Купац жели вратити двије столне лампе. Ваш тим одобрава поврат обје, али складиште прима само једну. Предмет остаје отворен, чак и ако је већ било разговора о књижном одобрењу.
Добар образац захтјева за поврат робе одвојено води три количине: тражену, одобрену и примљену. Уз њих биљежи ко доноси одлуку и шта слиједи након пријема пакета. Ова интерна поставка у Folderit-у намијењена је мањим фирмама у којима поврат заједно обрађују корисничка служба, складиште и финансије.
Примјер је измишљен и заснован на документованим функцијама; обједињени поступак није тестиран на стварном корисничком рачуну. Њиме евидентирате оперативне одлуке према властитим правилима поврата, а не утврђујете законско право купца на поврат. Пакет Tailor укључује eForms и прилагођене записе.
Један запис за једну ставку производа
За сваку врсту производа чије количине требате ускладити отворите засебан запис. Пет једнаких лампи може бити у истом запису. Лампе и замјенски каблови требају одвојене записе ако захтијевају различите одлуке. У сваком задржите референцу изворне наруџбе.
У одјељку Admin tools → Form templates направите предложак Захтјев за поврат робе. Према упутству за eForms на енглеском језику додајте сљедећа поља. Табела је схема за израду обрасца, а не предложак који се може увести.
| Поља и врста | Ко их попуњава и када |
|---|---|
| Ознака предмета, купац, референца наруџбе, шифра производа — текст (Text) | Корисничка служба при отварању. Користите ознаке које су већ договорене у фирми. |
| Тражена количина — број (Number); разлог — одабир (Select); образложење — вишередни текст (Textarea) | Корисничка служба према захтјеву купца. Могући разлози: Оштећено, Погрешан производ, Више није потребно, Остало. |
| Одговорна особа за предмет — корисник (User); датум сљедеће провјере — датум (Date) | Корисничка служба при отварању. Одаберите стварног колегу у Folderit-у и договорени датум провјере. |
| Одобрена количина — број (Number); референца одобрења поврата — текст (Text) | Одговорна особа након одлуке о поврату. Док захтјев чека разматрање, оставите празно. |
| Примљена количина — број (Number); датум пријема — датум (Date); биљешке прегледа — вишередни текст (Textarea) | Складиште након физичке провјере робе. Унесите укупну досад примљену количину и сваку доставу опишите у биљешкама. |
| Коначно рјешење — одабир (Select); референца књижног одобрења или замјене — текст (Text); датум затварања — датум (Date) | Одговорна особа и финансије након проведене радње. Могућа рјешења: Издато књижно одобрење, Послана замјена, Одбијено, Друго договорено рјешење. |
| Пратећи докази — датотека (File); серијски број или ознака серије — текст (Text) | Приложите почетне доказе и по потреби унесите идентификацијске ознаке. Накнадне доказе можете повезати са записом. |
Обавезним означите почетна поља која корисничка служба може попунити. Поља за одобрење, пријем и затварање при отварању оставите необавезним: колега који евидентира захтјев не може знати резултат сутрашњег прегледа. Ручно унесена ознака предмета није правило аутоматског нумерисања. За читљив назив записа користите образац попут Поврат {oznaka-predmeta} — {sifra-proizvoda}, уз стварне системске ознаке поља.
За робу коју пратите појединачно уз шифру производа забиљежите и серијски број. Објашњење GS1 на енглеском језику разликује GTIN који означава основни производ од комбинације GTIN-а и серијског броја која означава појединачни примјерак. Користите ознаке које фирма већ води; ова поставка не скенира нити провјерава баркодове.
Одобрење поврата забиљежите као одлуку
Направите интерни фолдер Поврати купаца и корисничкој служби, особи која одлучује и складишту додијелите потребан приступ. Прије додјеле права уређивања провјерите нивое дозвола у упутству на енглеском језику. Поље Одговорна особа за предмет биљежи задужење; приступ подешавате засебно.
Корисничка служба преписује захтјев из купчеве поруке и предаје образац у том фолдеру. Прије слања упута за враћање робе одговорна особа провјерава наруџбу, разлог и примјењива интерна правила, а затим уноси предложену одобрену количину и референцу одобрења.
У менију Workflow на запису покрените једнократни ток Approval с једном именованом особом овлаштеном за одобравање поврата. Учините метаподатке обрасца видљивим. Одлуку формулирајте прецизно, напримјер: „Одобрава се поврат 2 комада производа LAMP-A17 из наруџбе SO-1048.” За сваки захтјев у текст одлуке унесите стварну количину, наруџбу и производ како би хисторија одлука остала јасна и ако се поља обрасца накнадно измијене. Упутство за одобравање на енглеском језику описује постављање и хисторију одлука.
Одговорна особа провјерава стварни резултат тока рада прије него што пошаље поруку купцу. Одобрење допушта договорени поврат робе; не потврђује пријем нити покреће аутоматски поврат новца. Ако је захтјев одбијен, одговорна особа записује разлог и обавјештава купца. Ако се тражи појашњење, задатак одобравања остаје отворен док се питање не разјасни. Ако до датума сљедеће провјере нема одговора, одговорна особа контактира особу која одлучује и биљежи нови датум радње. У овом поступку то је ручна контролна тачка.
Ако се након одлуке промијени предложена количина, сачувајте ранију одлуку и тражите нову процјену измијењене количине. Наведите разлог промјене како би складиште знало које одобрење вриједи.
Стиже једна лампа: разлика мора остати видљива
Овако изгледа попуњен примјер након прве доставе:
- Предмет: RR-1048; наруџба SO-1048; производ LAMP-A17.
- Тражено: 2. Одобрено: 2. Досад примљено: 1.
- Преглед: лампа одговара наруџби и има оштећено сјенило; друге лампе нема у пакету.
- Сљедећа радња: одговорна особа пита купца шаље ли другу лампу засебно и биљежи датум сљедеће провјере.
Особа која прима робу пореди је с одобрењем, провјерава серијски број или ознаку серије када се користе и уноси оно што је заиста стигло. За повезивање отпремнице и допуштених фотографија стања отворите одговарајућу датотеку, затим Modify → Related Items → Browse, одаберите запис обрасца за поврат и сачувајте промјену путем Save. Поступак је описан у упутству за повезане ставке на енглеском језику. Провјерите да особе које прегледају доказе имају приступ и датотекама и запису.
При сљедећој достави прималац ажурира укупну примљену количину и додаје биљешку с датумом и назнаком припадајућег доказа. Задржите ранију отпремницу. Одговорна особа пореди количине; у овој поставци Folderit не израчунава преосталу количину. Погрешна роба, вишак или нечитљива ознака захтијевају забиљежено одступање и именовану особу која ће одлучити о даљњој радњи.
Затворите предмет тек уз доказе о рјешењу
Финансије издају књижно одобрење у свом уобичајеном рачуноводственом систему. Складиште организује евентуалну замјену кроз редован поступак отпреме. У предмет додајте референцу књижног одобрења или замјене и повежите одговарајући документ. Folderit чува евиденцију; ова поставка не враћа новац, не мијења стање залиха и не резервише пријевоз.
Прије уноса датума затварања одговорна особа провјерава:
- Одобрење и примљена роба количински су усклађени или документовано одступање објашњава договорену разлику.
- Преглед и договорено рјешење су забиљежени, укључујући поступање с робом која недостаје.
- За књижно одобрење или замјену постоје докази, а купац је обавијештен о исходу.
У предмету RR-1048 пријем једне од двије одобрене лампе не испуњава прву провјеру. Оставите га отвореним док не стигне друга или овлаштена особа не одобри документовано измијењено рјешење. За преостали посао поставите датум сљедеће провјере; одговорна особа прегледава отворене предмете према договореном распореду тима.
Прије кориштења обрасца с купцима проведите пробне случајеве потпуног поврата, дјелимичног пријема, одбијеног захтјева и одлуке која још није донесена. Замолите колегу који мијења одговорну особу да пронађе посљедње важеће одобрење, доказе пријема и сљедећу радњу. Ако мора претраживати туђи поштански сандучић да би разумио предмет, допуните запис информацијама које недостају.
