Mikä on M-Files?

M-Files on tekoälyä hyödyntävä, metatietokeskeinen asiakirja- ja tiedonhallinta-alusta. Se järjestää sisällön asiayhteyden eli merkityksen eikä vain sijainnin mukaan. Metatietoarkkitehtuuri, työnkulut ja tekoälytyökalut auttavat selkeyttämään tietoa, tehostamaan prosesseja ja toteuttamaan tietoturvan sekä hallinnan sääntöjä.

M-Filesin Context-First-ajattelu huomioi asiakirjan henkilöt, tarkoituksen, ajankohdan ja syyn. Tämä vähentää arvailua, tukee työnkulkuja ja antaa asiayhteyttä tekoälyn käyttöön.

M-Files on saatavilla pilvipalveluna, paikallisesti tai hybridinä valitun tuotteen ja sopimuksen mukaan. Se yhdistää jäsennellyn liiketoimintatiedon ja epäjäsennellyn sisällön.

Miten M-Files toimii?

M-Files luokittelee metatiedoilla ja näyttää aineiston niiden perusteella muodostuvissa näkymissä. Asiakirjoja löydetään merkityksen mukaan pelkän kansiopolun sijaan. Soveltuvilla yhteyksillä voidaan hallita sisältöä useista tietovarastoista yhteisesti.

Käyttöliittymät auttavat navigoimaan ja löytämään asiakirjat tehokkaasti.

M-Filesin keskeiset ominaisuudet

M-Files tukee asiakirjahallintaa seuraavilla ominaisuuksilla:

• Metatietoarkkitehtuuri: M-Files käyttää metatietoihin perustuvaa patentoitua arkkitehtuuria. Järjestämistapa auttaa löytämään tiedon ja vähentämään ristiriitaisia kopioita sekä liiketoimintariskejä. 
• M-Files Aino AI Assistant: Aino on generatiivisen tekoälyn työkalu esimerkiksi asiakirjojen yhteenvetoihin, kääntämiseen ja soveltuviin automatisoituihin toimintoihin. Saatavuus ja laajuus riippuvat tarjonnasta. 
• Työnkulkujen automatisointi: Metatiedot ohjaavat elinkaarta esimerkiksi luonnoksesta hyväksytyksi. Työnkulku voi päivittää arvoja vaiheen valmistuttua määritettyjen sääntöjen mukaan.
• Tietoturva ja vaatimustenmukaisuus: M-Files ylläpitää yksityiskohtaisia tapahtumalokeja. Ne kirjaavat, kuka käytti mitä tietoa ja milloin, mikä tukee raportointia ja tietoturvatarkastuksia. Salaus suojaa siirrettäviä ja tallennettuja tietoja. Asiakirjat säilytetään hallituissa tietovarastoissa.

M-Files-asiakirjahallinnan keskeiset toiminnot

M-Filesin ominaisuuksiin DMS-järjestelmänä kuuluvat seuraavat:

• Asiakirjojen luominen ja hallinta: M-Files tukee asiakirjojen laatimista, säilytystä, hakua ja paperiaineiston digitointia. Yhteistyötä suojaavat käyttöoikeuksien hallintakeinot.
• Versionhallinta: M-Files seuraa versiohistoriaa ja säilyttää aiemmat luonnokset sekä palautusmahdollisuuden. Nykyisen tai hyväksytyn version julkaisutapa määritetään käytännöillä ja asetuksilla vaatimustenmukaisuuden tueksi.
• Ulkoinen yhteistyö: M-Files tarjoaa hallittuja tapoja jakaa tiedostoja ulkopuolisille ilman irrallisia sähköpostikopioita. Soveltuvat sähköiset allekirjoitukset ja mobiilityönkulut riippuvat valituista palveluista.
• Yrityshaku: Hakutyökalut voivat kattaa liitetyt järjestelmät ja useita asiakirjoja. Varmista tarvittavat lähteet, yhteydet ja oikeudet.
• Tekoäly ja asiakirjaluokittelu: Tekoälyominaisuudet tukevat luokittelua, sisältöanalyysia ja metatietojen rikastamista valitun kokonaisuuden mukaan.
• Sääntelyn noudattamisen tuki: Oikein määritetty käsittely ja historia tukevat esimerkiksi GDPR- tai HIPAA-velvoitteita. Mukana on kattava tapahtumaloki.

Palvelinympäristö: usean palvelimen ja hybridin vaihtoehdot

M-Files tarjoaa eri IT-tarpeisiin pilvi- ja paikallisasennuksia. Aiemmassa tuotenimistössä M-Files Base kuvasi perustason paikallista versiota ja Team sekä Business laajempia kokonaisuuksia. Näitä nimiä ei pidä pitää nykyisen hinnaston vahvistuksena. Tarkista ajantasaiset tuoteversiot, kuten tarjouksessa määritetyt paketit, ominaisuudet ja skaalausmahdollisuudet toimittajalta.

Lisensoinnin lisäksi tarkasteltavia kokonaisuuksia ovat:

• Multi-Server Mode: Useita palvelimia voi kytkeytyä M-Files-tietovarastoon, ja kuormantasaaja jakaa käyttäjiä niiden kesken. Vikaantuneen palvelimen tehtäviä voidaan ohjata muualle. Todellinen katko ja palautuminen riippuvat toteutuksesta, eivät ole automaattisesti huomaamattomia.
• Hybridipilven käyttöönotto: Organisaatio voi käyttää M-Filesia paikallisesti, pilvessä tai hybridiratkaisuna valitun sopimuksen mukaan. Arkaluonteista tietoa voidaan pitää paikallisesti ja muuta pilvessä yhteisen käyttökokemuksen kautta. Varmista lisenssien ja liitäntöjen ehdot erikseen.

M-Filesin SAP- ja ERP-integraatiot

M-Files tarjoaa yhteyksiä toiminnanohjaukseen, kuten SAP:hen.

• SAP-tietojen synkronointi: Toimittajien, asiakkaiden ja tuotteiden kaltaisia SAP-kohteita voidaan synkronoida M-Filesin metatiedoiksi ja yhdistää asiakirjat liiketoimintatietueisiin.
• SAP S/4HANA® -käyttö (M-Extender): M-Extender voi tuoda M-Files-sisällön SAP-liittymään, jotta tiimi näkee asiakirjat ja myös muun aineiston, kuten sähköpostit ja sopimukset, vaihtamatta ikkunaa.
• Muut integraatiot: M-Files Extension Kit Cloud Connector tarjoaa yhteyksiä esimerkiksi Microsoft Dynamics 365:een, Salesforceen, SharePointiin ja NetSuiteen. Paikallinen M-Files voi näin liittyä pilvisovellukseen ja pilvipalvelu paikalliseen ERP:hen. Tuetut yhdistelmät, määritykset ja mahdollinen kehitystyö on tarkistettava.

M-Filesin integraatioympäristö

M-Files voidaan yhdistää nykyisiin järjestelmiin, arkistoihin ja sovelluksiin yhteisen tiedonhallinnan tukemiseksi. Tietojen ajantasaisuus riippuu myös integraatioiden toiminnasta ja omista prosesseista.

Tavallisia yhteyksiä ovat:

• Microsoft 365: M-Filesin käyttö Outlookin, Wordin, Excelin ja Teamsin yhteydessä.
• Google Workspace: Yhteyksiä Google Drivea ja Docsia käyttäville.
• Sähköinen allekirjoitus: DocuSign- ja Adobe Acrobat Sign -yhteydet allekirjoitus- ja hyväksyntäprosesseihin.

Kun käyttäjä pääsee asiakirjahallintajärjestelmään päivittäisestä työkalustaan, kuten Microsoft Teamsista, sovellusten välillä siirtyminen voi vähentyä.

M-Filesin tietoturva, vaatimustenmukaisuus ja työnkulut

M-Files suojaa asiakirjat käyttöoikeuksilla, salauksella ja auditointiominaisuuksilla.

• Dynaamiset oikeudet: M-Files käyttää dynaamisia, roolipohjaisia käyttöoikeuksia, jotka voivat muuttua metatietojen perusteella. Näin arkaluonteinen aineisto rajataan oikeille tiimeille määritettyjen sääntöjen mukaan ilman jokaisen oikeuden käsin päivittämistä.
• Tunnistautuminen: M-Files yhdistyy yrityksen tunnistautumisjärjestelmiin, kuten Active Directoryyn ja Microsoft Entra ID:n kaltaisiin kertakirjautumisratkaisuihin. Keskitetty hallinta tukee turvallista käyttöä.

Yhteenveto

M-Filesin Context-First-malli järjestää tiedon asiayhteyden avulla. Asiakirjojen, tietojen ja prosessien yhdistäminen vähentää käsin tehtävää järjestämistä ja tukee johdonmukaista hallintaa. Metatiedot, tekoälytyökalut ja eri käyttöönottovaihtoehdot soveltuvat eri kokoisille organisaatioille kokoonpanon ja tarpeiden mukaan.