittaessa erillistä poistokieltoa . Ne ovat eri käsitteitä: säilytysaikataulu ohjaa tavallista säilytystä ja lopullista käsittelyä, poistokielto voi keskeyttää hävittämisen. Tarkista, mitä valittu tuote ja kokoonpano tukevat sekä kenelle toimista ilmoitetaan.
Kenelle DocuWare on tarkoitettu?
DocuWare on skaalautuva asiakirjahallintaohjelmisto pienille ja keskisuurille yrityksille sekä suurille organisaatioille valitun kokonaisuuden mukaan. Sitä käytetään eri toimialojen tarpeisiin.
- Terveydenhuolto: Potilasasiakirjojen hallinta ja suojattu saatavuus voivat tukea hoitotyötä sekä soveltuvia esimerkiksi HIPAA-vaatimuksia. Prosessi ja paikalliset velvoitteet arvioidaan erikseen.
- Rahoitus: Laskukäsittely, auditointiin valmistautuminen ja arkaluonteisten taloustietojen hallittu suojaaminen.
- Koulutus: Opiskelijatietojen hallinta, hallinnolliset prosessit ja osastojen sekä tarvittaessa opiskelijoiden ja huoltajien viestintä.
- Valmistava teollisuus: Tilausten, varastotietojen ja vaatimustenmukaisuusasiakirjojen käsittely toiminnan ja asiakasvaatimusten tueksi.