Kupac traži da vrati dve stone lampe. Vaš tim odobrava povraćaj obe, ali magacin prima samo jednu. Predmet još nije završen, čak i ako ste već razgovarali o knjižnom odobrenju.
Koristan obrazac zahteva za povraćaj robe odvojeno beleži traženu, odobrenu i primljenu količinu. Pokazuje i ko odlučuje o povraćaju i šta sledi po prijemu paketa. Ovaj primer interne evidencije u Folderitu namenjen je manjim firmama u kojima povraćaj obrađuju korisnička podrška, magacin i finansije.
Primer je izmišljen i zasnovan na dokumentovanim funkcijama; ceo povezani postupak nije testiran na stvarnom korisničkom nalogu. Evidencija beleži poslovne odluke prema vašim pravilima povraćaja. Ne utvrđuje zakonsko pravo kupca da vrati robu. Paket Tailor uključuje eForms i prilagođene zapise.
Vodite zaseban zapis za svaku stavku proizvoda
Jedan zapis koristite za jednu vrstu proizvoda čije količine treba usaglasiti. Pet istih lampi može biti u istom zapisu. Lampe i rezervni kablovi treba da budu odvojeni ako zahtevaju različite odluke. U svakom zapisu navedite originalnu porudžbinu.
U odeljku Admin tools → Form templates napravite šablon Zahtev za povraćaj robe. Pratite uputstvo za eForms na engleskom jeziku i dodajte polja iz tabele. Ovo je struktura za izradu obrasca, a ne šablon koji možete da uvezete.
| Polja i tip | Ko ih popunjava i kada |
|---|---|
| Oznaka predmeta, kupac, referenca porudžbine, šifra proizvoda — tekst (Text) | Korisnička podrška pri otvaranju. Koristite oznake koje ste već usvojili u firmi. |
| Tražena količina — broj (Number); razlog — izbor (Select); obrazloženje — višeredni tekst (Textarea) | Korisnička podrška prema zahtevu kupca. Predlozi razloga: Oštećeno, Pogrešan proizvod, Više nije potrebno, Ostalo. |
| Osoba zadužena za predmet — korisnik (User); datum sledeće provere — datum (Date) | Korisnička podrška pri otvaranju. Izaberite stvarnog kolegu u Folderitu i dogovoreni datum provere. |
| Odobrena količina — broj (Number); referenca odobrenja povraćaja — tekst (Text) | Zadužena osoba nakon odluke o povraćaju. Ostavite prazno dok zahtev čeka razmatranje. |
| Primljena količina — broj (Number); datum prijema — datum (Date); beleške pregleda — višeredni tekst (Textarea) | Magacin posle fizičke provere robe. Vodite ukupnu do tada primljenu količinu i svaku isporuku opišite u beleškama. |
| Konačno rešenje — izbor (Select); referenca knjižnog odobrenja ili zamene — tekst (Text); datum zatvaranja — datum (Date) | Zadužena osoba i finansije po izvršenoj radnji. Predlozi rešenja: Izdato knjižno odobrenje, Poslata zamena, Odbijeno, Drugo dogovoreno rešenje. |
| Prateći dokazi — datoteka (File); serijski broj ili oznaka serije — tekst (Text) | Priložite početne dokaze i unesite identifikacione oznake gde su potrebne. Naknadne dokaze možete da povežete sa zapisom. |
Obaveznim označite početna polja koja korisnička podrška može da popuni. Polja za odobrenje, prijem i zatvaranje pri otvaranju ostavite opcionim: kolega koji otvara predmet ne zna rezultat sutrašnjeg pregleda. Ručno upisana oznaka predmeta nije pravilo automatskog numerisanja. Za razumljiv naziv zapisa upotrebite obrazac kao što je Povraćaj {oznaka-predmeta} — {sifra-proizvoda}, uz stvarne sistemske oznake polja.
Za robu koju pratite pojedinačno zabeležite serijski broj uz šifru proizvoda. GS1 u objašnjenju na engleskom jeziku razlikuje GTIN koji označava osnovni proizvod od kombinacije GTIN-a i serijskog broja koja identifikuje pojedinačan primerak. Koristite oznake koje firma već vodi; ova postavka ne skenira niti proverava bar-kodove.
Neka odobrenje bude zabeležena odluka
Napravite internu fasciklu Povraćaji kupaca i omogućite potreban pristup korisničkoj podršci, osobi koja odlučuje i magacinu. Pre dodele prava uređivanja pogledajte nivoe dozvola u uputstvu na engleskom jeziku. Polje Osoba zadužena za predmet označava odgovornost; pristup podešavate posebno.
Korisnička podrška unosi zahtev iz kupčeve poruke i predaje obrazac u toj fascikli. Pre nego što pošalje uputstva za vraćanje robe, zadužena osoba proverava porudžbinu, razlog i važeća interna pravila, a zatim upisuje predloženu odobrenu količinu i referencu odobrenja.
Otvorite meni Workflow na zapisu i pokrenite jednokratni tok Approval s jednom imenovanom osobom ovlašćenom za odobravanje povraćaja. Metapodaci obrasca treba da budu vidljivi. Odluku formulišite precizno, na primer: „Odobrava se povraćaj 2 komada proizvoda LAMP-A17 iz porudžbine SO-1048.” Za svaki zahtev u tekst odluke unesite stvarnu količinu, porudžbinu i proizvod kako bi istorija odluka ostala jasna i ako se polja obrasca naknadno izmene. Uputstvo za odobravanje na engleskom jeziku opisuje podešavanje i istoriju odluka.
Zadužena osoba proverava stvarni rezultat toka rada pre slanja poruke kupcu. Odobrenje dozvoljava dogovoreni povraćaj robe; ne potvrđuje prijem i ne odobrava automatsku refundaciju. Ako osoba koja odlučuje odbije zahtev, zadužena osoba beleži razlog i saopštava odluku kupcu. Ako se traži pojašnjenje, zadatak odobravanja ostaje otvoren dok se pitanje ne razjasni. Ako do datuma sledeće provere nema odgovora, zadužena osoba kontaktira osobu koja odlučuje i upisuje novi datum radnje. To je ručna kontrolna tačka ovog postupka.
Ako se predložena količina promeni nakon odluke, sačuvajte prethodnu odluku i obezbedite novo razmatranje izmenjene količine. Zapišite razlog promene kako bi magacin znao koje odobrenje važi.
Stigla je jedna lampa: pratite razliku do kraja
Primer popunjenog zapisa nakon prve isporuke:
- Predmet: RR-1048; porudžbina SO-1048; proizvod LAMP-A17.
- Traženo: 2. Odobreno: 2. Do sada primljeno: 1.
- Pregled: jedna lampa odgovara porudžbini i ima oštećen abažur; druge lampe nema u paketu.
- Sledeća radnja: zadužena osoba pita kupca da li drugu lampu šalje odvojeno i upisuje datum sledeće provere.
Primalac upoređuje robu sa odobrenjem, proverava serijski broj ili oznaku serije kada se koriste i upisuje stvarno primljenu robu. Za povezivanje otpremnice i dozvoljenih fotografija stanja otvorite odgovarajuću datoteku, odaberite Modify → Related Items → Browse, pronađite zapis obrasca za povraćaj i sačuvajte preko Save. Pogledajte uputstvo za povezane stavke na engleskom jeziku. Proverite da kolege koje pregledaju dokaze imaju pristup i datotekama i zapisu.
Kada stigne sledeća isporuka, primalac ažurira ukupnu primljenu količinu i dodaje belešku sa datumom i oznakom pripadajućih dokaza. Sačuvajte prethodnu otpremnicu. Zadužena osoba upoređuje količine; Folderit u ovoj postavci ne izračunava preostalu količinu. Pogrešna roba, višak ili nečitljiva oznaka zahtevaju evidentirano odstupanje i imenovanu osobu koja donosi odluku pre daljih radnji.
Zatvorite predmet uz dokaze o sprovedenom rešenju
Finansije izdaju knjižno odobrenje u svom uobičajenom računovodstvenom sistemu. Magacin organizuje zamenu kroz redovan postupak otpreme. Dodajte referencu izdatog knjižnog odobrenja ili zamene i povežite dokument koji to potvrđuje. Folderit čuva evidenciju; ova postavka ne vraća novac, ne ažurira zalihe i ne rezerviše prevoz.
Pre unosa datuma zatvaranja zadužena osoba proverava:
- Da li su odobrenje i primljena roba količinski usaglašeni ili dokumentovani izuzetak objašnjava dogovorenu razliku.
- Da li su pregled i dogovoreno rešenje zabeleženi, uključujući postupanje s robom koja nedostaje.
- Da li knjižno odobrenje ili zamena imaju prateće dokaze i da li je kupac obavešten o ishodu.
U predmetu RR-1048 prijem jedne od dve odobrene lampe ne ispunjava prvi uslov. Predmet ostaje otvoren dok ne stigne druga ili ovlašćena osoba ne odobri dokumentovano izmenjeno rešenje. Za otvorene zadatke postavite datum sledeće provere; zadužena osoba prati te predmete prema dogovorenom rasporedu tima.
Pre korišćenja obrasca s kupcima sprovedite probne slučajeve potpunog povraćaja, delimičnog prijema, odbijenog zahteva i izostanka odluke. Zamolite kolegu koji menja zaduženu osobu da pronađe poslednje važeće odobrenje, dokaze o isporuci i sledeću radnju. Ako mora da pretražuje tuđe sanduče e-pošte da bi razumeo predmet, dodajte informacije koje nedostaju u zapis.
