Klient soovib tagastada kaks laualampi. Ettevõte lubab mõlemad tagasi saata, ent lattu jõuab ainult üks. Tagastust ei saa veel lõpetatuks lugeda, isegi kui kreeditarve tegemisest on juba räägitud.
Hästi koostatud kliendi tagastusvorm eristab taotletud, tagastada lubatud ja tegelikult saabunud kogust. Samast kirjest peab selguma, kes otsustab ning mida pärast paki saabumist tehakse. Järgnev Folderiti sisemise registri näide on mõeldud väiksema ettevõtte klienditeenindusele, laole ja raamatupidamisele.
Näide on väljamõeldud ja tugineb dokumenteeritud võimalustele; tervikprotsessi ei ole päriskontol katsetatud. Kirje jäädvustab teie tagastustingimuste alusel tehtud töökorralduslikud otsused ega määra kliendi seadusest tulenevat tagastusõigust. Tailori pakett sisaldab eFormsi ja kohandatud kirjeid.
Looge igale eraldi võrreldavale tootereale oma kirje
Viis ühesugust lampi võivad olla ühes kirjes. Lambid ja asenduskaablid pange eraldi kirjetesse, kui nende kohta tuleb teha erinev otsus. Säilitage igas kirjes algse tellimuse viide.
Looge jaotises Admin tools → Form templates mall Kliendi tagastustaotlus. Lisage allolevad väljad eFormsi juhendi (inglise keeles) järgi. See on vormi koostamise väljaskeem, mitte imporditav mall.
| Väljad ja tüüp | Kes ja millal täidab |
|---|---|
| Tagastuse tunnus, klient, tellimuse viide, tootekood — Text | Klienditeenindus kirje loomisel. Kasutage ettevõttes kokkulepitud tunnuseid. |
| Taotletud kogus — Number; põhjus — Select; selgitus — Textarea | Klienditeenindus kliendi soovi põhjal. Võimalikud põhjused: Kahjustatud, Vale toode, Pole enam vaja, Muu. |
| Tagastuse eest vastutaja — User; järgmise järeltegevuse kuupäev — Date | Klienditeenindus kirje loomisel. Valige päris kolleeg Folderitis ja leppige kokku järgmine kontrollkuupäev. |
| Tagastada lubatud kogus — Number; loa viide — Text | Vastutaja pärast otsust. Läbivaatamist ootavas taotluses jätke tühjaks. |
| Saabunud kogus — Number; vastuvõtu kuupäev — Date; ülevaatuse märkmed — Textarea | Ladu pärast kauba füüsilist kontrolli. Märkige saabunud kogus kokku ning kirjeldage iga saadetist märkmetes. |
| Lahendus — Select; kreeditarve või asendussaadetise viide — Text; lõpetamise kuupäev — Date | Vastutaja ja raamatupidamine pärast toimingut. Näiteks Kreeditarve väljastatud, Asenduskaup lähetatud, Tagasi lükatud, Muu kokkulepitud lahendus. |
| Tõendusmaterjal — File; seeria- või partiinumber — Text | Lisage esialgsed tõendid ja vajaduse korral toote tunnused. Hilisemaid tõendeid saab kirjega seostada. |
Tehke kohustuslikuks need algandmed, mida klienditeenindus saab esitada. Loa, vastuvõtu ja lõpetamise väljad jätke loomisel valikuliseks: taotluse avaja ei tea veel tulevase ülevaatuse tulemust. Käsitsi sisestatav tunnus ei tähenda automaatset nummerdust. Loetava kirjenime jaoks kasutage näiteks mustrit Return {case-reference} — {product-code}, asendades kohatäited tegelike väljanimedega ehk slug’idega.
Üksiktootena jälgitava kauba puhul lisage tootekoodile seerianumber. GS1 selgitus (inglise keeles) eristab põhitoodet tuvastavat GTIN-i ning GTIN-i ja seerianumbri kombinatsiooni, mis tuvastab konkreetse eksemplari. Kasutage ettevõttes juba hallatavaid tunnuseid; selles lahenduses vöötkoode ei skannita ega kontrollita.
Jäädvustage tagastamise luba otsusena
Looge sisemine kaust Klientide tagastused ning andke klienditeenindusele, läbivaatajale ja laotöötajatele vajalik juurdepääs. Enne muutmisõiguse andmist vaadake üle õiguste tasemed (ingliskeelne juhend). Vastutaja väli näitab töö eest vastutavat inimest; ligipääs määratakse eraldi.
Klienditeenindus kannab kliendi e-kirjas oleva taotluse vormile ja esitab selle selles kaustas. Enne tagastusjuhiste saatmist kontrollib vastutaja tellimust, põhjust ja kehtivaid tagastustingimusi ning sisestab otsustamiseks pakutud koguse ja loa viite.
Avage kirje Workflow-menüü ja käivitage ühekordne Approval-töövoog ühe nimeliselt valitud tagastuste läbivaatajaga. Tehke vormi metaandmed nähtavaks. Sõnastage otsustatav küsimus täpselt: „Lubada tellimuse SO-1048 toote LAMP-A17 tagastamine koguses 2 tk.” Kirjutage iga taotluse otsuse teksti tegelik kogus, tellimuse number ja tootekood, et otsuse sisu oleks ajaloos selge ka vormiväljade hilisema muutmise korral. Seadistust ja otsuste ajalugu kirjeldab kinnitamise juhend (inglise keeles).
Vastutaja kontrollib töövoo tegelikku tulemust enne kliendile kirjutamist. Heakskiit lubab kokkulepitud tagastuse, kuid ei kinnita kauba saabumist ega käivita automaatset tagasimakset. Keeldumise korral paneb vastutaja põhjuse kirja ja edastab otsuse kliendile. Täpsustuse küsimisel jääb kinnitamisülesanne küsimuse lahendamiseni avatuks. Kui kokkulepitud järeltegevuse kuupäevaks vastust pole, võtab vastutaja läbivaatajaga ühendust ja märgib uue tegevuskuupäeva. Selle kontrolli teeb inimene.
Kui kogus pärast otsust muutub, säilitage varasem otsus ning küsige muudetud kogusele uus hinnang. Pange muutmise põhjus kirja, et ladu näeks, milline luba kehtib.
Üks lamp saabub, teine jääb ootele
Esimese saadetise järel võiks kirje välja näha nii:
- Tagastus: RR-1048; tellimus SO-1048; toode LAMP-A17.
- Taotletud: 2. Tagastada lubatud: 2. Seni saabunud: 1.
- Ülevaatus: üks lamp vastab tellimusele, selle kuppel on kahjustatud; teist lampi pakis ei ole.
- Järgmine tegevus: vastutaja küsib kliendilt, kas teine lamp saadetakse eraldi, ning märgib järeltegevuse kuupäeva.
Vastuvõtja võrdleb kaupa loaga, kontrollib kasutatavat seeria- või partiinumbrit ja sisestab tegelikult saabunu. Saatelehe või lubatud seisukorrafoto seostamiseks avage vastav fail, valige Modify → Related Items → Browse, leidke tagastuse vormikirje ja salvestage valik Save. Seotud üksuste juhend (inglise keeles) kirjeldab seose loomist. Kontrollige, et läbivaatajatel oleks ligipääs nii failile kui ka kirjele.
Järgmise saadetise korral uuendab vastuvõtja saabunud kogusummat ja lisab kuupäevaga märkme koos tõendi viitega. Eelmise saadetise saateleht jääb alles. Koguseid võrdleb vastutaja; selles seadistuses ei arvuta Folderit puuduolevat kogust. Vale kaup, lubatust suurem kogus või loetamatu tunnus vajab kirjalikku erandikannet ja nimelist otsustajat enne järgmisi toiminguid.
Lõpetage tagastus lahenduse tõendite alusel
Raamatupidamine teeb vajaliku kreeditarve oma tavapärases majandustarkvaras. Ladu korraldab asenduskauba tavapärase lähetusprotsessi järgi. Lisage saadud kreeditarve või asendussaadetise viide ning seostage tõendav dokument tagastuskirjega. Folderit säilitab kirje; see seadistus ei tagasta raha, muuda laoseisu ega telli transporti.
Enne lõpetamise kuupäeva sisestamist kontrollib vastutaja järgmist:
- Lubatud ja saabunud kogused klapivad või dokumenteeritud erand selgitab kokkulepitud erinevust.
- Ülevaatus ja kokkulepitud lahendus on kirjas, sealhulgas puuduva kauba edasine käsitlus.
- Kreeditarve või asendussaadetise kohta on tõend ning klienti on tulemusest teavitatud.
RR-1048 puhul ei täida ühe lambi saabumine kahest esimest kontrollpunkti. Jätke tagastus avatuks, kuni teine lamp saabub või läbivaataja kiidab heaks dokumenteeritud muudetud lahenduse. Määrake pooleliolevale tööle järeltegevuse kuupäev; vastutaja vaatab avatud tagastused üle meeskonnas kokkulepitud sagedusega.
Enne kasutuselevõttu tehke proovikirjed täieliku tagastuse, osalise vastuvõtu, tagasi lükatud taotluse ja puuduva otsuse kohta. Paluge vastutaja asendajal leida viimane kehtiv luba, saabumise tõendid ja järgmine tegevus. Kui juhtumist arusaamiseks tuleb kellegi postkastist otsida, lisage puuduv teave kirjesse.
