Sala de dados virtual para fusões e aquisições
Sala de dados virtual para fusões e aquisições
As fusões e aquisições são exigentes para qualquer empresa. Uma organização apresenta sua atividade em um formato que potenciais investidores ou compradores possam analisar. O processo envolve muita documentação, em papel e digital, e pedidos repetidos nas fases exploratória, de preparação, due diligence e integração após a operação. Uma solução para organizar esse trabalho é a sala de dados virtual da Folderit para fusões e aquisições.
Por que usar uma sala de dados virtual em uma fusão ou aquisição?
A due diligence analisa vários aspectos da empresa, protegendo os interesses das partes. Pode envolver, entre outros:
- Compradores
- Vendedores
- Equipe financeira
- Responsável de RH
- Contadores
- Auditores
- Gestores de projeto
É necessário consultar muita informação privada, que não deve circular sem controle. Antes da adoção de salas de dados virtuais para fusões e aquisições , muitos processos decorriam em instalações físicas para limitar a circulação da informação sensível.
Armazene e compartilhe documentos em segurança
A Folderit utiliza criptografia de 256 bits no armazenamento e conexões SSL criptografadas para transmissão. As permissões limitam o acesso às pessoas autorizadas. Também pode aplicar uma política de senhas com requisitos de complexidade e frequência de alteração.
O objetivo é proteger a informação sem impedir os acessos necessários. Atribua permissões a usuários e grupos, desde edição até consulta limitada, ou retire o acesso. As atividades suportadas ficam em um registro de auditoria para identificar quem acessou cada arquivo e quando.
Configure o acesso dos participantes ao conteúdo relevante e mantenha separadas as informações de que não precisam, como dados pessoais dos funcionários.
Revise as permissões e as vias herdadas para limitar a consulta aos usuários e grupos autorizados.
A retenção automatizada permite definir o que acontece com os documentos depois do negócio, segundo os prazos aplicáveis. A ação pode ser o arquivamento ou a exclusão configurada. Diferencie-a da expiração de um compartilhamento: encerrar o acesso não exclui o arquivo. Considere também as obrigações legais de preservação.
Colaboração simples
Os participantes podem consultar os documentos em um dispositivo com acesso web, conexão e permissões adequadas. Isso facilita a análise e o planejamento da integração dos ativos adquiridos sem ocupar as instalações nem exigir viagens constantes.
A pesquisa da Folderit combina nomes, metadados e campos personalizados. O OCR torna pesquisável o texto reconhecido em PDF, imagens e documentos digitalizados suportados, permitindo encontrar informação em arquivos e estruturas complexas. A exatidão depende do formato, do idioma e da qualidade.
Os fluxos de aprovação também apoiam as negociações. Quando um documento exige a decisão de várias pessoas, configure aprovação em paralelo ou segundo uma hierarquia, por exemplo, do diretor financeiro e do diretor executivo antes de assumir compromissos financeiros.
Considerações finais
Uma sala de dados deve organizar o processo, além de oferecer espaço protegido. Os registros da Folderit ajudam a analisar quem acessou quais arquivos e quando e a identificar necessidades de acompanhamento. Não medem, por si só, o tempo de leitura nem permitem inferir intenções dos participantes. Use-os em conjunto com o processo de negociação para antecipar obstáculos e definir ações.