Werkzeuge für die Zusammenarbeit an Dokumenten

Die beste und nahtloseste Möglichkeit, an einem Dokument zusammenzuarbeiten, besteht darin, eine Lösung zur Verfügung zu haben, die allen Beteiligten sofortigen Zugriff gewährt, ein klares Verständnis darüber bietet, wer an welchem Dokument arbeitet, und eine Integration der Freigabe-Hierarchie ermöglicht. Während einige Plattformen möglicherweise eine oder zwei dieser Funktionen bieten, kann keine alle in einem einzigen Paket umsetzen. Folderit ist eine digitale Management-Lösung mit hochrobusten Dokumenten-Kollaborations-Tools, um kleinen Unternehmen und Firmen zu helfen.

In einer Zeit der Selbstisolierung lernen Unternehmen, dass zahlreiche Vorgänge, die außerhalb eines Büroumfelds zuvor unverständlich erschienen, ferngesteuert ebenso effizient abgewickelt werden können. Wenn Teams in räumlicher Distanz zusammenarbeiten, erfordert ein gutes Projektmanagement robuste Kollaborationstools. Dies setzt voraus, dass Sie die Flexibilität und Freiheit für die Dokumentenkollaboration innerhalb Ihrer Teams besitzen. Wenn Ihre Arbeitsabläufe und Dokumentenstruktur hochgradig zugänglich und robust sind, verfügen Sie über eine agilere und effizientere Operation.

Freigabearbeitsablauf

Dokumenten-Kollaborationstools haben sich traditionell auf Bürojargon verlassen, um ein Verständnis zwischen Dokumenten-Kollaborateuren zu fördern. Wir können uns alle mit dem müden, alten Format „meine Antwort in Rot” für Feedback identifizieren. Dies führt zu einer erheblichen Vorlaufzeit bis zur Dokumentenabwicklung und macht den Prozess anfällig für Missverständnisse und Fehler. All das kann vermieden werden durch die intuitive Schnittstelle und Struktur von Folderit, bei der Sie die Stufen, Hierarchie und Freigabe-Cluster für jedes Dokument an jeder Stufe festlegen. Auf diese Weise hat jeder Kollaborateur eine klar definierte Rolle zu erfüllen, und sein Inhalt darf erst an die nächste Stufe weitergegeben werden, wenn er Ihr bevorzugtes Maß an Prüfung durchlaufen hat.

Nehmen wir an, ein Vorschlag ist in 24 Stunden fällig. Der CEO ernennt den Team Lead zur Leitung der Aufgabenabwicklung. Der Team Lead delegiert einen Autor zur Erstellung des Vorschlags und einen weiteren Autor zum Korrekturlesen. Die finale Freigabe liegt beim CEO.

Mit Folderit weist der Teamleiter seinem Team einen Ordner mit allen ergänzenden Materialien zu. Der Autor sichtet dieses Material, sammelt alle benötigten Informationen und erstellt ein Dokument. Der Autor reicht die Arbeit dem anderen Autor ein, nur 4 Stunden vor der Frist. Um Zeit zu sparen, liest der zweite Autor das Dokument nicht und erteilt die Freigabe, um die Freigabestufe in der Hierarchie zu beschleunigen.

Der Team Lead wird benachrichtigt, dass das Dokument für seine Freigabe bereit ist. Bevor er seine Freigabe erteilt, prüft er das Zugriffsprotokoll und stellt fest, dass der Lektor das Dokument noch nicht einmal geöffnet hat, bevor er seine Bestätigung erteilt hat. Der Team Lead ergreift Korrekturmaßnahmen, fügt seine Kommentare hinzu, und eine Benachrichtigung erreicht beide Autoren. Diese räumen den Vorfall umgehend aus und senden eine aktualisierte Version. Eine Aufgabe wird abgeschlossen, wobei das System verhindert, dass ein Fehler zu einem Problem wird.

Falls gewünscht, kann eine zusätzliche Failsafe eingerichtet werden, die einen automatischen Aufbewahrungszeitraum festlegt. Sie können das Schicksal eines Dokuments nach Ablauf einer von Ihnen gewählten Zeitspanne bestimmen.

Benachrichtigungen und Audit-Trails

Es gibt einen berühmten Vorfall bezüglich Toy Story 2, wonach der Film vollständig vom Server gelöscht wurde aufgrund eines fehlerhaften Befehls durch eine Person, die nicht identifiziert werden konnte, erst durch ein glückliches Zufallsereignis gerettet wurde, bei dem ein Künstler eine Sicherungskopie angelegt hatte, um von zu Hause aus daran zu arbeiten.

Solche Glücksfälle sind so gut wie Blitze, da sie denselben Ort nicht zweimal treffen. Pixar war zu dieser Zeit noch sehr jung, und dies hätte das mittlerweile weltweit gefeierte Animationsunternehmen vernichten können.

Unternehmen verlieren Inhalte ständig durch fehlerhafte Befehle und menschliche Fehler. Mit den Benachrichtigungen und Audit-Trails von Folderit können Unternehmen automatische Benachrichtigungen für jegliche Änderungen an ihren Dokumenten oder Ordnern festlegen und konfigurieren. Sobald sich etwas ändert, werden Sie individuell benachrichtigt oder, falls Sie dies konfigurieren, täglich oder wöchentlich (Sie entscheiden). Wenn etwas ohne Ihre Freigabe manipuliert wird, verfügen Sie über einen vollständigen Überblick darüber, was passiert ist und wie, dank Trail und Audit-Logs.

OCR

Die Technologie der optischen Zeichenerkennung (OCR) ist eine Sammlung von Algorithmen, die ein Bild verarbeiten, um Text zu extrahieren, der möglicherweise nicht auswählbar, bearbeitbar oder zum Kopieren verfügbar ist, wie z. B. Screenshots. Das Hinzufügen dieser Funktionalität zur Suche in Folderit ermöglicht es, mehr Daten aus einem Archiv zu durchsuchen.

Mitarbeiter im Bereich der Archivierung müssen unnötige Anstrengungen unternehmen, um Informationen aus in Formaten gespeicherten Dokumenten zu finden, die von Suchalgorithmen nicht abgefragt werden können, wie z. B. PDFs, Screenshots oder sogar Fotos von Dokumenten. Stellen Sie sich vor, Sie versuchen, Ihren Vertriebsteams Fotos von gescannten Karten als Leads zu senden, oder noch schlimmer, Sie weisen sie auf einen Ordner mit der Bezeichnung „Leads” und erwarten, dass sie durch jeden Eintrag blättern, um die benötigten zu finden.

Um diese Einschränkung zu überwinden, bietet Folderit eine robuste Live-Suche-Funktion, die mit der Cloud-basierten Dokumentenmanagement-Software integriert ist. Folderit geht über die traditionelle Suche über Dateinamen und/oder Metadaten hinaus, die selbst mit den einfachsten Suchen erreicht werden kann. Folderit führt Sie einen Schritt weiter, indem es OCR-Technologie implementiert, um den Inhalt von Dokumenten zu lesen und Ihnen die richtige Datei zu finden.

Auf diese Weise kann Ihr Team, wenn es jemanden von einer gescannten Visitenkarte kontaktieren muss, einfach den Namen eingeben, und die OCR wird diese Person finden und Ihnen diese übermitteln.

Dateien verknüpfen & Metadaten hinzufügen

In der Datenverarbeitung ist das Archivieren nur ein Teil der Aufgabe. Der andere Teil der Aufgabe ist das Abrufen von Daten. Jedes Startup versteht den Schmerz, ältere Dokumente wie Angebote, Entwürfe oder Rechnungen erneut aufsuchen zu müssen, um sie mit neuen Kunden zu recyceln und erneut zu teilen, nur um am letzten Moment ein kritisches Stück zu finden, das fehlt, und es nacharbeiten zu müssen.

Bei neueren Dateien und Dateigruppen kann es schwierig sein, Dateien zu verwalten, die miteinander verknüpft sind, wie z. B. Angebote, Präsentationen und Diagramme; während es andere Dateien gibt, die kaum bis gar keinen Kontext aufweisen, außer Namen wie Logo-Dateien oder Videos, die selbst mit hochentwickeltem OCR nicht gefunden werden können. Zu diesem Zweck fügen wir Metadaten zu jedem Eintrag hinzu, um zusätzlichen Kontext zu geben. Folderit ermöglicht es Ihnen einfach, Ihre eigenen Metadatenfelder hinzuzufügen. Dies hilft dabei, Daten zu verwalten, während sich die Dokumente stapeln.

Mit der Verwendung von Unterzeichnern, Notizen, Datum und Fälligkeitsdaten können wir Dateigruppen erstellen und verfolgen. Die Cloud-Dokumentenmanagement-Software von Folderit kann Beziehungen zwischen Dateien in verschiedenen Ordnern herstellen, sodass Sie nicht jedes Mal jede Eintragung nachverfolgen müssen, sondern eine abrufen und die Marker für die anderen automatisch folgen.

Dateiversionen

Wenn mehrere Teams an mehreren Aufgaben arbeiten, ist es hervorragend, jedem Mitglied eine Aufgabe zuzuweisen; die Herausforderung besteht darin, alles wieder zusammenzufügen. Wenn jedes Mitglied die Datei aktualisiert, geben die meisten Kollaborationstools lediglich an, welcher Benutzer welche Aktualisierung vorgenommen hat. Diese Komplikation kann durch Versionierung vermieden werden.

Dieses Problem wird massiv verschärft, wenn mehrere Teams an denselben Dokumenten arbeiten und mehrere Versionen derselben Datei chronologisch erstellt und gespeichert werden. Folderit löst dieses potenzielle Problem, indem es Benutzern ermöglicht, mehrere Versionen von Dokumenten zu erstellen, während diese sich entwickeln, und gleichzeitig die vorhandenen Metadaten sowie alle früheren Versionen der Datei zu bewahren. Alle bewahrten früheren Versionen sind mit einem einzigen Klick leicht wiederherstellbar. Darüber hinaus verfügt Folderit über eine Dokument-Check-in/Check-out-Funktion, die es Ihnen ermöglicht, während der Bearbeitung eines Dokuments die vollständige Kontrolle über dieses Dokument zu übernehmen, um Duplikate oder Redundanzen zu vermeiden.

Erinnerungen

Folderit ist bereits darauf vorbereitet, Benachrichtigungen aus komprimierten wöchentlichen Berichten an spezialisierte Push-Benachrichtigungen zu senden. Durch die Nutzung dieser Funktion können Sie Erinnerungen festlegen, welche Art von Benachrichtigung zu welcher Zeit empfangen werden soll. Sie können mehrere Erinnerungen für sich selbst oder Ihr Team einrichten, indem Sie jede an eine andere E-Mail-Adresse verbinden. Auf diese Weise können Sie, wenn Sie möchten, dass Ihre Teams über bestimmte Fristen und Fälligkeitsdaten informiert werden, diese in Form von Erinnerungen versenden.

Eingang

Das Speichern von Dokumenten unterwegs kann herausfordernd sein. Es ist nicht zu erwarten, dass Sie jedes Mal eine dedizierte App und Software starten, wenn Sie ein Dokument hochladen möchten. Zu diesem Zweck generiert Folderit für jede aufgeführte Kontorolle eine dedizierte E-Mail-Adresse. Wenn Sie unterwegs sind, können Sie einfach eine E-Mail an Ihre zugewiesene E-Mail-Adresse senden/weiterleiten, und sie landet automatisch im Folderit-Eingang. Es ist so einfach wie das Senden einer E-Mail. Dieser Eingang kann als temporärer Speicherplatz für Ihre Dateien dienen, die Sie später organisieren können.

Rollen oder Unterkonten

Folderit ist für kleine Unternehmen und Geschäfte konzipiert. Nachdem Sie sich mit einer primären Kontorolle eingerichtet haben, können Sie unter dieser Rolle unbegrenzte Hierarchien erstellen. Sie können zudem 5 zusätzliche Rollen hinzufügen, falls Sie Unterteilungen, externe Teams, Clubs oder etwas Persönliches erstellen. Sie können beliebig viele Mitglieder zu diesen Teams hinzufügen.

Mobilefreundliches DMS

Die Welt ist mobiler denn je. Nutzer können nicht erwartet werden, sich an einem dedizierten Arbeitsplatz zu befinden, um die Fähigkeiten von Folderit voll auszuschöpfen. Folderit kommt dort hin, wo Sie sind. Solange Sie von einem internetfähigen Gerät aus arbeiten, verfügen Sie über alles, was Sie benötigen, um Folderit optimal zu nutzen. Das Tool ist weltweit und auf jedem Gerät, sei es ein PC, Mac, Tablet, Phablet oder Smartphone, sowie auf jeder Verbindung zugänglich. Sie sind so produktiv, vernetzt, stressfrei und auf dem neuesten Stand, wie Sie es möchten.

Lokale Sicherung ebenfalls

Obwohl Folderit Sie von den Unsicherheiten einer ausschließlich lokalen Ablage und von Offline-Dateien entlastet, müssen Ihre Dokumente auch ohne Internet verfügbar bleiben. Neben dem Online-Schutz können Sie deshalb lokale Offline-Backups nutzen und ebenso effizient darauf zugreifen. Sobald Sie wieder online sind, wird der aktualisierte Inhalt mit dem Server synchronisiert und alle relevanten Benachrichtigungen werden entsprechend an Verantwortliche und Beteiligte zugestellt.

Sicherheit und Schutz

Die Sicherheit und der Schutz Ihrer Daten sind für Folderit von höchster Bedeutung. Folderit versteht, dass Ihre Daten nicht nur sicher und geschützt sein müssen, sondern auch zugänglich. Es macht keinen Sinn, sie in komplexen, schwer zugänglichen Sicherheitsebenen einzusperren. Um dieses Gleichgewicht zwischen Funktionalität und Zugänglichkeit zu gewährleisten, stellt Folderit sicher, dass alle Ihre Daten dreifach gesichert werden, wobei bankenseitige Verschlüsselungen im Rahmen des Folderit cloud document management Systems (Dokumentenmanagementsystems) implementiert sind.

Alle Datenübertragungen zum und vom Folderit Cloud-Dokumentenmanagementsystem erfolgen über eine sichere SSL-Schicht. Um die Sicherheit weiter zu stärken, ermöglicht Folderit es Ihnen, die Passwortrichtlinie für Ihre Teammitglieder anzupassen, sodass Sie festlegen können, wie häufig Passwörter geändert werden müssen und wie stark jedes einzelne sein muss. Diese unternehmensweite, sich entwickelnde Passwortrichtlinie steht als Option zur Verfügung, falls Sie sich dafür entscheiden, diese zu nutzen; wie bei allem in Folderit sind dies alle Funktionen, nichts ist verpflichtend.

Fazit

Dokumenten-Kollaborationstools sollten Ihnen die Freiheit geben, mit Ihren Teams und Daten so zu interagieren, wie es Ihnen passt, ohne Kompromisse bei Kommunikation, Hierarchie, Zugänglichkeit oder Sicherheit einzugehen. Dieses feine Gleichgewicht wird mit der Cloud-Dokumentenmanagement-System-Software von Folderit für kleine und mittlere Unternehmen erreicht, da Kunden alles erhalten sollten, was sie benötigen.

Genau wie Folderit Sie vor den Sicherheits- und Sicherheitsrisiken lokaler Backups schützt, die nur einen Katastrophenfall von der vollständigen Vernichtung entfernt sind, schützt Folderit Ihren Arbeitsbereich davor, aufgrund einer schlechten Dateiverwaltung unproduktiv zu werden. Sie sollten sofortigen Zugriff auf alles haben, was Sie benötigen, ohne sich um die Kleinigkeiten kümmern zu müssen. Es reicht nicht aus, dass sich alle Ihre Dateien in einer Cloud-Speicherung befinden und nur über den Dateinamen zugänglich sind; sie müssen als lebendige, atemende Entitäten mit Identitäten behandelt werden und auch kontextuell zugänglich sein.

Ihre Daten sollten sicher, leicht zugänglich und intuitiv zuzuordnen sein. Zugleich brauchen Sie die Kontrolle und Übersicht, die Sie für angemessen halten. Dafür sind keine Kompromisse nötig – hier liegen die Stärken von Folderit.

Tun Sie sich einen Gefallen und wechseln Sie heute zu Folderit. Starten Sie hier Ihre kostenlose Testversion!