Klientas prašo grąžinti du stalinius šviestuvus. Įmonė leidžia grąžinti abu, tačiau sandėlis gauna tik vieną. Grąžinimo klausimas tebėra neišspręstas, net jei kreditinė sąskaita jau buvo aptarta.
Naudinga prekių grąžinimo forma aiškiai atskiria tris kiekius: kiek klientas prašo grąžinti, kiek leista ir kiek faktiškai gauta. Joje taip pat turi matytis sprendimą priimantis žmogus ir veiksmai gavus siuntą. Šis vidinis „Folderit“ pavyzdys skirtas nedidelės įmonės klientų aptarnavimo, sandėlio ir apskaitos darbuotojams.
Pavyzdys išgalvotas, pagrįstas dokumentuotomis funkcijomis; visas procesas realioje paskyroje neišbandytas. Įrašas skirtas veiklos sprendimams pagal jūsų grąžinimo taisykles fiksuoti. Jis nenustato kliento įstatyminės teisės grąžinti prekes. „Tailor“ planas apima „eForms“ ir pasirinktinius įrašus.
Atskirai derinamai prekės eilutei skirkite atskirą įrašą
Penki vienodi šviestuvai gali būti viename įraše. Šviestuvams ir atsarginiams kabeliams kurkite atskirus įrašus, jeigu dėl jų reikės skirtingų sprendimų. Kiekviename išlaikykite pradinio užsakymo nuorodą.
Skiltyje Admin tools → Form templates sukurkite šabloną Kliento prašymas grąžinti prekes. Pagal „eForms“ vadovą (anglų kalba) pridėkite toliau nurodytus laukus. Tai laukų schema formai sukurti, o ne importuojamas šablonas.
| Laukai ir tipas | Kas ir kada pildo |
|---|---|
| Grąžinimo numeris, klientas, užsakymo numeris, prekės kodas — Text | Klientų aptarnavimas kurdamas įrašą. Naudokite įmonėje sutartus žymenis. |
| Prašomas grąžinti kiekis — Number; priežastis — Select; paaiškinimas — Textarea | Klientų aptarnavimas pagal kliento prašymą. Galimos priežastys: Sugadinta, Ne ta prekė, Nebereikia, Kita. |
| Atsakingas darbuotojas — User; kitos peržiūros data — Date | Klientų aptarnavimas pradžioje. Pasirinkite tikrą „Folderit“ kolegą ir sutartą peržiūros datą. |
| Leistas grąžinti kiekis — Number; leidimo numeris — Text | Atsakingas darbuotojas po sprendimo. Kol laukiama peržiūros, palikite tuščius. |
| Gautas kiekis — Number; gavimo data — Date; patikros pastabos — Textarea | Sandėlis fiziškai patikrinęs prekes. Įrašykite bendrą iki šiol gautą kiekį, o kiekvieną siuntą aprašykite pastabose. |
| Sprendimo įvykdymas — Select; kreditinės sąskaitos arba pakaitinės siuntos numeris — Text; užbaigimo data — Date | Atsakingas darbuotojas ir apskaita atlikę veiksmą. Pavyzdžiui: Išrašyta kreditinė sąskaita, Išsiųsta pakaitinė prekė, Atmesta, Kitas sutartas rezultatas. |
| Pagrindžiantys dokumentai — File; serijos arba partijos numeris — Text | Pridėkite pradinius įrodymus ir, kai reikia, identifikatorius. Vėlesnius dokumentus galima susieti su įrašu. |
Privalomais padarykite tuos pradinius laukus, kuriuos gali užpildyti klientų aptarnavimas. Leidimo, gavimo ir užbaigimo duomenis pradžioje palikite neprivalomus: prašymą registruojantis žmogus dar nežino būsimos patikros rezultato. Ranka įvestas numeris nėra automatinio numeravimo taisyklė. Įskaitomam įrašo pavadinimui tinka, pavyzdžiui, Return {case-reference} — {product-code}, naudojant tikruosius laukų identifikatorius (slug).
Jei prekės sekamos po vieną, šalia prekės kodo įrašykite serijos numerį. GS1 paaiškinime (anglų kalba) nurodoma, kad GTIN atpažįsta pagrindinį produktą, o GTIN kartu su serijos numeriu – konkretų jo vienetą. Naudokite įmonėje jau tvarkomus identifikatorius; šiame procese brūkšniniai kodai nenuskaitomi ir netikrinami.
Leidimą grąžinti pagrįskite užfiksuotu sprendimu
Sukurkite vidinį aplanką Klientų grąžinimai ir suteikite klientų aptarnavimui, tvirtintojui bei sandėlio kolegoms reikiamą prieigą. Prieš leisdami redaguoti patikrinkite prieigos lygius (vadovas anglų kalba). Atsakingo darbuotojo laukas fiksuoja atsakomybę; prieiga nustatoma atskirai.
Klientų aptarnavimas perkelia prašymą iš kliento el. laiško į formą ir pateikia ją šiame aplanke. Prieš siųsdamas grąžinimo instrukcijas atsakingas darbuotojas patikrina užsakymą, priežastį ir taikomas įmonės taisykles, tada įrašo siūlomą leisti grąžinti kiekį bei leidimo numerį.
Įrašo meniu Workflow paleiskite vienkartinę Approval darbo eigą, pasirinkę vieną konkretų grąžinimus tvirtinantį darbuotoją. Parodykite formos metaduomenis. Sprendimą suformuluokite tiksliai: „Leisti grąžinti 2 vnt. prekės LAMP-A17 iš užsakymo SO-1048.“ Kiekvieno prašymo sprendimo tekste įrašykite tikrąjį kiekį, užsakymo numerį ir prekės kodą, kad sprendimų istorija būtų aiški ir vėliau pakeitus formos laukus. Tvirtinimo vadove (anglų kalba) aprašyti nustatymai ir sprendimų istorija.
Prieš rašydamas klientui atsakingas darbuotojas patikrina faktinį darbo eigos rezultatą. Patvirtinimas leidžia sutartą grąžinimą, tačiau nepatvirtina gavimo ir nesuteikia pagrindo automatiniam pinigų grąžinimui. Atmetus prašymą, įrašoma priežastis ir klientui pranešamas sprendimas. Paprašius patikslinti, tvirtinimo užduotis lieka atvira, kol klausimas išsprendžiamas. Jei iki kitos peržiūros datos atsakymo nėra, atsakingas darbuotojas susisiekia su tvirtintoju ir įrašo naują veiksmų datą. Šį kontrolės veiksmą atlieka žmogus.
Jei kiekis pakeičiamas po sprendimo, išsaugokite ankstesnį sprendimą ir gaukite naują peržiūrą dėl patikslinto kiekio. Paaiškinkite pakeitimą, kad sandėlis žinotų, kuris leidimas taikomas.
Gautas vienas šviestuvas: trūkumo nepaslėpkite
Po pirmos siuntos užpildytas pavyzdys atrodytų taip:
- Grąžinimas: RR-1048; užsakymas SO-1048; prekė LAMP-A17.
- Prašoma: 2. Leista: 2. Iki šiol gauta: 1.
- Patikra: vienas šviestuvas atitinka užsakymą, jo gaubtas pažeistas; antro šviestuvo siuntoje nėra.
- Tolesnis veiksmas: atsakingas darbuotojas klausia kliento, ar antras šviestuvas siunčiamas atskirai, ir nustato kitą peržiūros datą.
Prekes priimantis darbuotojas palygina jas su leidimu, patikrina naudojamą serijos ar partijos numerį ir įrašo, ką iš tiesų gavo. Norėdami susieti pristatymo dokumentą arba leistiną būklės nuotrauką, atidarykite patį failą, pasirinkite Modify → Related Items → Browse, raskite grąžinimo formos įrašą ir spauskite Save. Žr. susijusių elementų vadovą (anglų kalba). Vertinantys kolegos turi turėti prieigą ir prie failo, ir prie įrašo.
Atvykus kitai siuntai, gavėjas atnaujina bendrą gautą kiekį ir prideda datuotą pastabą su jos įrodymų nuorodomis. Ankstesnį pristatymo dokumentą išsaugokite. Kiekius lygina atsakingas darbuotojas; šiame sprendime „Folderit“ neskaičiuoja trūkstamo likučio. Ne ta prekė, per didelis kiekis ar neįskaitomas identifikatorius reikalauja užfiksuoti neatitiktį ir paskirti konkretų sprendimą priimantį asmenį prieš tolesnius veiksmus.
Užbaikite tik turėdami įvykdymo įrodymus
Apskaita reikiamą kreditinę sąskaitą išrašo įprastoje apskaitos sistemoje. Sandėlis pakaitinę prekę išsiunčia įprastu būdu. Įrašykite kreditinės sąskaitos ar pakaitinės siuntos numerį ir susiekite pagrindžiantį dokumentą su grąžinimu. „Folderit“ saugo įrašą; ši konfigūracija negrąžina pinigų, neatnaujina atsargų ir neužsako transporto.
Prieš įvesdamas užbaigimo datą atsakingas darbuotojas patikrina:
- Leistas ir gautas kiekiai sutampa arba dokumentuota išimtis paaiškina sutartą skirtumą.
- Užfiksuota patikra ir sutartas rezultatas, įskaitant tai, kas bus daroma dėl trūkstamų prekių.
- Kreditinė sąskaita ar pakaitinė siunta pagrįsta dokumentais, o klientas informuotas apie rezultatą.
RR-1048 atveju vienas iš dviejų leistų grąžinti šviestuvų pirmo punkto neatitinka. Neužbaikite įrašo, kol negausite antro šviestuvo arba tvirtintojas nepatvirtins dokumentuoto pakeisto susitarimo. Nustatykite kito veiksmo datą, o atvirus grąžinimus peržiūrėkite komandos sutartu dažnumu.
Prieš pradėdami naudoti formą išbandykite visą grąžinimą, dalinį gavimą, atmestą prašymą ir negautą sprendimą demonstraciniais įrašais. Paprašykite pavaduojančio kolegos rasti naujausią leidimą, gavimo įrodymus ir kitą veiksmą. Jeigu situaciją galima suprasti tik ieškant kažkieno pašto dėžutėje, papildykite įrašą trūkstama informacija.
