En una incorporación, la fecha de inicio puede aparecer en la carta de oferta, el contrato y el resumen interno de RR. HH. Si cambia durante la negociación, alguien debe actualizar cada documento. Trabajar desde datos estructurados reduce esa repetición, siempre que exista una revisión antes de enviar la versión final.
Folderit permite recoger los datos de incorporación en un eForm y utilizarlos para generar documentos desde plantillas ODT, con salida PDF o DOCX. Después puedes guardar los documentos y preparar los pasos de aprobación, firma o acuse de recibo que correspondan. Aquí proponemos una configuración para ofertas y contratos; no se presenta como una integración automática con un sistema de nóminas o de selección.
Acuerda los datos antes de diseñar los documentos
Empieza por dos modelos aprobados: una carta de oferta y un contrato adecuado al caso. Identifica qué valores cambian entre personas y cuáles deben permanecer en el texto controlado. La plantilla no decide qué condiciones laborales son válidas: ese contenido necesita la revisión de RR. HH. y del asesoramiento que corresponda.
| Dato | Quién lo confirma | Dónde se utiliza |
|---|---|---|
| Nombre completo | RR. HH., con la fuente correspondiente | Oferta, contrato y expediente |
| Puesto y departamento | Responsable de contratación | Oferta y resumen interno |
| Fecha de incorporación | RR. HH. y responsable | Oferta, contrato y preparación operativa |
| Centro o modalidad de trabajo | RR. HH. | Documento aplicable y organización de la llegada |
| Condiciones económicas | Persona autorizada | Documentos de acceso restringido |
| Tipo de relación y plantilla | RR. HH. | Selección del modelo correcto |
| Correo de contacto | RR. HH. | Distribución cuando proceda |
Recoge solo los datos necesarios para el proceso. No añadas documentos de identidad, información bancaria u otros datos sensibles por costumbre si no tienen una finalidad y un acceso definidos. Las necesidades varían entre países y organizaciones.
Crea el formulario en una carpeta con permisos adecuados
Desde Herramientas de administración → Plantillas de formulario, prepara un eForm como «Datos de incorporación». Utiliza campos de fecha para las fechas y selecciones para valores que deban mantenerse homogéneos. Los formularios de Folderit crean registros consultables sin exigir un archivo previo.
La persona que solicita la incorporación necesita los permisos correspondientes para crear el registro. Si un responsable de departamento puede iniciar la solicitud, decide qué información debe introducir y qué datos completará RR. HH. más adelante. No asumas que el campo «Responsable» otorga acceso ni que una sección visible en una tarea protege por sí sola todo el expediente.
Configura los permisos para el contenido real de la carpeta. Una ficha que incluye salario no debería quedar expuesta al mismo grupo que una lista general de preparación de equipos.
Conecta la oferta y el contrato a los mismos datos
Cada eForm puede tener más de una plantilla de generación conectada. Prepara un archivo ODT para la oferta y otro para el contrato, con nombres que permitan elegir el modelo correcto. El generador produce PDF y/o DOCX según los formatos que habilites.
Copia los marcadores exactos de los campos que muestra Folderit y colócalos en el texto. Por ejemplo, el nombre, el puesto y la fecha pueden aparecer en ambos modelos. No reescribas el identificador del marcador a partir de su etiqueta: usa el valor que ofrece tu configuración.
La guía de generación de documentos detalla cómo cargar el ODT, configurar el nombre de salida y generar desde el registro completado. En este proceso, una persona abre el registro y elige la opción de generación. Conectar dos modelos no significa que se emitan o envíen juntos automáticamente.
Selecciona expresamente el modelo que corresponde
Una oferta para prácticas, una contratación ordinaria y una relación con un profesional independiente pueden requerir textos diferentes. Cuando las diferencias son relevantes, utiliza modelos separados y una regla clara para elegirlos. Evita una plantilla enorme que dependa de borrar manualmente párrafos cada vez.
Puedes identificar los modelos por su finalidad y ámbito: «Oferta – oficina principal» o «Contrato – modelo revisado por RR. HH.». La denominación ayuda a la persona usuaria; no atribuyas al generador una selección jurídica automática según el país o el tipo de relación.
Asigna una persona responsable de mantener los textos. Cuando cambia una condición general, actualiza el modelo controlado y prueba el resultado antes de volver a utilizarlo. Los documentos ya generados deben revisarse según el procedimiento interno, sin suponer que se actualizan al cambiar la plantilla.
Generación, aprobación y firma son pasos distintos
Un ejemplo de recorrido, con datos ficticios, sería el siguiente:
- Un responsable registra la incorporación prevista de Elena García y propone el puesto y la fecha.
- RR. HH. confirma los datos y las condiciones autorizadas.
- La persona encargada genera la oferta desde la plantilla correspondiente y revisa el PDF.
- Si hace falta aprobación, guarda el documento y prepara el flujo con los participantes establecidos.
- Tras acordar las condiciones, genera y revisa el contrato correcto. Inicia la firma cuando proceda.
- Conserva el documento final y la evidencia de las actuaciones en el expediente con el acceso adecuado.
Los flujos documentales y la firma electrónica se configuran según la necesidad. La aprobación interna, la firma y el acuse de recibo tienen finalidades distintas. Un documento generado o una casilla completada no demuestra por sí solo que se haya firmado.
Qué revisar si cambia la fecha o una condición
Si la incorporación pasa del 2 al 9 de diciembre, actualiza primero el registro fuente. Después identifica qué documentos ya se habían generado y quién los había recibido. Regenera los que corresponda y gestiona la sustitución o revisión de las versiones anteriores.
Modificar el campo del formulario no cambia necesariamente una oferta enviada ni un contrato que ya se ha firmado. Ese caso requiere una actuación expresa y, cuando corresponda, un nuevo documento. Registrar quién decidió el cambio evita que una copia antigua parezca seguir vigente.
Prueba el expediente completo antes de usarlo
Crea un caso de prueba con un nombre largo, un puesto de varias palabras, condiciones extensas y campos opcionales vacíos. Genera PDF y DOCX si ambos se van a usar. Comprueba marcadores, saltos de página, nombre del archivo y zonas de firma.
Después verifica los permisos con los perfiles reales del proceso, el destino de almacenamiento y los destinatarios. Ejecuta los pasos de revisión y firma previstos antes de describir el circuito como probado. Este artículo explica un diseño posible; no afirma que ese recorrido combinado se haya ejecutado en tu cuenta.
Para extender el expediente, puedes añadir registros de entrega de equipos o documentación de formación. Mantén clara la responsabilidad de cada actuación: crear documentos de incorporación no provisiona cuentas, no asigna equipos ni da de alta a una persona en nóminas.
Consulta el generador de documentos para revisar la función, o contacta con Folderit si quieres preparar formularios, carpetas y accesos para tu proceso de incorporación.
