Kupec želi vrniti dve namizni svetilki. Vaša ekipa odobri vračilo obeh, skladišče pa prejme le eno. Primer ostaja odprt, tudi če ste se o dobropisu že pogovarjali.
Uporaben obrazec za vračilo blaga loči tri količine: zahtevano, odobreno in prejeto. Zabeleži tudi, kdo odloča in kaj je treba storiti po prihodu paketa. Spodnja interna nastavitev v Folderitu je namenjena manjšemu podjetju, kjer vračila obravnavajo podpora strankam, skladišče in finance.
Primer je izmišljen in temelji na dokumentiranih funkcijah; celoten povezani postopek ni bil preizkušen v dejanskem uporabniškem računu. Z njim beležite poslovne odločitve po svojih pravilih vračil. Ne določa kupčeve zakonske pravice do vračila. Paket Tailor vključuje eForms in zapise po meri.
Za vsako postavko izdelka ustvarite svoj zapis
Vsako vrsto izdelka, pri kateri morate uskladiti količine, vodite ločeno. Pet enakih svetilk lahko združite v en zapis. Svetilke in nadomestni kabli potrebujejo ločene zapise, če zahtevajo različne odločitve. Pri vsakem ohranite sklic na prvotno naročilo.
V razdelku Admin tools → Form templates ustvarite predlogo Zahtevek za vračilo blaga. Po navodilih za eForms v angleščini dodajte spodnja polja. Tabela je načrt polj za izdelavo obrazca, ne predloga za uvoz.
| Polja in vrsta | Kdo jih izpolni in kdaj |
|---|---|
| Oznaka primera, kupec, sklic na naročilo, šifra izdelka — besedilo (Text) | Podpora strankam ob odprtju. Uporabite oznake, ki jih v podjetju že uporabljate. |
| Zahtevana količina — število (Number); razlog — izbira (Select); pojasnilo — večvrstično besedilo (Textarea) | Podpora strankam na podlagi kupčevega zahtevka. Predlagani razlogi: Poškodovano, Napačen izdelek, Ni več potrebno, Drugo. |
| Skrbnik primera — uporabnik (User); datum naslednjega preverjanja — datum (Date) | Podpora strankam ob odprtju. Izberite dejanskega sodelavca v Folderitu in dogovorjeni datum preverjanja. |
| Odobrena količina — število (Number); sklic na odobritev vračila — besedilo (Text) | Skrbnik po odločitvi o vračilu. Med čakanjem na obravnavo pustite prazno. |
| Prejeta količina — število (Number); datum prejema — datum (Date); ugotovitve pregleda — večvrstično besedilo (Textarea) | Skladišče po fizičnem pregledu blaga. Vodite skupno doslej prejeto količino in vsako dostavo opišite v opombah. |
| Rešitev — izbira (Select); sklic na dobropis ali nadomestno pošiljko — besedilo (Text); datum zaključka — datum (Date) | Skrbnik in finance po izvedbi. Predlagane rešitve: Dobropis izdan, Nadomestni izdelek odposlan, Zavrnjeno, Druga dogovorjena rešitev. |
| Podporna dokazila — datoteka (File); serijska številka ali oznaka serije — besedilo (Text) | Priložite začetna dokazila in po potrebi vnesite identifikacijske oznake. Poznejša dokazila lahko povežete z zapisom. |
Kot obvezna določite začetna polja, ki jih podpora strankam lahko izpolni. Polja za odobritev, prejem in zaključek naj bodo ob ustvarjanju neobvezna: sodelavec ob odprtju ne more poznati izida jutrišnjega pregleda. Ročno vnesena oznaka primera ni pravilo za samodejno številčenje. Za razumljivo ime zapisa uporabite vzorec, kot je Vračilo {oznaka-primera} — {sifra-izdelka}, z dejanskimi sistemskimi oznakami polj.
Pri blagu, ki ga spremljate posamično, poleg šifre izdelka zabeležite serijsko številko. Razlaga GS1 v angleščini razlikuje med GTIN, ki označuje osnovni izdelek, in kombinacijo GTIN s serijsko številko, ki določa posamezen primerek. Uporabite oznake, ki jih podjetje že vodi; ta nastavitev ne skenira ali preverja črtnih kod.
Odobritev vračila naj bo zabeležena odločitev
Ustvarite interno mapo Vračila kupcev in podpori strankam, odobritelju ter skladišču omogočite potreben dostop. Pred dodelitvijo pravic urejanja preverite ravni dovoljenj v angleških navodilih. Polje Skrbnik primera beleži odgovornost; dostop nastavite posebej.
Podpora strankam vnese zahtevek iz kupčevega e-poštnega sporočila in odda obrazec v tej mapi. Pred pošiljanjem navodil za vračilo skrbnik preveri naročilo, navedeni razlog in veljavna interna pravila, nato vpiše predlagano odobreno količino in sklic na odobritev.
Na zapisu odprite meni Workflow in zaženite enkratni potek Approval z eno imenovano osebo, pooblaščeno za odobravanje vračil. Metapodatki obrazca naj bodo vidni. Predmet odločitve opredelite natančno, na primer: »Odobri se vračilo 2 kosov izdelka LAMP-A17 iz naročila SO-1048.« Pri vsakem zahtevku v besedilo odločitve vnesite dejansko količino, naročilo in izdelek, da bo zgodovina odločitev jasna tudi ob poznejših spremembah polj obrazca. Navodila za odobravanje v angleščini opisujejo nastavitev in zgodovino odločitev.
Skrbnik pred e-poštnim odgovorom kupcu preveri dejanski izid poteka dela. Odobritev dovoli dogovorjeno vračilo blaga; ne potrdi prejema in ne odobri samodejnega vračila denarja. Ob zavrnitvi skrbnik zabeleži razlog in kupcu sporoči odločitev. Če odobritelj zahteva pojasnilo, naloga odobritve ostane odprta do razjasnitve. Če do datuma naslednjega preverjanja ni odgovora, skrbnik stopi v stik z odobriteljem in vpiše nov datum ukrepanja. V tem postopku je to ročna kontrolna točka.
Če se predlagana količina po odločitvi spremeni, ohranite prejšnjo odločitev in pridobite novo presojo spremenjene količine. Zabeležite razlog spremembe, da bo skladišče vedelo, katera odobritev velja.
Prispe ena svetilka: razlika naj ostane vidna
Ob prvi dostavi bi bil zapis izpolnjen takole:
- Primer: RR-1048; naročilo SO-1048; izdelek LAMP-A17.
- Zahtevano: 2. Odobreno: 2. Doslej prejeto: 1.
- Pregled: svetilka ustreza naročilu in ima poškodovan senčnik; druge v paketu ni.
- Naslednji korak: skrbnik kupca vpraša, ali drugo svetilko pošilja ločeno, in zabeleži datum naslednjega preverjanja.
Prevzemnik primerja blago z odobritvijo, po potrebi preveri serijsko številko ali serijo in vnese, kaj je dejansko prispelo. Za povezavo dobavnice in dovoljenih fotografij stanja odprite ustrezno datoteko, nato Modify → Related Items → Browse, izberite zapis obrazca za vračilo in shranite z Save. Postopek opisujejo navodila za povezane postavke v angleščini. Pregledovalci potrebujejo dostop do datotek in do zapisa.
Ko prispe naslednja dostava, prevzemnik posodobi skupno prejeto količino in doda datirano opombo s sklicem na njena dokazila. Prejšnjo dobavnico ohranite. Količine primerja skrbnik; Folderit v tej nastavitvi ne izračunava preostale količine. Napačno blago, presežna količina ali nečitljiva oznaka zahtevajo zabeleženo odstopanje in imenovanega odločevalca pred nadaljnjim ukrepanjem.
Primer zaključite z dokazili o rešitvi
Finance izdajo dobropis v svojem običajnem računovodskem sistemu. Skladišče morebitno zamenjavo uredi po običajnem postopku odpreme. Dodajte sklic na izdani dobropis ali nadomestno pošiljko in povežite pripadajoči dokument s primerom. Folderit hrani evidenco; ta nastavitev ne izvede vračila denarja, ne posodobi zalog in ne naroči prevoza.
Pred vnosom datuma zaključka skrbnik preveri:
- Odobritev in prejeto blago se količinsko ujemata ali pa dokumentirana izjema pojasnjuje dogovorjeno razliko.
- Pregled in dogovorjena rešitev sta zabeležena, vključno z ravnanjem z manjkajočim blagom.
- Dobropis ali nadomestna pošiljka imata podporna dokazila, kupec pa je obveščen o izidu.
Pri primeru RR-1048 prejem ene od dveh odobrenih svetilk ne izpolni prvega preverjanja. Primer pustite odprt, dokler ne prispe druga ali odobritelj ne potrdi dokumentirane spremenjene rešitve. Za odprto delo določite datum naslednjega preverjanja; skrbnik te primere pregleduje po dogovorjenem urniku ekipe.
Pred uporabo s kupci izvedite poskusne primere celotnega vračila, delnega prejema, zavrnjenega zahtevka in manjkajoče odločitve. Sodelavca, ki nadomešča skrbnika, prosite, naj poišče zadnjo veljavno odobritev, dokazila o dostavi in naslednji korak. Če mora za razumevanje primera pregledovati tuj e-poštni predal, manjkajoče informacije dodajte v zapis.
