Политика чувања докумената дефинише које записе ваша организација чува, зашто их чува, колико дуго остају неопходни и ко овлашћује уништавање. Политика поставља правила; распоред чувања их примјењује на појединачне категорије записа.
Предложак прилагодите заједно с одговорнима за документацију, правне послове, заштиту података и пословне процесе. Не одређује један рок за све документе. Након одобрења политике погледајте водич за проведбу чувања у DMS-у.
Образац политике чувања докумената
Сврха и обим
Дефинирајте пословне субјекте, локације, категорије записа и обухваћене системе. Укључите папирне записе, е-пошту, дијељене дискове, апликације у облаку, извезене датотеке и релевантне копије на уређајима. Идентификујте мјеродавну копију када записи постоје на неколико мјеста.
Одговорности
Именујте особу одговорну за политику, њеног одобраватеља и одговорне особе за сваку категорију записа. Одредите ко одржава распоред, примјењује техничке поставке, разматра изузетке и одобрава уништавање. Наведите контакт за питања и могуће грешке.
Распоред чувања
Попуните унос распореда за сваку категорију. Примјери у наставку показују питања која треба ријешити; нису законски рокови чувања.
Помјерите табелу водоравно да упоредите све четири колоне.
| Категорија записа | Почетни догађај који треба дефинирати | Основа коју треба провјерити | Одговорна особа и завршна радња |
|---|---|---|---|
| Финансијска и пореска евиденција | Релевантни догађај пријаве, извјештавања или трансакције. | Примјењива порезна и рачуноводствена правила у јурисдикцији. | Финансије; одобрена провјера или уништавање. |
| Уговори | Истек, прекид или други дефинирани догађај. | Уговорни захтјеви, рокови застаре и секторска правила. | Правна служба или особа одговорна за уговор; провјера прије уништавања. |
| Евиденција о запошљавању | Догађај одређеног записа, као што је престанак радног односа. | Запошљавање, платни списак и захтјеви приватности. | Људски ресурси; преглед и уништавање уз ограничен приступ. |
| Политике и одобрења | Замјена, повлачење или завршетак релевантног процеса. | Потребе доказивања пословања и примјењива секторска правила. | Особа одговорна за политику; контролисано архивирање или уништавање. |
За сваки довршени унос забиљежите трајање, дефиницију покретача, надлежност, извор и датум провјере, пословно оправдање, локацију система, правила изузетака, одобраватеља и датум прегледа. Одвојите минимални законски период од оправдане одлуке да се задржи дуже.
Очување и изузеци
Дефинирајте како се налог за очување издаје, евидентира, проводи и укида. Наведите обухваћене записе и одговорне особе у свим системима. Објасните како се обуставља редовно уништавање, ко одобрава изузетке и како се разматрају неријешени случајеви.
Уништавање и докази
Опишите процес одобрења и сигурног уништавања за сваки медиј. Дефинирајте доказе који се задржавају након уништавања и руковање дупликатима, извозима и резервним копијама. Одредите како се пријављује неисправно брисање и како се контролира враћање.
Обука и одржавање
Учините политику доступном особљу и извођачима који воде евиденцију. Поставите интервал прегледа и захтијевајте преглед након релевантних законских, уговорних, организацијских или системских промјена. Забиљежите одобрење политике и повијест верзија.
Одаберите периоде из важећих правила
Називи као што су ГДПР, ХИПАА или порезни закон нису замјењиви распореди чувања. Одредите да ли се правило примјењује на организацију и на одређени запис. Замолите одговорног правног власника или власника документације да ријеши сукобе прије постављања аутоматског уништавања.
Начела ГДПР-а Европске комисије (на енглеском) повезују чување личних података са сврхом и законским обавезама. Одредите рокове за преиспитивање или брисање. Чување свега заувијек није опће рјешење.
За конкретан примјер варијације, смјернице за вођење евиденције ИРС-а (Сједињене Америчке Државе, енглески) разликују неколико америчких порезних сценарија. Седмогодишњи период који се тамо спомиње не примјењује се аутоматски на све пословне евиденције или земље.
Контролна листа за преглед политике од 14 тачака
- Опсег: именовани су сви релевантни ентитети, локације и формати записа.
- Инвентар: тим зна гдје се налазе мјеродавни записи и копије.
- Одговорности: свака категорија записа има именовану одговорну особу из пословног процеса.
- Надлежност: сваки унос у распореду идентифицира примјењиви правни контекст.
- Извори: обавезе су документоване са извором и датумом прегледа.
- Почетни догађаји: рачунање сваког рока почиње од недвосмисленог догађаја.
- Трајање: одабрани период има одобрено оправдање.
- Приватност: непотребно чување личних података критички се преиспитује.
- Очување: налози за очување и изузеци обухватају све релевантне копије.
- Дозволе: само овлаштене особе могу мијењати правила или уништавати записе.
- Одлагање: одобрење, метода и докази су дефинисани.
- Сигурносне копије и уређаји: дефинирани су истек копија и враћање података.
- Обука: корисници знају како класифицирати записе и пријавити проблеме.
- Преглед: одговорна особа, интервал и провјере након промјена одржавају политику ажурном.
Ставите одобрену политику у функцију
Folderit помаже организирати записе у фолдерима с метаподацима, контролирати приступ, тражити одобрење политике или потврду читања те примијенити подешене радње чувања. Одобрени распоред чувајте одвојено од софтверских поставки како би се свако правило могло повезати с његовом основом.
За практичне кораке—укључујући поља датума почетка, насљеђивање мапа и изнимке датотека—слиједите наш водич за имплементацију чувања докумената. Провјерите резултат с малим тестним скупом прије него што омогућите широке аутоматизиране радње.
Folderitов водич за аутоматизацију чувања описује почетне датуме и завршне радње. Према јавном поређењу пакета, функција је укључена у Medium и Tailor. Прије активације провјерите обухват ставки и фолдера, одабрано поље датума и изузетке за датотеке. Правило фолдера не подешава аутоматски засебно правило подфолдера.
Немојте претпостављати да инструкција за очување аутоматски суспендује свако софтверско правило. Идентификујте захваћене записе, контролирајте њихове поставке чувања и приступ, забиљежите изузетак и тестирајте да их уобичајено уништавање не може уклонити. Примијените одобрени процес и на друге системе, извозе и сигурносне копије.
