Una migración de sistema de gestión documental traslada algo más que archivos. Debe conservar la información necesaria para encontrarlos, entenderlos y controlarlos: metadatos, responsables, permisos e historial requerido. Una migración correcta tiene un alcance definido, un método probado y evidencias de que el destino está completo.
Utilice esta guía al trasladarse desde carpetas compartidas, servidores de archivos u otro DMS. Incluye planificación, prueba piloto, cambio de sistema y validación. La guía de migración de Folderit describe las opciones de transferencia disponibles.
1. Inventaríe los documentos y los sistemas que los utilizan
Enumere cada origen, su responsable, número de archivos, tamaño total, formatos, estructura de carpetas y finalidad. Incluya documentación de filiales, archivos departamentales y aplicaciones de flujos de trabajo. Registre qué procesos la crean o actualizan y qué integraciones dependen de su ubicación actual.
Defina el alcance: archivos actuales, versiones anteriores, metadatos, evidencias de auditoría, enlaces, permisos y flujos pendientes. Considérelos requisitos independientes. Transferir archivos no reproduce automáticamente el historial de versiones ni el modelo de acceso del sistema anterior.
Clasifique el contenido en tres grupos: migrar, conservar en un archivo de origen controlado o revisar para una eliminación autorizada. Elimine duplicados solo tras confirmar el registro de referencia y las obligaciones de preservación. Migrar un documento no reinicia su plazo de conservación.
2. Defina los criterios de aceptación y los responsables
Asigne a TI la transferencia y las comprobaciones técnicas; a los responsables de negocio, la integridad del conjunto; y al responsable documental o jurídico, las decisiones de conservación y preservación. Designe a una persona que pueda aprobar el cambio de sistema o activar la reversión.
| Comprobación de aceptación | Ejemplo de evidencia |
|---|---|
| Integridad del conjunto | Los recuentos de origen y destino coinciden y se justifica cada exclusión. |
| Integridad de archivos | Los archivos se abren correctamente; las sumas de comprobación coinciden cuando la transferencia conserva los bytes originales. |
| Metadatos | Se corresponden correctamente los campos obligatorios, fechas, identificadores y valores de listas. |
| Acceso | Los usuarios autorizados pueden trabajar y los no autorizados no superan las pruebas de acceso. |
| Operación de negocio | La búsqueda, las aprobaciones, los enlaces documentales y las integraciones necesarias superan las pruebas acordadas. |
| Recuperación | El equipo puede restaurar o volver al estado de origen acordado si falla la aceptación. |
3. Relacione los metadatos antes de importar a gran escala
Prepare una hoja con el campo de origen, el de destino, el tipo de datos, la regla de transformación y el responsable. Por ejemplo, normalice los nombres de proveedores en una lista controlada, asigne la finalización de un contrato a un campo Fecha y conserve el identificador anterior en un campo independiente.
No sustituya una fecha de negocio por la fecha de subida. Distinga la fecha de una factura, la resolución de un contrato y la propia migración. Compruebe formatos, zonas horarias, valores vacíos, identificadores duplicados y documentos con varias versiones.
Folderit admite campos personalizados y plantillas reutilizables de metadatos de carpeta. Si los metadatos están en Excel o CSV, contacte con Folderit antes de la transferencia principal para acordar la correspondencia de campos y el método que vincula cada fila con su archivo. No suponga que el nombre del archivo basta para relacionarlos correctamente.
4. Elija y pruebe el método de transferencia
- SFTP: adecuado para grandes volúmenes de archivos y carpetas; acuerde con Folderit la conexión y el procedimiento.
- Folderit Sync: utilice la aplicación de escritorio para sincronizar carpetas y archivos de un ordenador o servidor.
- Subida desde el navegador: útil para migraciones pequeñas y lotes de prueba representativos.
- Subida de ZIP: transfiera la estructura de carpetas por lotes. La guía de importación especifica un máximo de 500 MB y 500 archivos por ZIP.
Consulte Importar datos para revisar los métodos. Compruebe el rendimiento y los límites con una prueba de sus propios archivos. Acuerde por separado cómo conservar las evidencias de auditoría, las versiones y los registros de flujos del sistema anterior que sean necesarios.
5. Configure y valide los permisos
Cree los grupos y la estructura de destino antes de conceder acceso general. Relacione las funciones de negocio en lugar de copiar permisos antiguos sin revisarlos. Pruebe con cuentas de usuario habituales, incluida una cuenta a la que deba denegarse el acceso.
Los niveles de permisos de Folderit distinguen vista previa, descarga, edición y subida. Compruebe los accesos heredados y el uso compartido externo. Conceda a los operadores de migración solo lo necesario y retire los permisos temporales cuando se acepte el resultado.
6. Pruebe un proceso de negocio completo
Seleccione un conjunto pequeño y representativo: un PDF escaneado, un archivo de Office, un archivo grande, una revisión antigua y un registro restringido. Importe los documentos con metadatos y pida a los usuarios que los busquen, editen la información permitida y completen una aprobación o confirmación de lectura.
Compruebe por separado el contenido y los metadatos. El OCR ayuda a buscar en escaneos compatibles, pero no demuestra que se hayan migrado bien los campos estructurados. Registre cada excepción, corrija su causa y repita las comprobaciones afectadas antes de aprobar otro lote.
7. Planifique el cambio de sistema y la reversión
Una migración por fases puede reducir las interrupciones, aunque no garantiza ausencia de paradas. Elija una ventana de cambio y decida cuándo el sistema anterior pasará a solo lectura, cómo se recogerán los cambios posteriores y desde qué momento entrarán en Folderit los documentos nuevos.
No desconecte el origen solo porque se hayan copiado sus metadatos. El acceso a archivos que sigan en otro sistema requiere un procedimiento acordado y probado. Evite editar sin control en ambos sistemas: identifique la ubicación de referencia de cada fase.
- Confirme una copia recuperable del origen y los criterios de reversión.
- Comunique las interrupciones de acceso y facilite un contacto de soporte.
- Transfiera los últimos cambios y compruébelos frente al origen.
- Obtenga la aceptación del responsable de negocio antes de cambiar el procedimiento habitual.
8. Compruebe el resultado, forme al equipo y retire el origen de forma controlada
Mantenga un registro de transferencias con identificador de origen, identificador de destino, lote, resultado y estado de excepción. Investigue los archivos ausentes y los recuentos inesperados. Valide los metadatos necesarios, la búsqueda y los permisos, y conserve las evidencias de aceptación junto al plan.
Forme a los usuarios en sus tareas habituales y recoja sus comentarios tras la puesta en marcha. Mantenga el origen bajo acceso controlado durante el período de validación o conservación acordado. Retírelo solo cuando los responsables aprueben las condiciones de preservación, contratación y eliminación.
Lista de comprobación antes de migrar
- Alcance, responsables de origen e inventario aprobados.
- Correspondencia de metadatos y relación entre filas y archivos probadas.
- Versiones, evidencias de auditoría e historial de flujos necesarios contemplados.
- Permisos de destino y pruebas de denegación de acceso superados.
- Archivos piloto, búsquedas y procesos de negocio aceptados.
- Cambio de sistema, cambios finales, reversión y comunicaciones acordados.
- Comprobaciones y autorizaciones de retirada del origen documentadas.
Si aún está eligiendo el destino, consulte la guía para evaluar un gestor documental. Para planificar una transferencia a Folderit, revise las opciones de migración y contacte con el equipo antes de trasladar todo el archivo.
