Müşteri iki masa lambasını iade etmek ister. Ekibiniz iki ürünün iadesini onaylar, ancak depoya yalnızca biri gelir. Alacaklandırma konusu görüşülmüş olsa bile dosya henüz kapanmış değildir.
İşe yarayan bir müşteri iade talep formu üç miktarı ayrı tutar: talep edilen, iadesi onaylanan ve teslim alınan. Kararı kimin verdiği ve paket geldikten sonra yapılacak işlemler de aynı kayıtta bulunmalıdır. Aşağıdaki Folderit düzeni, küçük bir işletmenin müşteri hizmetleri, depo ve muhasebe ekiplerinin iç kullanımı içindir.
Örnek kurgusaldır ve belgelenmiş özelliklere dayanır; sürecin bütünü gerçek bir hesapta test edilmemiştir. Kayıt, kendi iade politikanız çerçevesindeki operasyonel kararları tutar. Müşterinin yasal iade hakkını belirlemez. Tailor planı eForms ve özel kayıtları içerir.
Ayrı değerlendirilmesi gereken her ürün kalemine bir kayıt açın
Birbirinin aynı beş lamba tek kayıtta tutulabilir. Lambalar ve yedek kablolar için farklı kararlar gerekiyorsa ayrı kayıtlar oluşturun. Her kayıtta ilk siparişin referansını koruyun.
Admin tools → Form templates bölümünde Müşteri iade talebi şablonunu oluşturun. Aşağıdaki alanları eForms kılavuzuna göre ekleyin. Bu tablo, formu oluşturmak için bir alan şemasıdır; içe aktarılabilir bir şablon değildir.
| Alanlar ve türleri | Kim, ne zaman doldurur? |
|---|---|
| Dosya numarası, müşteri, sipariş referansı, ürün kodu — Metin (Text) | Müşteri hizmetleri kayıt açarken. İşletmenizde kararlaştırılmış referansları kullanın. |
| Talep edilen miktar — Sayı (Number); neden — Seçim (Select); açıklama — Çok satırlı metin (Textarea) | Müşteri hizmetleri müşterinin talebine göre. Örnek nedenler: Hasarlı, Yanlış ürün, Artık ihtiyaç yok, Diğer. |
| Dosya sorumlusu — Kullanıcı (User); sonraki takip tarihi — Tarih (Date) | Müşteri hizmetleri başlangıçta. Gerçek bir Folderit çalışma arkadaşını ve kararlaştırılan kontrol tarihini seçin. |
| İadesi onaylanan miktar — Sayı (Number); iade onay referansı — Metin (Text) | Dosya sorumlusu karardan sonra. İnceleme beklenirken boş bırakın. |
| Teslim alınan miktar — Sayı (Number); teslim alma tarihi — Tarih (Date); kontrol notları — Çok satırlı metin (Textarea) | Depo fiziksel kontrolden sonra. O ana kadar teslim alınan toplam miktarı yazın ve her teslimatı notlarda açıklayın. |
| Sonuç — Seçim (Select); alacaklandırma belgesi veya değişim sevkiyatı referansı — Metin (Text); kapanış tarihi — Tarih (Date) | Dosya sorumlusu ve muhasebe işlemden sonra. Örneğin: Alacaklandırma belgesi düzenlendi, Değişim ürünü gönderildi, Reddedildi, Kararlaştırılan diğer sonuç. |
| Destekleyici belgeler — Dosya (File); seri veya parti referansı — Metin (Text) | İlk kanıtları ekleyin, gerektiğinde tanımlayıcıları kaydedin. Sonraki belgeler kayıtla ilişkilendirilebilir. |
Müşteri hizmetlerinin sağlayabildiği ilk başvuru bilgilerini zorunlu yapın. Onay, teslim alma ve kapanış alanları kayıt açılırken isteğe bağlı kalsın: dosyayı açan kişi gelecekteki kontrol sonucunu bilemez. Elle yazılan dosya numarası, otomatik numaralandırma kuralı oluşturmaz. Okunabilir bir kayıt adı için gerçek alan tanımlayıcılarını, yani slug değerlerini kullanarak Return {case-reference} — {product-code} gibi bir düzen belirleyin.
Tek tek izlenen ürünlerde ürün kodunun yanında seri numarasını da kaydedin. GS1 açıklamasına (İngilizce) göre GTIN temel ürünü, GTIN ile seri numarasının birleşimi ise belirli bir ürün örneğini tanımlar. İşletmenizin hâlihazırda tuttuğu tanımlayıcıları kullanın; bu kurulum barkod okutmaz veya doğrulamaz.
İade iznini kayıtlı bir karara bağlayın
Kurum içi bir Müşteri iadeleri klasörü oluşturun. Müşteri hizmetlerine, onaylayana ve depo çalışanlarına gereken erişimi verin. Düzenleme hakkı tanımadan önce erişim düzeylerini kontrol edin. Dosya sorumlusu alanı işin sorumlusunu belirtir; erişim ayrı yapılandırılır.
Müşteri hizmetleri e-postayla gelen talebi forma işler ve formu bu klasöre gönderir. Sorumlu kişi iade talimatını göndermeden önce siparişi, belirtilen nedeni ve geçerli iade politikanızı kontrol eder. Ardından onaya sunulan miktarı ve iade onay referansını girer.
Kaydın Workflow menüsünü açın ve adıyla seçilmiş tek bir iade onaylayanı için bir defalık Approval iş akışı başlatın. Formun meta verilerini görünür yapın. Kararın kapsamını açık yazın: “SO-1048 siparişindeki LAMP-A17 kodlu ürünün 2 adedinin iadesi onaylansın.” Her talebin karar metnine gerçek miktarı, sipariş numarasını ve ürün kodunu yazın; böylece form alanları sonradan düzenlense de karar geçmişinde neyin onaylandığı açık olur. Onay kılavuzu, kurulumu ve karar geçmişini açıklar.
Sorumlu kişi, müşteriye e-posta göndermeden önce iş akışının gerçek sonucunu kontrol eder. Onay, kararlaştırılan iadeye izin verir; ürünün teslim alındığını doğrulamaz ve otomatik para iadesi başlatmaz. Ret durumunda sorumlu kişi gerekçeyi kaydeder ve kararı müşteriye bildirir. Açıklama istendiğinde konu çözülene kadar onay görevi açık kalır. Takip tarihine kadar yanıt gelmezse sorumlu kişi onaylayanla görüşür ve yeni işlem tarihini yazar. Bu takip adımını bir insan yürütür.
Karardan sonra miktar değişirse eski kararı saklayın ve güncellenmiş miktar için yeni inceleme isteyin. Değişiklik nedenini de kaydedin; depo hangi onayın geçerli olduğunu görebilsin.
Bir lamba geldiğinde eksik ürünü görünür tutun
İlk teslimattan sonra örnek kayıt şöyle olabilir:
- Dosya: RR-1048; sipariş SO-1048; ürün LAMP-A17.
- Talep edilen: 2. Onaylanan: 2. Şu ana kadar teslim alınan: 1.
- Kontrol: gelen lamba siparişle eşleşiyor ve abajuru hasarlı; pakette ikinci lamba yok.
- Sonraki işlem: dosya sorumlusu ikinci lambanın ayrı gönderilip gönderilmediğini müşteriye sorar ve takip tarihi belirler.
Teslim alan çalışan ürünleri onayla karşılaştırır, kullanılıyorsa seri veya parti referansını kontrol eder ve gerçekten gelen miktarı yazar. İrsaliyeyi veya kullanılmasına izin verilen durum fotoğrafını bağlamak için ilgili dosyayı açın. Modify → Related Items → Browse yolunu izleyin, iade formu kaydını seçin ve Save ile kaydedin. İlgili öğeler kılavuzuna bakın. İnceleyenlerin hem dosyaya hem kayda erişebildiğinden emin olun.
Yeni bir teslimat geldiğinde çalışan toplam teslim alınan miktarı günceller ve o teslimatın kanıtlarını belirten tarihli bir not ekler. Önceki irsaliyeyi saklayın. Miktarları sorumlu kişi karşılaştırır; Folderit bu tasarımda eksik miktarı hesaplamaz. Yanlış ürün, fazladan miktar veya okunamayan tanımlayıcı için ilerlemeden önce bir istisna kaydı oluşturulmalı ve karar verecek kişi belirlenmelidir.
Dosyayı sonucun belgeleriyle kapatın
Muhasebe, gereken alacaklandırma belgesini normalde kullandığı muhasebe sisteminde düzenler. Depo, değişim ürününü olağan sevkiyat sürecinden gönderir. Oluşan belgenin veya değişim sevkiyatının referansını ekleyin ve destekleyici belgeyi dosyayla ilişkilendirin. Folderit kaydı saklar; bu kurulum para iadesi yapmaz, stok güncellemez veya nakliye rezervasyonu oluşturmaz.
Kapanış tarihini girmeden önce sorumlu kişi şunları kontrol eder:
- Onaylanan ve teslim alınan miktarlar uyuşuyor ya da belgelenmiş bir istisna, kararlaştırılan farkı açıklıyor.
- Kontrol ve kararlaştırılan sonuç, eksik ürünlere ne yapılacağıyla birlikte kaydedilmiş.
- Alacaklandırma veya değişim sevkiyatı belgeyle desteklenmiş ve sonuç müşteriye bildirilmiş.
RR-1048’de, onaylanan iki lambadan birinin gelmesi ilk kontrolü karşılamaz. İkinci lamba gelene veya onaylayan kişi belgelenmiş yeni mutabakatı onaylayana kadar dosyayı açık tutun. Açık işler için takip tarihi belirleyin; sorumlu kişi bu dosyaları ekibin kararlaştırdığı sıklıkta gözden geçirsin.
Formu kullanıma almadan önce tam iade, kısmi teslim alma, reddedilen talep ve kararsız kalan dosya için deneme kayıtları oluşturun. Sorumlunun yokluğunda işi devralacak birinden en son onayı, teslimat kanıtlarını ve sıradaki işlemi bulmasını isteyin. Dosyayı anlamak için birinin e-posta kutusunda arama yapmak gerekiyorsa eksik bilgiyi kayda ekleyin.
