Logiciel de gestion des dossiers numériques
Gérez ensemble vos documents et vos fiches structurées. Folderit réunit formulaires électroniques, métadonnées interrogeables, validations et paramètres de conservation.
Créez un registre des incidents, organisez les dossiers du personnel ou regroupez les contrats et leurs pièces justificatives. Votre équipe saisit les informations utiles, retrouve la bonne fiche et suit son historique.
Recueillez les informations utiles à vos dossiers
Une fiche utile apporte du contexte : son objet, son responsable et les dates importantes. Folderit permet de conserver ces informations avec les fichiers ou de les recueillir directement par un formulaire électronique.
Créez des fiches avec les eForms
Créez un formulaire réutilisable avec des dates, listes déroulantes, champs utilisateur, valeurs obligatoires et pièces jointes. Son envoi crée une fiche structurée dans le dossier depuis lequel l’utilisateur a ouvert le formulaire. Aucun document Word distinct n’est nécessaire pour contenir ces données.
Définissez une règle de nommage à partir des valeurs des champs, par exemple la référence de l’incident et le service. Ajoutez les champs importants aux colonnes du dossier pour lire les informations essentielles sans ouvrir chaque fiche. Découvrez les eForms.
Intégrez vos fichiers et e-mails existants
Importez vos documents, enregistrez une sélection d’e-mails et de pièces jointes avec le complément Outlook, ou activez une adresse d’importation par e-mail d’un dossier pour y recevoir des fichiers.
Un scanner ou tout autre système capable d’envoyer des documents par e-mail peut également utiliser cette adresse. Choisissez la destination, puis configurez les métadonnées, les accès et les automatisations selon les documents reçus.
Harmonisez les champs entre les équipes
Reliez des champs compatibles de différents formulaires à une même métadonnée existante. Par exemple, le nom du client d’un formulaire de contrat et celui d’un dossier de service peuvent apparaître dans une colonne commune du dossier. Chaque fiche conserve sa propre valeur.
Définissez ce lien à la création du champ : donner le même libellé à deux champs ne les relie pas. Les métadonnées partagées facilitent les listes et les recherches portant sur plusieurs formulaires.
Attribuez une référence à vos fiches
Configurez la numérotation automatique pour les documents ou les fiches de formulaire, avec une séquence et des éléments de date. Un même schéma de numérotation peut couvrir plusieurs modèles de formulaire.
La numérotation est distincte de la règle de nommage affichée. Elle est disponible avec les formules Medium et Tailor.
Retrouvez la bonne fiche et intervenez à temps
Recherchez à partir des informations connues
Utilisez les filtres de recherche pour sélectionner un type de formulaire, un service, un client, une date ou une autre valeur de métadonnée. Ajoutez des filtres de tâches pour retrouver les fiches liées à des validations ou à d’autres tâches de workflow.
La recherche approfondie explore aussi le contenu indexé des documents et scans pris en charge, notamment PDF, DOCX, PNG et JPG. La précision de l’OCR dépend de la qualité de numérisation et de la langue ; le contenu XLSX n’est pas inclus dans cette recherche par OCR.
Exportez les résultats avec leurs métadonnées vers Excel ou CSV. Chaque utilisateur ne voit que les fiches auxquelles ses droits lui donnent accès.
Transformez les dates des fiches en rappels
Configurez des rappels automatiques de formulaire avant ou après une date, avec des conditions facultatives et les destinataires choisis. Les règles peuvent s’appliquer aux fiches existantes comme aux nouvelles.
Par exemple, envoyez un rappel 30 jours avant la fin d’un contrat, uniquement si son statut est Actif. Choisissez un utilisateur, un groupe, une adresse e-mail ou un champ destinataire compatible, et incluez les valeurs de la fiche dans le message.
Les échéances font ainsi partie de la configuration de la fiche, plutôt que d’un agenda distinct qu’une personne doit penser à tenir à jour.
Définissez la suite à donner en fin de conservation
Par défaut, Folderit conserve les fichiers sans limite de durée. Grâce à une automatisation de la conservation, disponible dans les formules Medium et Tailor, vous choisissez la durée, son point de départ et l’action à effectuer à l’échéance.
- Choisissez le point de départ.Utilisez une date de métadonnée pertinente, par exemple la création, la dernière modification ou la validation, pour déterminer le début du délai de conservation.
- Choisissez l’action finale.Déplacez les fichiers vers un dossier d’archives, envoyez-les à la corbeille ou supprimez-les définitivement. L’archivage peut préserver l’arborescence existante.
- Définissez le périmètre et les exceptions.Appliquez les paramètres à un dossier et, si nécessaire, à ses sous-dossiers. Remplacez les paramètres hérités sur les fichiers ou dossiers qui nécessitent une autre durée.
Affichez Fin de conservation dans la liste du dossier et utilisez Tableau de bord et rapports pour repérer les fichiers proches de l’échéance. Votre organisation décide des durées et actions appropriées ; Folderit exécute les paramètres que vous configurez.
Contrôlez l’accès et conservez l’historique associé
Définissez les actions autorisées
Partagez les fiches avec les personnes ou groupes concernés. Les droits personnalisés de Tailor permettent de distinguer l’aperçu, le téléchargement, la mise à jour des versions, le partage et la suppression.
Le filigrane dynamique est un module complémentaire payant distinct. Pour les modalités de déploiement et de protection, consultez la sécurité de Folderit ainsi que notre option sur site.
Conservez les décisions avec la fiche
Utilisez les workflows documentaires pour la révision, la validation, l’accusé de lecture et la signature. Définissez les participants en parallèle, en séquence ou par étapes personnalisées et, si nécessaire, déplacez l’élément dans un autre dossier après la réussite du circuit.
Les détails du workflow présentent les participants, décisions, commentaires et horodatages. Choisissez la méthode de signature et la formule adaptées à votre processus.
Regroupez les versions des fichiers
Importez un remplacement en tant que nouvelle version du fichier pour conserver les versions précédentes avec des métadonnées communes. La liste des versions identifie le fichier courant et précise la version à laquelle chaque tâche de workflow se rapporte.
La validation d’une ancienne version ne signifie pas que la nouvelle est validée. Soumettez le fichier révisé à sa propre validation lorsque votre processus l’exige.
Consultez et exportez l’historique d’activité
Les administrateurs peuvent filtrer le journal d’audit global par date, utilisateur, périmètre et action, par exemple pour examiner les téléchargements ou suppressions d’une période donnée.
Exportez le journal d’audit en XLSX, ODS ou CSV pour analyse. Votre équipe dispose ainsi d’un historique d’activité à examiner au regard de ses politiques et procédures.
Commencez par un registre utilisé chaque semaine
Voici des exemples de configurations à adapter à votre organisation.
Registre des incidents
Recueillez la date, le lieu, le service, la description, le responsable et les photos de l’incident. Rendez les champs essentiels obligatoires, puis filtrez par service ou date lors d’une analyse.
Registre des contrats
Enregistrez le cocontractant, le responsable, le statut et la date de fin, avec le contrat en pièce jointe. Configurez un rappel de renouvellement et une numérotation pour que chacun utilise la même référence.
Registre des équipements
Conservez dans un formulaire l’identifiant de l’équipement, son emplacement, son responsable et ses dates d’entretien. Un formulaire d’inspection peut utiliser un champ Relation pour sélectionner une fiche équipement existante et relier chaque inspection à son équipement.
Accordez-vous d’abord sur les champs, les accès et les dates de révision d’un type de fiche. Testez la configuration avec quelques cas représentatifs avant de l’étendre à un service.
Découvrez comment gérer vos dossiers dans Folderit
Apportez un exemple de registre, de formulaire ou de processus de conservation à une démonstration, ou essayez de le configurer vous-même.
Comparez les formules et fonctionnalités incluses pour votre équipe.