Przechowywanie plików firmowych online
Zapewnij zespołowi jedno miejsce do wyszukiwania, udostępniania i pracy z plikami firmowymi, z jasnymi uprawnieniami, historią wersji i przeszukiwalną treścią dokumentów.
Folderit łączy przechowywanie plików online dla firm z narzędziami zarządzania dokumentami. Utrzymuj porządek w plikach klientów, dokumentach projektów i informacjach wewnętrznych, niezależnie od pracy w biurze lub zdalnie.
Połącz codzienną pracę z właściwymi plikami
Znajdź plik na podstawie zapamiętanych informacji
Przeszukuj nazwy i metadane albo użyj Deep Search, aby znaleźć tekst w obsługiwanych dokumentach i skanach. Zawężaj wyniki według folderu, daty, twórcy lub wartości pól zamiast otwierać kolejne foldery.
Wyszukiwanie treści obsługuje między innymi PDF, DOCX, PNG i JPG. OCR zależy od jakości skanu i języka; treść XLSX nie jest objęta wyszukiwaniem treści OCR. Użytkownicy widzą tylko wyniki, do których mają dostęp.
Wyraźnie wskaż aktualną wersję
Prześlij poprawiony dokument jako nową wersję tego samego pliku. Lista wersji zachowuje poprzednie pliki razem z bieżącym i wspólnymi metadanymi, z możliwością pobrania lub przywrócenia starszych wersji.
Do edycji lokalnej zarezerwuj współdzielony plik, aby zapobiec przesyłaniu konkurencyjnych wersji. Pozostali użytkownicy nadal mogą go przeglądać i pobierać, gdy blokada jest aktywna.
Edytuj dokumenty Office bezpośrednio w systemie
Twórz i edytuj obsługiwane pliki Word, Excel i PowerPoint dzięki integracji z Microsoft 365 w Folderit. Wiele osób może współpracować, jeśli plik nie jest zarezerwowany, a zapisane zmiany trafiają do historii wersji.
Dodatek Outlook pozwala też zapisywać wybrane e-maile i załączniki w folderze Folderit, zachowując korespondencję przy odpowiednich materiałach.
Dodaj kontekst i kolejne kroki
Użyj niestandardowych metadanych w planach Medium i Tailor, na przykład klienta, działu lub numeru projektu. Wyświetlaj przydatne pola jako kolumny folderu.
Gdy plik wymaga decyzji, skorzystaj z funkcji obiegu dokumentów dostępnych w Twoim planie. Ukończone pliki można później przenieść do zarządzanego archiwum bez odłączania ich od systemu dokumentów.
Udostępnij plik i wybierz, co może zrobić odbiorca
Udostępnij konkretny plik, folder lub sekcję użytkownikowi albo grupie. Przyznaj dostęp potrzebny do zadania i ustaw wygaśnięcie, jeśli ma być tymczasowy.
| Zadanie | Dostęp do rozważenia |
|---|---|
| Przegląd dokumentu bez pobierania | Previewer: podgląd obsługiwanych plików bez pobierania, drukowania i zmieniania. |
| Czytanie i pobieranie gotowego pliku | Viewer: podgląd, pobieranie i drukowanie bez zmiany lub usuwania przechowywanego zasobu. |
| Praca nad współdzielonym dokumentem | Editor: aktualizowanie metadanych i wersji, z prawami edycji i usuwania udostępnionego zasobu. |
| Zbieranie materiałów w folderze | Tylko przesyłanie: przekazywanie plików bez przeglądania treści dodanej przez innych użytkowników. |
Zobacz instrukcję uprawnień, aby poznać szczegóły dla poszczególnych zasobów. Tailor dodaje uprawnienia niestandardowe dla pojedynczych działań. Dostęp Editor do całego konta nadaje prawa administracyjne; do zwykłej współpracy używaj udostępniania plików lub folderów.
Zarządzaj dostępem według zespołów
Twórz grupy, takie jak Finanse, Zespół projektu lub Zarząd, i udostępniaj im właściwe foldery. Dostęp grupowy obejmuje jej członków, ograniczając konieczność osobnego udostępniania każdej osobie.
Świadomie używaj łączy publicznych
Jedno łącze publiczne pozwala każdej osobie znającej adres URL korzystać z udostępnionych treści bez logowania. Ustaw wygaśnięcie albo wyłącz je, gdy przestanie być potrzebne. Wybierz udostępnianie imienne, jeśli dostęp ma zależeć od tożsamości. Łącza publiczne nie są dostępne w planie próbnym.
Przykład: projekt klienta. Nadaj zespołowi wewnętrznemu uprawnienia Editor do folderu roboczego. Wybrane materiały końcowe udostępnij klientowi jako Viewer, a do przyjmowania plików użyj osobnego folderu z prawem wyłącznie przesyłania. Każda grupa ma jasne miejsce do pracy, bez jednakowego dostępu do wszystkiego.
Chroń dostęp i sprawdzaj użycie plików
Ustal zasady bezpieczeństwa całej organizacji
Folderit zapewnia szyfrowanie przechowywanych danych 256-bit i szyfrowane połączenia. Administratorzy mogą wymagać uwierzytelniania dwuskładnikowego oraz ustalać zasady haseł i ograniczenia IP w sekcji Polityka bezpieczeństwa.
Sprawdź informacje o bezpieczeństwie i prywatności oraz Centrum zaufania, oceniając usługę w kontekście wymagań organizacji. Ustawienia dostępu i procedury wewnętrzne nadal stanowią część Twojej konfiguracji.
Przeglądaj aktywność w dzienniku audytu
Korzystaj z globalnego dziennika audytu, aby filtrować zdarzenia według użytkownika, daty, zakresu zasobów lub działania. Eksportuj wyniki jako XLSX, ODS lub CSV, gdy chcesz sprawdzić pobieranie, usuwanie lub inną aktywność.
Aktywność imiennego użytkownika można powiązać z kontem. Odwiedzający łącza publiczne są anonimowi, dlatego ich wpisy audytu zawierają informacje techniczne, takie jak adres IP, zamiast tożsamości zalogowanej osoby.
Przenieś zespół według jasnego planu
Zacznij od reprezentatywnego projektu lub działu. Uzgodnij strukturę folderów, pola i dostęp, a następnie przetestuj przesyłanie, wyszukiwanie, edycję i udostępnianie kilku rzeczywistych plików przed przeniesieniem całości.
Czy możemy zachować foldery i istniejące metadane?
Możesz przesłać istniejące struktury folderów. Przy większych transferach opcje migracji obejmują Folderit Sync, partie ZIP i wcześniej uzgodniony transfer SFTP.
Metadane z innego systemu wymagają osobnego mapowania. Jeśli są dostępne w Excelu lub CSV, skontaktuj się z Folderit, aby potwierdzić format pól i sposób dopasowania wierszy do plików. Samo przesłanie folderu nie tworzy tego mapowania.
Ile przestrzeni i użytkowników obejmuje plan?
Plan Mini zaczyna się od 45 EUR miesięcznie plus VAT i obejmuje 5 użytkowników oraz 150 GB przestrzeni. Każdy plan ma określone limity; cena planu nie oznacza nieograniczonej liczby użytkowników. Sprawdź aktualny cennik, aby poznać warianty rozliczeń i funkcje każdego planu.
Medium dodaje między innymi niestandardowe metadane i automatyzację przechowywania. Tailor obejmuje szczegółowe uprawnienia, zaawansowany obieg, eForms, SSO i dostęp do API.
Czy możemy ponownie pobrać pliki?
Tak. Pobieraj pojedyncze pliki, foldery albo pliki i foldery całego konta za pomocą opcji eksportu Folderit. Foldery są pakowane do ZIP. Przy dużych zbiorach pobieraj mniejsze sekcje lub foldery; dzienniki audytu i raporty metadanych mają osobne eksporty.
Czy jest dostępna wersja on-premises?
Tak. Folderit on-premises jest dostępny dla organizacji potrzebujących hostingu na własnej infrastrukturze. Przed wyborem omów z Folderit wdrożenie, pojemność i wymagania operacyjne.
Wypróbuj na plikach, których używa Twój zespół
Utwórz folder roboczy, zaproś współpracownika i zobacz, jak wyszukiwanie, wersjonowanie i uprawnienia pasują do codziennej pracy.