Belge oluşturma yazılımı
Ekibinizin hâlihazırda topladığı verilerden PDF ve Word belgeleri oluşturun.
Folderit Belge Oluşturucu, yeniden kullanılabilir şablonunuzu kullanarak doldurulmuş bir eForm’u belgeye dönüştürür. Sözleşmeleri, mektupları, sertifikaları ve raporları tutarlı metin ve markalama ile hazırlayın; ardından tamamlanan dosyaları inceleme, imzalama ve saklama için aynı sistemde tutun.
Şablonunuz + form değerleri → PDF veya düzenlenebilir Word belgesi. Aşağıdaki adım adım anlatımı izleyin.
Belgeleri neden Folderit’te oluşturmalısınız?
Aynı bilgileri tekrar tekrar yazmayı bırakınAdlar, adresler, tarihler ve diğer değerler doldurulan eForm kaydından alınır. Yer tutucular bu bilgileri belgede ait oldukları yerlere ekleyerek yeni bir dosyada eski müşteri adı veya tarih kalmasına yol açabilen elle kopyalamayı azaltır.
Metni ve düzeni tutarlı tutunŞablonunuz metni, logoyu, tabloları ve sayfa düzenini belirler. Belgeyi oluşturan kişi her defasında belgeyi yeniden hazırlamak yerine değerleri form üzerinden sağlar ve çıktı biçimini seçer.
Tek bir kaydı farklı belgeler için kullanınBir eForm’a birden fazla belge şablonu bağlanabilir. Örneğin, bir müşteri sözleşmesi ve ayrı bir müşteri özeti hazırlayıp her ikisini aynı doldurulmuş kayıttan oluşturabilirsiniz.
Sonraki adımları yönetinİzinleri, sürüm geçmişini, denetim izlerini ve iş akışlarını kullanmak için oluşturulan dosyayı Folderit’e kaydedin. Belge, ayrı bir belge yönetim sistemine taşınmadan inceleme veya imzalama sürecinde ilerleyebilir.
Form verilerinden tamamlanmış belgeye
- Toplanacak bilgileri seçin. Müşteri adı, adres, irtibat kişisi ve ödeme koşulları gibi alanlar içeren bir Folderit eForm’u oluşturun veya seçin. Doldurulan her form, bu değerleri içeren bir kayıt oluşturur.
- Belge şablonunu hazırlayın. LibreOffice Writer’da veya ODT biçiminde kaydedebilen başka bir düzenleyicide bir ODT dosyası oluşturun. Metninizi, markalamanızı ve Folderit’in Kullanılabilir form alanları listesinden birebir kopyaladığınız yer tutucuları ekleyin.
- Şablonu bağlayın ve biçimleri seçin. Yönetici araçları → Form şablonları altında belge şablonunu ilgili eForm’a ekleyin. ODT dosyasını yükleyin, bir dosya adı düzeni belirleyin ve PDF, DOCX veya her ikisini etkinleştirin. Bu kurulum için yönetici erişimi gerekir.
- Belgeyi oluşturun ve sonucu kontrol edin. Doldurulmuş bir kaydı açıp PDF oluştur veya DOCX oluştur seçeneğini seçin. Folderit kayıttaki değerleri şablona yerleştirir. Sonucu Folderit’e kaydetmek, indirmek veya sistemden e-postayla göndermek için mevcut seçenekleri kullanın.
Basit bir örnekAdı “Northfield Studio” ve ödeme süresi 30 gün olan bir müşteri kaydı düşünün.
Şablon: Bu sözleşmenin tarafı: {{ client_name }}. Ödeme süresi: {{ payment_terms }} gündür.
Oluşturulan metin: Bu sözleşmenin tarafı: Northfield Studio. Ödeme süresi: 30 gündür.
Örnek değerlerdir. Kendi eForm’unuz için sağlanan yer tutucuları birebir kullanın. Oluşturulan dosya adında da alan yer tutucularını kullanabilirsiniz.
Şablon ayarları, alan yer tutucuları ve sorun giderme konuları belge oluşturma kurulum kılavuzunda açıklanmaktadır.
Ekibiniz neler oluşturabilir?
Adlar, tarihler ve diğer ayrıntılar değişirken yapısı büyük ölçüde aynı kalan bir belgeyle başlayın. Yapılandırabileceğiniz örnekler şunlardır:
Müşteri sözleşmeleriMüşterinin adını, sicil numarasını, adresini, iletişim bilgilerini ve ödeme koşullarını toplayın. Ekibinizin hazırladığı metni kullanarak bir sözleşme oluşturun, ardından imzalamadan önce inceleme sürecini düzenleyin. Daha fazla bilgi için: talep formlarından sözleşme oluşturma.
İnsan kaynakları mektupları ve işe başlangıç belgeleriTeklif mektubu veya işe başlangıç belgesi hazırlamak için çalışan adı, unvanı, departmanı ve işe başlama tarihi gibi alanları kullanın. Sonucu uygun personel klasörü izinleriyle kaydedin. Daha fazla bilgi için: insan kaynaklarında işe başlangıç belgesi otomasyonu.
Eğitim sertifikalarıKatılımcının adını, eğitimi, tamamlama tarihini ve sertifika referansını kaydedin. Sertifika düzeninizi kullanarak markanıza uygun bir PDF oluşturun. Eğitimin tamamlandığını eğitimden sorumlu ekip teyit eder; şablon ise belgeyi sağlar. Daha fazla bilgi için: PDF sertifikası oluşturma.
Olay raporları ve kurum içi başvurularOlay, konum, tarih, sorumlu ve açıklamayı içeren yapılandırılmış bir kaydı tutarlı bir rapora dönüştürün. Ayrı bir şablon, aynı kaynak kaydı kullanarak seçili değerleri kurum içi bir özet olarak sunabilir.
Oluşturulan dosyayı iş akışınızda tutun
Belgeyi oluşturmak adımlardan yalnızca biridir. Taslak bir sözleşme hâlâ onay gerektirebilir; bir insan kaynakları mektubunun imzalanması gerekebilir. Dosya Folderit’e kaydedildiğinde yönetilen bir belge hâline gelir. Bu belge inceleme ve onay iş akışlarına veya elektronik imzalama sürecine girebilir.
Kimlerin erişebileceğini seçin, sürüm geçmişini koruyun ve denetim izi üzerinden belge etkinliklerini inceleyin. Kayda uygun paylaşım ve saklama ayarlarını uygulayın. Bu kontroller belge yönetimi sürecinizin parçası olarak yapılandırılır; bir dosyanın oluşturulması, tek başına onun onaylandığı veya imzalandığı anlamına gelmez.
Sürecin tamamını örnek bir kayıtla test edin. Kullanmayı planladığınız her biçimi oluşturun, yer tutucuların değiştirildiğini kontrol edin; sayfa sonlarını, tabloları ve dosya adlarını inceleyin. Ardından kullanmayı düşündüğünüz saklama, e-posta gönderimi veya devam iş akışını test edin. Kurulumunuzu seçerken mevcut planları ve güvenlik kontrollerini inceleyin.
Başlamadan önce
Hem PDF hem Word belgeleri oluşturabilir miyiz?
Evet. Belge şablonu ayarlarında PDF, DOCX veya her ikisini etkinleştirin. PDF dağıtım için kullanışlıdır; DOCX ise düzenlenebilir bir Word belgesi sağlar. Kullanıcılar ilgili şablon için etkinleştirilmiş oluşturma seçeneklerini görür.
Word belgesini şablon olarak yükleyebilir miyiz?
Folderit’e yüklenen şablon bir ODT dosyası olmalıdır. ODT kaydedebilen bir düzenleyicide hazırlayın; yüklemeden önce düzenini ve yer tutucularını kontrol edin. DOCX bir çıktı biçimidir; bu kurulumda kullanılan şablon biçimi değildir.
Form gönderildiğinde belge otomatik olarak oluşturulur mu?
Belgelenen iş akışında eForm’un gönderilmesi bir kayıt oluşturur. Bir kullanıcı daha sonra bu kaydı açıp PDF oluştur veya DOCX oluştur seçeneğini seçer. Form gönderimi ve belge oluşturma ayrı adımlardır.
Tek bir formdan birden fazla belge türü oluşturabilir miyiz?
Evet. Bir eForm’a birden fazla belge şablonu bağlayın, ardından doldurulmuş bir kayıttan belge oluştururken uygun şablonu seçin. Her şablonun kendine ait düzeni, oluşturulan dosya adı düzeni ve kullanılabilir çıktı biçimleri vardır.
Bir alan eksikse veya düzen yanlış görünüyorsa ne yapmalıyız?
Kaynak alanda bir değer bulunduğunu ve yer tutucusunun Folderit’in Kullanılabilir form alanları listesiyle birebir eşleştiğini kontrol edin. Yer tutucuları bölmeden tek parça hâlinde tutun. Düzen sorunları için ODT şablonunu sadeleştirin ve her iki çıktı biçimini de kontrol edin. Kurulum kılavuzu test kontrol listesi ve sorun giderme adımları içerir.
Ekibinizin her hafta oluşturduğu bir belgeyle başlayın.