Mitä on asiakirjojen jakaminen organisaation ulkopuolelle?

Asiakirjojen jakaminen ulkopuolisille on tiedostojen hallittua jakelua organisaation ulkopuolisille asiakkaille, auditoijille, urakoitsijoille tai toimittajille. Sähköpostiliitteen sijaan käyttöoikeudet, päättymispäivät ja tapahtumalokit voivat säilyttää jaetun asiakirjan käytön jäljitettävänä järjestelmän tukemissa jakotavoissa.

Jokainen yritys jakaa asiakirjoja ulospäin: tarjouksia, sopimuksia, auditointiohjeita, piirustuksia ja viranomaistietoja. Olennaista on, käytetäänkö hallittua kanavaa vai irrallisia liitteitä ja linkkejä, joiden käyttöä ei pystytä seuraamaan, rajoittamaan tai peruuttamaan.

Jakokanava ratkaisee, säilyykö sopimuksen, ohjeen tai talousasiakirjan käyttö hallittuna vai syntyykö erillinen kopio, jota et voi enää palauttaa hallintaasi. Myös sallittu lataaminen tuottaa vastaanottajalle oman kopion.

Ulkoinen jakaminen ja sähköpostiliitteet

Sähköpostiliite luovuttaa vastaanottajalle kopion, jonka hän voi lähettää edelleen, muokata ja säilyttää ilman näkyvyyttäsi. Myöhempi muutos ei päivitä kopiota. Näin voi syntyä epäselvyys allekirjoitetusta sopimusversiosta tai vanhan ohjeen käytöstä.

Hallitussa jaossa asiakirja pysyy valvotussa sijainnissa ja vastaanottaja saa siihen käyttöoikeuden määrittämilläsi ehdoilla:

Näissä pääsy myönnetään ja tarvittaessa perutaan pysyvän kopion luovuttamisen sijaan. Siksi käyttöoikeudet ovat ulkoisen jakamisen käytännön ytimessä. Myöhemmin kysymys sopimuksen käyttöoikeuksista ratkeaa hallitun jakamisen tiedoista, kun sähköpostiliitteiden vastaanottajia ja edelleenjakoja olisi vaikea selvittää.

Miksi ulkoinen jakaminen on tärkeää vaatimustenmukaisuudelle?

Sääntely- ja hallintakehyksissä ulkoinen jakelu on osa valvontaa. ISO 9001:n kohta 7.5.3 käsittelee dokumentoidun tiedon jakelua, käyttöä ja hakua myös organisaation ulkopuolella. Siksi ISO 9001 -asiakirjahallinta kattaa myös ulkoisille vastaanottajille toimitettavan tiedon. ISO 27001 edellyttää tieto-omaisuuden asianmukaista käyttöoikeuksien hallintaa. GDPR edellyttää vastuullisuutta kolmansille osapuolille luovutettavissa henkilötiedoissa, mukaan lukien tieto luovutuksen sisällöstä, vastaanottajasta ja perusteesta.

Hallitsematon jako voi vaarantaa nämä tavoitteet. Toimittajalle lähetetty ja sen jälkeen kahdesti päivitetty ohje voi jäädä vanhana käyttöön. Siksi versionhallinta on ulotettava myös ulkoiseen jakeluun. Henkilöstötietojen jakaminen henkilökohtaisella pilvilinkillä etuuspalvelulle voi aiheuttaa tietosuojariskin. Asianmukainen GDPR-velvoitteita tukeva asiakirjahallinta voi vähentää riskiä, mutta se ei yksin estä kaikkia virheitä. Myös 17 sähköpostiketjussa neuvoteltu sopimus ilman yhteistä ajantasaista versiota voi synnyttää riidan. Tästä syystä sopimushallintaa ja ulkoisen jakamisen hallintakeinoja arvioidaan usein yhdessä.

Ulkoiset auditoijat tarvitsevat itsekin asiakirjoja. Rajattu, vain luettava ja määräaikainen pääsy voi olla tehokkaampi kuin ZIP-pakettien kokoaminen tai verkkolevyn esittely. Tällöin tapahtumaloki tukee käytön todentamista ja auditointiin valmistautuminen voi helpottua käyttöoikeuksien määrittämiseksi.

Miten ulkoinen jakaminen toimii DMS:ssä

Kun käytössä on asiakirjahallintajärjestelmä, ulkoisiin vastaanottajiin voidaan soveltaa määritettyjä hallintakeinoja. Folderitissa asiakirjavastaava esimerkiksi jakaa kansion hyväksyttyjä piirustuksia alihankkijalle vain esikatselu -oikeudella ja päättymispäivällä. Loki kirjaa esikatselut; lataaminen kirjautuu vain, jos se on sallittu kyseisessä jakotavassa. Uudet revisiot ja hyväksyttyjen piirustusten julkaisu on järjestettävä oikeilla kansioilla, työnkuluilla ja käyttöoikeuksilla, jotta vastaanottaja käyttää tarkoitettua versiota.

Sama ympäristö voi vastaanottaa asiakirjoja vain lähetys -oikeudella. Ulkopuolinen toimittaa esimerkiksi toimittajatodistuksen, allekirjoitetun sopimuksen tai perehdytysasiakirjan suoraan jäsenneltyyn paikkaan sähköpostin sijaan. Jos aineisto tarvitsee allekirjoituksen eikä vain säilytystä, sähköisen allekirjoituksen työnkulut pitävät allekirjoitetun version ja työnkulun tiedot samassa hallitussa ympäristössä.

Ulkoinen jakaminen osana asiakirjan elinkaarta

Sisäinen asiakirjojen hallinta on helpompi rajata oman ympäristön menettelyihin. Ulkoisessa jaossa vastaanottaja on oman hallintasi ja koulutuksesi ulkopuolella. Hyvin järjestettynä ulkoinen jakelu on osa asiakirjojen elinkaaren hallintaa, ei sen poikkeus. Testaa ulkoiset jakotapaukset jo DMS-arvioinnissa. Vertaile konkreettisia käyttöoikeus-, tunnistus- ja lokitoimintoja pelkän tallennuslupauksen sijaan.

Mitkä tiimit hyötyvät eniten hallitusta ulkoisesta jaosta?

Lakitiimi tarvitsee tiedon toimitetusta sopimusversiosta ja ajankohdasta. Asiakirjavastaava jakaa ajantasaiset revisiot useille ulkopuolisille. Tietohallinto ja tietoturva haluavat vähentää varjo-IT:tä, kuten henkilökohtaisia WeTransfer- ja Google Drive -siirtoja. Tähän auttavat yksityiskohtaiset käyttöoikeustasot hyväksytyssä ja riittävän helpossa kanavassa. Henkilöstöhallinto puolestaan kerää työntekijöiden asiakirjat ilman henkilötietoja sisältäviä sähköpostiketjuja.

Mitä tapahtuu hallitsemattomassa jaossa?

Vastaanottajat voivat käyttää vanhoja versioita, kopiot kiertävät hallinnan ulkopuolella eikä käytöstä ole kattavaa tietoa. Tämä aiheuttaa asiakirjahallinnan puutteita ja kysymyksiä GDPR:n osoitusvelvollisuudesta.

Miten ulkoinen jakaminen eroaa sisäisestä?

Sisäisessä jaossa käyttäjätilit, oikeudet ja käytännöt ovat oman hallinnon piirissä, usein roolipohjaisen käyttöoikeuksien hallinnan avulla. Ulkoiset vastaanottajat voivat jakotavasta riippuen toimia tilillä tai ilman omaa tiliä. Valitse siksi soveltuva tunnistautuminen, määräaikaisuus, käyttörajoitukset ja tapahtumien kirjaaminen. Älä oleta avoimelta linkiltä samaa henkilöllisyyden varmistusta kuin tunnistetulta käyttäjältä.