Software de gestionare a înregistrărilor digitale
Gestionați împreună documentele și înregistrările structurate. Folderit combină formulare digitale, metadate căutabile, aprobări și setări de retenție într-un singur loc.
Construiți un registru de incidente, organizați evidențele angajaților sau păstrați contractele împreună cu fișierele justificative. Echipa poate capta informațiile necesare, găsi înregistrarea potrivită și vedea ce s-a întâmplat cu ea în timp.
Captați informațiile de care au nevoie înregistrările
O înregistrare utilă are nevoie de context: la ce se referă, cine răspunde de ea și ce date contează. Folderit permite stocarea acestor informații alături de fișiere sau colectarea lor direct printr-un formular electronic.
Creați înregistrări cu eForms
Construiți un formular reutilizabil cu date, liste derulante, câmpuri de utilizatori, valori obligatorii și atașamente. Trimiterea lui creează o înregistrare structurată în dosarul din care utilizatorul a deschis formularul. Nu este necesar un document Word separat pentru păstrarea datelor.
Stabiliți un tipar de denumire a înregistrării folosind valori de câmp, precum referința incidentului și departamentul. Adăugați câmpurile importante ca coloane în dosar, pentru ca oamenii să citească detaliile-cheie fără să deschidă fiecare înregistrare. Vedeți cum funcționează eForms.
Aduceți cu dumneavoastră fișierele și e-mailurile existente
Încărcați documente, salvați e-mailurile și atașamentele selectate cu suplimentul Outlook sau activați adresa de import prin e-mail a unui dosar pentru fișierele primite.
Un scaner sau alt sistem care poate trimite documente prin e-mail poate utiliza aceeași adresă. Alegeți destinația și configurați metadatele, accesul și automatizarea potrivit înregistrărilor primite.
Utilizați câmpuri consecvente între echipe
Legați câmpurile compatibile din formulare diferite la același câmp de metadate existent. De exemplu, numele unui client dintr-un formular de contract și dintr-un formular de caz de service poate apărea într-o singură coloană comună a dosarului. Fiecare înregistrare își păstrează propria valoare.
Alegeți legătura la crearea câmpului; simpla folosire a aceleiași etichete pentru două câmpuri nu le conectează. Metadatele comune fac listele și căutările între formulare mai utile.
Oferiți înregistrărilor un număr de referință
Configurați numerotarea automată pentru documente sau înregistrări de formular, cu o secvență și componente de dată. O schemă de numerotare poate acoperi mai multe șabloane de formulare.
Numerotarea este separată de tiparul afișat al denumirii înregistrării și este disponibilă în planurile Medium și Tailor.
Găsiți înregistrarea potrivită și interveniți la timp
Căutați după ceea ce știți
Utilizați filtre de căutare pentru tip de formular, departament, client, dată sau altă valoare de metadate. Adăugați filtre de sarcini când aveți nevoie de înregistrări asociate aprobărilor sau altor sarcini din fluxurile de lucru.
Căutarea aprofundată caută și în conținutul indexat al documentelor și scanărilor acceptate, inclusiv PDF, DOCX, PNG și JPG. Precizia OCR depinde de calitatea scanării și de limbă; conținutul XLSX nu este inclus în căutarea OCR în conținut.
Exportați rezultatele căutării cu metadate în Excel sau CSV. Rezultatele rămân limitate la înregistrările pentru care utilizatorul are permisiune de acces.
Transformați datele înregistrărilor în mementouri
Configurați mementouri automate pentru formulare înainte sau după un câmp de dată, cu condiții opționale și destinatari selectați. Regulile se pot aplica atât înregistrărilor existente, cât și celor noi.
De exemplu, trimiteți un memento cu 30 de zile înainte de expirarea contractului, numai cât timp starea este Activ. Alegeți un utilizator, grup, adresă de e-mail sau un câmp eligibil de destinatar și includeți valorile înregistrării în mesaj.
Astfel, termenele devin parte din configurația înregistrării, nu un calendar separat pe care cineva trebuie să își amintească să îl întrețină.
Definiți ce se întâmplă la încheierea perioadei de retenție
Folderit păstrează implicit fișierele pe termen nelimitat. Cu automatizarea retenției, disponibilă în planurile Medium și Tailor, alegeți perioada, data de început și acțiunea de efectuat.
- Alegeți punctul de pornire.Utilizați o dată relevantă din metadate, precum crearea, ultima modificare sau momentul aprobării, pentru a determina începutul perioadei de retenție.
- Alegeți acțiunea finală.Mutați fișierele într-un dosar de arhivă, trimiteți-le în coșul de reciclare sau ștergeți-le definitiv. Arhivarea poate păstra structura existentă de dosare.
- Stabiliți domeniul de aplicare și excepțiile.Aplicați setările unui dosar și, opțional, subdosarelor. Înlocuiți setările moștenite pentru fișierele sau dosarele individuale care necesită altă perioadă.
Afișați Sfârșitul retenției în lista dosarului și utilizați Panou de bord și rapoarte pentru a vedea fișierele care se apropie de acea dată. Organizația decide perioadele și acțiunile adecvate; Folderit execută setările configurate.
Controlați accesul și păstrați istoricul conectat
Alegeți cine poate face ce
Partajați înregistrările cu persoanele sau grupurile care au nevoie de ele. Planul Tailor include permisiuni personalizate care permit separarea acțiunilor precum previzualizarea, descărcarea, actualizarea versiunilor, partajarea și ștergerea.
Filigranarea dinamică este un supliment achiziționat separat. Pentru detalii despre implementare și protecție, consultați securitatea Folderit și opțiunea on-premises.
Păstrați deciziile alături de înregistrare
Utilizați fluxuri de lucru pentru documente pentru verificare, aprobare, confirmarea citirii și semnare. Stabiliți participanții în etape paralele, seriale sau personalizate și mutați opțional elementul într-un alt dosar după finalizarea cu succes.
Detaliile fluxului arată participanții, deciziile, comentariile și marcajele temporale. Alegeți metoda de semnare și planul care se potrivesc procesului.
Păstrați versiunile fișierelor împreună
Încărcați un înlocuitor ca versiune nouă a fișierului pentru a păstra versiunile anterioare cu metadate comune. Lista versiunilor identifică fișierul curent și arată cărei versiuni îi aparține o sarcină din fluxul de lucru.
Aprobarea unei versiuni anterioare nu înseamnă că versiunea nouă este aprobată. Trimiteți fișierul revizuit pentru propria aprobare când procesul o cere.
Găsiți și exportați istoricul activității
Administratorii pot filtra jurnalul global de audit după dată, utilizator, domeniu și acțiune, de exemplu pentru a verifica descărcările sau ștergerile dintr-o anumită perioadă.
Exportați jurnalul de audit în XLSX, ODS sau CSV pentru verificare. Astfel, echipa are o evidență a activității pe care o poate examina alături de propriile politici și proceduri.
Începeți cu un registru utilizat săptămânal de echipă
Acestea sunt exemple de configurații pe care le puteți adapta organizației.
Registru de incidente
Colectați data incidentului, locația, departamentul, descrierea, persoana responsabilă și fotografiile. Faceți obligatorii câmpurile esențiale, apoi filtrați după departament sau dată când pregătiți o verificare.
Registru de contracte
Înregistrați contrapartea, responsabilul, starea și data de încheiere, cu contractul atașat. Configurați un memento de reînnoire și o schemă de numerotare, astfel încât discuțiile să se refere la aceeași înregistrare.
Evidențe ale echipamentelor
Păstrați identificatorul activului, locația, persoana responsabilă și datele de service într-un formular. Un formular de inspecție poate utiliza un câmp Relație pentru a selecta o înregistrare existentă a echipamentului, conectând fiecare inspecție la activul său.
Începeți prin stabilirea câmpurilor, accesului și datelor de verificare pentru un tip de înregistrare. Testați configurația cu câteva înregistrări reprezentative înainte de aplicarea la nivelul unui departament.
Vedeți cum ar funcționa înregistrările dumneavoastră în Folderit
Prezentați un exemplu de registru, formular sau proces de retenție într-o demonstrație sau încercați să îl construiți singur.
Comparați planurile și funcțiile incluse pentru echipa dumneavoastră.