Una aprobación de compra debe dejar claro qué se ha autorizado, por qué importe y con qué justificación. El pedido necesita además los datos finales que el comprador confirma con el proveedor.
Mantenga dos registros con funciones distintas
Cree plantillas separadas de Solicitud de compra y Pedido de compra. La primera recoge la necesidad y la decisión. La segunda conserva el pedido que prepara el comprador. Este ejemplo utiliza una partida por solicitud; los pedidos con varias líneas requieren diseñar y comprobar tablas, totales y documentos de salida.
Defina los datos que se copiarán
En la solicitud, incluya artículo o servicio, cantidad, coste estimado, moneda, centro de coste, fecha requerida, lugar de entrega y justificación. Añada solicitante y presupuesto adjunto cuando corresponda. En el pedido, reserve campos para proveedor, comprador, importe confirmado y fecha confirmada. Conserve el importe estimado separado del definitivo para que un cambio siga siendo visible.
Configure las rutas de aprobación
Defina el límite y los destinatarios según su política. Pruebe importes justo por debajo, iguales y superiores al límite. Una ruta de mayor importe puede requerir primero al responsable del presupuesto y después a dirección. Configure cuántas respuestas completan cada paso y cuántos rechazos lo detienen. El campo Responsable del presupuesto no configura por sí solo el destinatario del flujo.
Trate el rechazo y el vencimiento como resultados propios
Asigne quién corrige una solicitud rechazada y cómo vuelve a revisión. Si necesita una ruta por tiempo agotado, configure Timeout: el dato Due by es informativo. Un retraso no debe convertirse silenciosamente en una aprobación. Compruebe la decisión registrada, sin utilizar solo el nombre de una carpeta o un estado manual como evidencia.
Prepare el formulario vinculado del pedido
En las acciones de la plantilla de solicitud, elija Add linked form y seleccione la plantilla de pedido. Configure el texto del botón y relacione cada campo de origen con su destino. El comprador abrirá la solicitud aprobada, comprobará la decisión, iniciará el pedido y revisará los valores copiados antes de enviarlo. Los elementos quedan relacionados; compruebe también la carpeta del pedido.
Revise número y diferencias antes de emitir
Pruebe su convención de numeración: un formulario vinculado puede heredar una referencia con sufijo si el origen tiene número documental y el destino queda vacío. No suponga que siempre recibe una secuencia independiente. Si se aprobaron 1.200 € y el precio final es 1.280 €, mantenga ambos importes visibles y aplique la política correspondiente a la diferencia.
Genere el documento y confirme el envío
Si necesita PDF o DOCX, configure una plantilla ODT con los datos definitivos del pedido y revise la salida. Crear un registro no emite automáticamente el pedido, reserva fondos ni genera un asiento contable. Asigne el envío a una persona o a una integración validada y conserve la evidencia de lo realmente enviado. Pruebe el recorrido con los permisos del solicitante, el comprador y cada aprobador.
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