La fecha de vencimiento de un contrato y la última fecha para comunicar su no renovación suelen ser distintas. Un registro que solo guarda la primera puede mostrar un contrato «vigente» cuando el plazo para tomar una decisión ya ha pasado.
Un registro de contratos en Folderit puede reunir esos datos con el responsable, el documento firmado y sus anexos. Cada contrato tiene su propia ficha estructurada, creada con un formulario, que se puede consultar y mantener dentro del sistema de gestión documental. El siguiente diseño es un ejemplo de configuración; las condiciones y los plazos deben extraerse del contrato real.
Define qué representa cada ficha
Decide primero si una ficha corresponde a un contrato, a un acuerdo marco o a una relación comercial completa. Para empezar, una ficha por contrato suele facilitar la búsqueda de fechas y versiones. Los anexos pueden conservarse con su contexto, indicando claramente qué contrato modifican.
Crea una plantilla «Ficha de contrato» desde Herramientas de administración → Plantillas de formulario. Los eForms de Folderit permiten crear registros sin subir primero un archivo y añadir campos de archivo para la documentación disponible.
| Dato | Ejemplo ficticio | Decisión que ayuda a tomar |
|---|---|---|
| Referencia del contrato | CT-2026-018 | Qué acuerdo se está consultando |
| Contraparte y tipo | Servicios del Norte / Mantenimiento | Cómo agruparlo y localizarlo |
| Responsable interno | Administración de instalaciones | Quién coordina la revisión |
| Inicio y vencimiento | 1/01/2027 y 31/12/2027 | Qué periodo cubre |
| Última fecha de preaviso | La fecha confirmada al leer el contrato | Cuándo debe comunicarse una decisión |
| Fecha interna de revisión | Una fecha anterior al preaviso | Cuándo empezar a valorar la continuidad |
| Estado | Borrador / Vigente / En revisión / Finalizado | Qué trabajo queda pendiente |
| Documentación | Acuerdo firmado, anexos y comunicaciones | Qué evidencia respalda los datos |
Un campo adicional de confidencialidad o categoría puede ayudar a ordenar la información. Añade el importe solo cuando exista un uso claro para ese dato y el acceso sea adecuado. Una ficha con veinte campos irrelevantes suele mantenerse peor que una ficha breve que responde a las preguntas habituales.
Separa vencimiento, preaviso y revisión interna
El vencimiento indica cuándo termina el periodo contractual. El preaviso indica cuándo debe comunicarse una decisión, si así lo establece el acuerdo. La revisión interna reserva tiempo para consultar a las personas implicadas antes de ese límite. No presupongas que las tres fechas coinciden.
Una persona debe leer la cláusula correspondiente y registrar el plazo que realmente aplica. Si el contrato utiliza una fórmula como «tres meses antes», comprueba la fecha resultante según el acuerdo y las reglas aplicables. Este ejemplo no atribuye a Folderit un cálculo automático de plazos contractuales.
Para un acuerdo que vence a final de año, podrías planificar una revisión en septiembre y guardar por separado la fecha límite de comunicación confirmada. La revisión anticipada es una decisión organizativa, no una interpretación jurídica del contrato.
Relaciona los archivos con la ficha correcta
Usa una referencia estable y un nombre reconocible, por ejemplo {referencia-contrato} – {contraparte}, con los identificadores de campo de tu propia plantilla. El resultado podría ser «CT-2026-018 – Servicios del Norte». Ese patrón de nombre no genera por sí mismo números correlativos.
Guarda el contrato firmado y los anexos relevantes con la ficha o mediante las relaciones documentales que hayas definido. Si un anexo modifica la fecha de vencimiento, actualizar el dato de la ficha debe formar parte de su revisión. Subir el anexo no equivale a interpretar automáticamente su contenido ni a cambiar todos los campos relacionados.
Distingue los borradores del ejemplar ejecutado. Un documento preparado para firma no demuestra todavía que ambas partes lo hayan firmado. Conserva la versión final y la evidencia del proceso que corresponda.
Prepara una vista de contratos que requieren atención
Muestra como columnas la referencia, la contraparte, el responsable, el estado, la revisión interna y el preaviso. Las guías de columnas y búsqueda ayudan a configurar las consultas disponibles.
Una revisión mensual puede empezar por los contratos vigentes cuya fecha de revisión cae en el siguiente intervalo de trabajo. Después se comprueba el documento, se consulta al responsable y se registra una decisión. No necesitas exportar cada consulta para saber qué expedientes abrir; una exportación puede seguir siendo útil cuando un informe concreto la requiera.
Configura el aviso y decide quién actúa después
Una fecha guardada permite buscar. Para recibir una notificación hace falta configurar el recordatorio y sus destinatarios. En los recordatorios de registros de formulario, define la fecha de referencia y las condiciones que deben cumplirse, como que el contrato siga vigente.
Comprueba el aviso con un expediente de prueba y un destinatario explícito. El campo «Responsable interno» no debe confundirse con una regla de envío ya configurada. Si la persona cambia de puesto, revisa tanto la ficha como los destinatarios de las reglas afectadas.
Recibir el aviso no renueva ni cancela el contrato. La persona encargada debe tomar la decisión, obtener las aprobaciones que correspondan y comunicarla por el canal exigido. Registra después qué se hizo, cuándo y con qué evidencia.
Revisión y firma con acceso controlado
Los documentos pueden pasar por flujos de revisión y aprobación. Cuando corresponda, la firma electrónica se prepara como un paso diferenciado. El registro sirve de contexto para esas actuaciones; no presupongas que crear una ficha inicia cualquier proceso de firma.
Configura los permisos para los equipos que realmente necesitan consultar o modificar los contratos. El nombre de una persona en un campo no le concede acceso. Revisa especialmente los acuerdos con datos salariales, precios negociados o información reservada, y utiliza los niveles de permisos adecuados.
Cómo empezar con un registro que se mantenga al día
Prueba el diseño con un contrato vigente, uno próximo a revisión y otro finalizado. Comprueba que una segunda persona puede encontrar el documento firmado, explicar de dónde sale la fecha de preaviso e identificar al responsable de la próxima actuación.
Establece una rutina para los contratos nuevos y migra después el histórico por proveedor, departamento o ejercicio. Si una fecha no está confirmada, déjala pendiente de revisión en lugar de convertir una suposición en un dato aparentemente preciso. Para preparar la estructura de formularios y expedientes, puedes hablar con Folderit.
