Sala de dados virtual para fusões e aquisições
Sala de dados virtual para fusões e aquisições
As fusões e aquisições são exigentes para qualquer empresa. Uma organização apresenta a sua atividade num formato que potenciais investidores ou compradores possam analisar. O processo envolve muita documentação, em papel e digital, e pedidos repetidos nas fases exploratória, de preparação, diligência prévia e integração após a operação. Uma solução para organizar esse trabalho é a sala de dados virtual da Folderit para fusões e aquisições.
Porque utilizar uma sala de dados virtual numa fusão ou aquisição?
A diligência prévia analisa vários aspetos da empresa, protegendo os interesses das partes. Pode envolver, entre outros:
- Compradores
- Vendedores
- Equipa financeira
- Responsável de RH
- Contabilistas
- Auditores
- Gestores de projeto
É necessário consultar muita informação privada, que não deve circular sem controlo. Antes da adoção de salas de dados virtuais para fusões e aquisições , muitos processos decorriam em instalações físicas para limitar a circulação da informação sensível.
Armazene e partilhe documentos em segurança
A Folderit utiliza encriptação de 256 bits no armazenamento e ligações SSL encriptadas para transmissão. As permissões limitam o acesso às pessoas autorizadas. Também pode aplicar uma política de palavras-passe com requisitos de complexidade e frequência de alteração.
O objetivo é proteger a informação sem impedir os acessos necessários. Atribua permissões a utilizadores e grupos, desde edição até consulta limitada, ou retire o acesso. As atividades suportadas ficam num registo de auditoria para identificar quem acedeu a cada ficheiro e quando.
Configure o acesso dos intervenientes ao conteúdo relevante e mantenha separada a informação de que não precisam, como dados pessoais de colaboradores.
Reveja as permissões e as vias herdadas para limitar a consulta aos utilizadores e grupos autorizados.
A conservação automatizada permite definir o que acontece aos documentos depois do negócio, segundo os prazos aplicáveis. A ação pode ser arquivo ou eliminação configurada. Distinga-a da expiração de uma partilha: terminar o acesso não elimina o ficheiro. Considere também as obrigações legais de preservação.
Colaboração simples
Os intervenientes podem consultar os documentos num dispositivo com acesso web, ligação e permissões adequadas. Isto facilita a análise e o planeamento da integração dos ativos adquiridos sem ocupar as instalações nem exigir deslocações constantes.
A pesquisa da Folderit combina nomes, metadados e campos personalizados. O OCR torna pesquisável o texto reconhecido em PDF, imagens e documentos digitalizados suportados, permitindo encontrar informação em arquivos e estruturas complexas. A exatidão depende do formato, do idioma e da qualidade.
Os fluxos de aprovação também apoiam as negociações. Quando um documento exige a decisão de várias pessoas, configure aprovação em paralelo ou segundo uma hierarquia, por exemplo, do diretor financeiro e do diretor executivo antes de assumir compromissos financeiros.
Considerações finais
Uma sala de dados deve organizar o processo, além de oferecer espaço protegido. Os registos da Folderit ajudam a analisar quem acedeu a que ficheiros e quando e a identificar necessidades de acompanhamento. Não medem, por si só, o tempo de leitura nem permitem inferir intenções dos intervenientes. Utilize-os em conjunto com o processo de negociação para antecipar obstáculos e definir ações.