Un proveedor puede tener varios certificados, con fechas y responsables distintos. Guardar los PDF no basta: hace falta saber qué documento hay que renovar, quién se ocupa y si el reemplazo ya se ha revisado.
Un registro para cada certificado y periodo
Prepare un formulario de certificado de proveedor. Incluya proveedor, tipo de certificado, referencia, fecha de vencimiento, comprador responsable, estado de seguimiento, archivo y notas de revisión. Marque como obligatorios los datos necesarios para su proceso. Si ya mantiene un registro de proveedores, puede utilizar un campo de relación para elegir uno existente.
Diferencie seguimiento y validez
Utilice estados como En seguimiento, Sustituido y Ya no necesario. En seguimiento significa que el equipo debe vigilar ese registro; no significa que el certificado sea válido, esté aprobado o no haya vencido. Una persona debe leer la evidencia, comprobar su alcance e introducir la fecha correcta. Adjuntar un PDF no extrae automáticamente su vencimiento en este diseño.
Configure el aviso con una condición
En la plantilla del formulario, abra la gestión de recordatorios y cree uno basado en la fecha de vencimiento, por ejemplo 30 días antes. Añada la condición Estado de seguimiento = En seguimiento. Seleccione el destinatario disponible o un grupo de compras. Si el editor permite utilizar el campo del responsable como destinatario, compruebe que funciona con sus usuarios.
Haga que el mensaje indique la acción
El aviso debe identificar proveedor, tipo de certificado y fecha, y pedir la renovación y revisión correspondientes. Utilice los marcadores que muestre el editor de recordatorios; no invente nombres de campos. Un campo de responsable no concede acceso al expediente: configure sus permisos por separado.
Mantenga una lista de próximos vencimientos y otra de atrasos
Muestre los campos importantes como columnas y utilice filtros de metadatos del formulario para localizar registros En seguimiento que venzan próximamente. Haga una búsqueda independiente de los ya vencidos. Una lista de atrasos sigue siendo útil aunque se haya enviado un correo; el aviso no demuestra que alguien haya contactado al proveedor.
Renueve sin borrar la evidencia anterior
Cuando llegue un reemplazo, cree un registro nuevo con su archivo y su fecha. Revise la entidad, el tipo, el alcance y el periodo de validez. Relacione las referencias en las notas. Tras aceptar el reemplazo, marque el anterior como Sustituido y el nuevo como En seguimiento. Conserve la evidencia anterior conforme a su calendario, y documente cualquier intervalo sin cobertura.
Pruebe las excepciones antes de ampliar el registro
Use ejemplos ficticios: una fecha que cambia, un responsable nuevo, un certificado sustituido antes del aviso y un registro ya vencido. Compruebe permisos, destinatarios y condiciones. Empiece con un tipo de certificado y un equipo. El registro organiza el seguimiento; la verificación de la evidencia y la decisión sobre el proveedor siguen siendo tareas asignadas.
Explore también
Pruebe su proceso con Folderit
Trabaje con documentos representativos y confirme las funciones, la capacidad y el despliegue que necesita.
